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Wie setze ich rechtliche Zustimmungspflichten um?

Ziel und Inhalt dieser Anleitung

Als Autor:in eines Kurses, in dem mit sensiblen Daten gearbeitet werden muss, benötigen Sie eine rechtliche Absicherung. Es stellen sich die Fragen:
- Wie hole ich rechtliche Einwilligungen ein?
- Wie setze ich rechtliche Zustimmungspflichten um?
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wo und wie Sie dies in OpenOlat tun können.

Zielgruppe

[x] Autor:innen [x] Betreuer:innen [ ] Teilnehmer:innen

[x] Anfänger:innen [x] Fortgeschrittene [x] Expert:innen

Erwartete Vorkenntnisse

Fallbeispiel einer Lehrkraft

Als Betreuer:in eines Kurses zum Thema "Praktikum Patientendaten verwalten" ist Ihnen bewusst, dass alle Kursteilnehmer:innen mit sensiblen Daten zu tun haben werden. Es ist deshalb zwingend erforderlich, dass alle schriftlich eine Erklärung zum Datenschutz akzeptieren müssen.

Weil ein Teil dieses Praktikums auch online stattfindet, möchten Sie sicherstellen, dass Sie als Kursleiter:in in Ihrem Kurs nicht wegen Datenschutzvergehen belangt werden können.

Wie gehen Sie vor?

Nachstehend finden Sie mögliche OpenOlat-Bordmittel und ihren Verwendungszweck beschrieben.

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Abklärung 1: Ziel

Klären Sie ab, welchen Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärungen die Kursteilnehmer:innen zustimmen müssen. Zum Beispiel:

WAS?

  • Müssen Lernende eine "Eidesstattliche Erklärung" abgeben?
  • Muss eine Erklärung abgegeben werden, dass eine abgegebene Arbeit eigenständig erstellt wurde?
  • Muss ein NDA abgegeben werden?
  • Müssen spezifische Zustimmungen zu Nutzung und Datenweitergabe bestätigt werden?
  • ...

WANN?

  • Müssen die Zustimmungen eingeholt werden, bevor die Teilnehmer:innen auf bestimmte Inhalte zugreifen können?
  • Müssen die Zustimmungen erst eingeholt werden, wenn ein bestimmter Inhalt aufgerufen wird? Z.B. bevor oder nachdem die Teilnehmer:innen Prüfungen absolvieren, Arbeiten abgeben etc.
  • ...

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Abklärung 2: Plattform OpenOlat

Beim ersten Aufruf von OpenOlat werden alle Benutzer:innen um Bestätigung der Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung gebeten. Sie können also nachsehen:

  • Was ist bereits von allen Nutzer:innen der OpenOlat-Plattform bestätigt worden?
  • Müssten schon auf dieser Ebene Korrekturen angebracht werden?
  • Welche Zustimmungen müssen bei dem besonders sensiblen Thema Ihres Kurses zusätzlich eingeholt werden?

Alle Benutzer:innen können die Nutzungsbestimmungen und Datenschutzerklärung, denen sie einmal zugestimmt haben, in ihrem persönlichen Menü jederzeit nachlesen:
Persönliches Menü > Einstellungen > Tab "Nutzungsbedingungen"

Information zur Einrichtung der Nutzungsbedingungen/Datenschutzerklärung der OpenOlat-Plattform und die Bestätigung durch OpenOlat-Benutzer:innen beim ersten Aufruf finden Sie hier: Nutzungsbedingungen der OpenOlat-Plattform >.

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Abklärung 3: Berechtigungen innerhalb OpenOlat

Innerhalb OpenOlat arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Personen zusammen. Unter anderem gibt es auch administrative Rollen, wie Benutzerverwalter:innen, Lernressourcenverwalter:innen, Administrator:innen u.a., die evtl. aufgrund ihrer Rolle Einblick in ihre sensiblen Kursinhalte bekommen könnten.

In OpenOlat gibt es deshalb unter Administration > Module > Datenschutz die Möglichkeit, Einschränkungen für diese administrativen Rollen vorzunehmen.

Es kann festlegt werden, welche Systemrollen, die administrativen Benutzer:innen-Properties z.B. bei der Kontensuche oder in Listen sehen dürfen und welche Benutzer:innen-Properties als administrativ gelten.

Wenden Sie sich bei Fragen an Ihre Administrator:innen.
Informationen finden Sie hier: Modul Datenschutz (Administration) )>

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Abklärung 4: Kurs

Stellt sich heraus, dass zusätzliche Einwilligungen speziell für Ihren Kurs von allen Teilnehmer:innen eingeholt werden müssen?

Dann gibt es in OpenOlat die Möglichkeit, zusätzlich kurspezifische Nutzungsbedingung zu erstellen. Als Kursbesitzer:in können Sie für ihren Kurs eigene Einwilligungen einholen unter Administration > Einstellungen > Tab "Nutzungsbedingungen".

Informationen dazu finden Sie hier: Nutzungsbedingungen eines Kurses >

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Abklärung 5: Kursinterne Bereiche

In Lernpfadkursen können Sie auch die Möglichkeiten des Lernpfads nutzen, um den Zugriff auf bestimmte Inhalte einzuschränken oder vorher eine Einwilligung bei den Teilnehmer:innen einzuholen.

Mit Hilfe der Lernpfad-Einstellungen (Kurseditor > Kursbausteine wählen > Tab Lernpfad) kann z.B. eine Seite mit Hinweisen zu Datenschutz und Datenverwendung zur Pflicht (obligatorisch) gemacht werden. Die Teilnehmer:innen müssen dann bestätigen, dass sie diese Seite "erledigt" haben, bevor sie zu den nachfolgenden Kursbausteinen des Kursmenüs gelangen.

Ebenfalls mit dem Lernpfad-Feature lässt sich durch Ausnahmeregeln konfigurieren, dass ein Kursbaustein nur für bestimmte Personengruppen sichtbar ist.

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Abklärung 6: Einzelne Kursbausteine

Betreffen Datenschutzbestimmungen oder Hinweise nur ganz spezifisch einzelne Kursbausteine, bestehen in OpenOlat auch innerhalb bestimmter Kursbausteine Möglichkeiten, Zustimmungen der Kursteilnehmer:innen einzuholen.

Beispiel: Kursbaustein Aufgabe
Innerhalb des Aufgabenbausteins existiert ein eigener Workflow. In mehreren Schritten geht es von der Aufgabenstellung, über das Hochladen von Antwortdokumenten bis zu Feedback und Einsichtnahme in die Musterlösung.
Es besteht die Möglichkeit, z.B. mit der Aufgabenzuweisung eine Mitteilung an die Teilnehmer:innen mit entsprechenden Hinweisen zu erstellen. ("Mit dem "Herunterladen dieser Aufgabenstellung verpflichten Sie sich ...")
Im Schritt "Abgabe" kann die Aufgabenstellung als Vorlage bestimmt werden. Auf diesem Weg könnte auch ein Einverständniserklärung Bestandteil sein. ("Durch das Hochladen Ihrer Dateien könnten andere Personen Einsicht in ... bekommen. Prüfen Sie deshalb ...")

Beispiel: Kursbaustein Checkliste
Im Kursbaustein "Checkliste" können Checkboxen für erforderliche Bestätigungen eingefügt werden. Es können auch Punkte vergeben werden, die als Kriterium für "Bestanden" gelten. Eine "bestandene" Checkliste kann dann als eines der Kriterien für das Bestehen des Gesamtkurses verwendet werden.

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Abklärung 7: Formulare

Auch beim Ausfüllen eines Formulars kann der erfasste Inhalt es erforderlich machen, dass die Teilnehmer:innen eine Erklärung zu den Nutzungsbedingungen akzeptieren. Deshalb gibt es innerhalb der Lernressource "Formular" ein eigenes Inhaltselement, das im Formulareditor von Autor:innen eingefügt werden kann.

Nutzungsbedingungen eines Formulars >

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Abklärung 8: Externe Tools

Werden externe Tools verwendet, also Programme, die nicht Bestandteil von OpenOlat selbst sind, sondern dort eingebunden, besteht keine Kontrollmöglichkeit seitens OpenOlat, dass an diese Tools übergebene Daten irgendwo sonst gespeichert und weiter verwendet werden.

Beispiel: Office-Programme
Sollen z.B. die Microsoft-Produkte Word, Excel und Powerpoint verwendet werden und sie sind von den Administrator:innen nach entsprechendener Lizenzbeschaffung eingebunden worden, kann damit z.B. gemeinsam am gleichen Dokument gearbeitet werden. Während des gemeinsamen Bearbeitens liegen die Dateien auf Servern von Microsoft und nicht in OpenOlat. Dass dies datenschutzrechtlich von Bedeutung sein kann, sollte Ihnen einfach bewusst sein.

Beispiel: Kursbaustein Externe Seite
Der Kursbaustein "Externe Seite" kann im HTTP-Header der Anfrage Daten zum aktuellen Konto an das externe System übermitteln, um gewisse Lernszenarien umzusetzen (Anmeldename, E-Mail, Vorname, Nachname, aktuelle IP-Adresse der Benutzer:innen). In der Systemadministration > Module > Externe Seite definieren Administrator:innen, ob diese Daten übermittelt werden sollen oder nicht. Alternativ kann die Einstellung auch vorgenommen werden unter Administration > Module > Datenschutz > Abschnitt "Datenübermittlung bei Kursbaustein Externe Seite".
Was dann jedoch auf der externen Seite mit diesen Daten gemacht wird, kann von OpenOlat nicht mehr gesteuert werden.

Seitens OpenOlat werden alle externen Tools konfiguriert unter (System-)Administration > Externe Werkzeuge > ....

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Abklärung 9: Verbundene Lernplattformen

Es ist mit OpenOlat möglich, dass Kurse aufgerufen werden, die technisch auf einer anderen Plattform laufen (anderes OpenOlat oder sonstiges LMS). Die Technik dazu liefert die LTI-Verbindung. Es handelt sich also um etwas Ähnliches, wie eine externe Seite. Allerdings nicht nur eine Einzelseite, sondern ganze Kurse, die aussehen, als wären sie Bestandteil des eigenen LMS.

Zwischen den verbunden Plattformen werden - mit strengen Sciherheitsvorkehrungen - auch Daten ausgetauscht. Evtl. müsste auch abgeklärt werden, ob bei besonders sensiblen Daten zusätzliche Informationen und Einwilligungen der Teilnehmer:innen erforderlich sind.

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Checkliste

  • Welche Einwilligungen mussten die Teilnehmer:innen bereits zur Nutzung der OpenOlat-Lernplattform generell abgeben?
  • Die generellen Nutzungsbedingungen und die generelle Datenschutzerklärung liegen mir vor.
  • Die generellen Nutzungsbedingungen und die generelle Datenschutzerklärung wurden von allen Kursteilnehmer:innen bereits bestätigt.
  • Sind zusätzliche kurspezifische Erklärungen erforderlich?
  • Liegen die Texte der kursspezifischen Erklärungen vor?
  • Sind die kursspezifischen Erklärungen schon in den OpenOlat-Kurs integriert?
  • Sind sie so integriert, dass eine Bearbeitung des Kurses ohne vorherige Einwilligung ausgeschlossen ist?
  • Müssen die Einwilligungen irgendwo abgelegt und archiviert werden?
  • Werden Formulare verwendet? Soll dort eine Erklärung zu Nutzungsbedingungen eingefügt werden?
  • Werden im Kurs externe Werkzeuge verwendet, die auf weitere externe Server zugreifen?
  • Müssen für diese externen Werkzeuge separat weitere Einwilligungen gegeben werden?
  • Werden Kurse via LTI mit anderen Lernplattformen geteilt? Ist die Datenübertragung von dort oder dorthin rechtlich problematisch?

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Weitere Informationen

Nutzungsbedingungen >
Nutzungsbedingungen der OpenOlat-Plattform >
Nutzungsbedingungen eines Kurses >
Nutzungsbedingungen eines Formulars >
Nutzungsbedingungen externer Werkzeuge >
Datenschutz in der Benutzerverwaltung >
Modul Datenschutz (Administration) >

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