Termine und Absenzen
Welche Termine gibt es in OpenOlat?
In OpenOlat gibt es grundsätzlich 2 Arten von Terminen:
- einfache Termine (Einträge in Kalendern)
- Termine mit Zusatzoptionen: Sie erscheinen in Kursen, im Course Planner und der Absenzenverwaltung.
Diese Termine können mit Online-Meetings verknüpft werden und es besteht die Möglichkeit zur Erfassung von Absenzen. Auch Dozent:innen können auf diese Termine gebucht werden. (Hinweis: Nur Betreuer:innen können zu Dozent:innen gemacht werden.)
Termine mit Zusatzoptionen können den Status "Geplant", "Am laufen", "Erledigt" oder "Abgesagt" haben.
Besteht keine Berechtigung, kann die Sicht auf Termine auch eingeschränkt sein.
| einfache Termine | Termine mit Zusatzoptionen | |
|---|---|---|
| Termine in Kursen | x | |
| Termine im Kursbaustein Terminplanung | x | |
| Termine im Course Planner | x | |
| Termine in der Absenzenverwaltung | x | |
| Terminplan in Projekten | x | |
| Termine in (Projekt-)To-dos | x | |
| Termine im persönlichen Menü | x | x |
| Termine in Kalendern | x | |
| Termine in BigBlueButton | x | |
| Termine in Microsoft Teams | x |
Welche Termine (mit Zusatzoptionen) werden angezeigt?
Fehlt ein Termin, obwohl er erfasst ist, finden Sie die Ursache mit dieser Liste. Die Reihenfolge ist die Prüfreihenfolge, von der übergeordneten Einstellung bis zur einzelnen Rolle. Die Sichtbarkeit von Terminen hängt davon ab,
- ob das Modul "Termine / Absenzen" in der System-Administration global aktiviert ist:
Administration > Module > Termine / Absenzen - ob im betroffenen Kurs die Termin- und Absenzenverwaltung eingeschaltet ist:
Kurs > Administration > Einstellungen > Tab "Durchführung" - ob das Fokuselement "Termine" eingeblendet ist
- ob es tatsächlich relevante Termine gibt
- ob die eigene Rolle den Termin sehen darf
Ein Termin fehlt in den Terminlisten?
Prüfen Sie diese Ursachen, die häufigste zuerst:
- Termin- und Absenzenverwaltung im Kurs ausgeschaltet: Der Termin erscheint in keiner Terminliste, weder im Kurs noch im Coaching noch in der Absenzenverwaltung. Im Course Planner bleibt er an der Durchführung sichtbar.
- Durchführung ohne Kurs: Der Termin hängt an einer Durchführung, aber an keinem Kurs. Er erscheint dann nur im Course Planner.
- Modul ausgeschaltet: Das Modul "Termine / Absenzen" ist in der System-Administration ausgeschaltet.
- Rolle ohne Sicht auf den Termin: Die eigene Rolle darf den Termin nicht sehen.
Wo werden die Termine mit Zusatzoptionen angezeigt?
Teilnehmer:innen erhalten eine Sicht auf ihre Termine in der Toolbar des Kurses unter dem Icon "Termine". Sie sehen dort nur ihre eigenen Termine und können keine Absenzen erfassen.
Auch auf den verschiedenen Dashboards der Betreuer:innen werden Termine angezeigt.
Auf den Übersichtsseiten, z.B. im Coaching und im Course Planner, stehen Termin-Widgets zur Verfügung.
Welche Angaben eine Terminliste enthält, hängt vom Bereich ab:
- Im Course Planner dient die Liste der Planung. Ein Absenzenmanagement gibt es dort nicht.
- Im Coaching sehen Betreuer:innen die Termine aller ihrer Kurse und erfassen dort auch die Absenzen.
- In der Toolbar eines Kurses sehen Teilnehmer:innen nur ihre eigenen Termine mit den für sie relevanten Angaben.
Welchen Status können Termine in OpenOlat haben?
Termine mit Zusatzoptionen (z.B. im Course Planner oder im Coaching) haben einen der folgenden Status-Werte:
- Geplant
- Am laufen
- Erledigt
- Abgesagt
Der jeweils nächste anstehende Termin trägt statt "Geplant" das Label "Als nächstes geplant".
In den Terminlisten steht der Status in der Spalte "Status".
Welche Absenzen können verwaltet werden?
Allgemeiner Hinweis
Welche dieser Möglichkeiten zur Verfügung stehen, legen Systemadministrator:innen in der System-Administration fest: Administration > Module > Termine / Absenzen, Tab "Konfiguration". Mehr dazu im Modul Termine und Absenzen. Sollte eine der beschriebenen Möglichkeiten bei Ihnen nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an Ihre Systemadministrator:innen.
Allgemeiner Hinweis
In OpenOlat werden prinzipiell Absenzen (Abwesenheiten) erfasst, nicht Anwesenheiten.
Absenzen
Die Anwesenheit bzw. Absenz von Teilnehmenden kann in folgenden Kategorien erfasst werden:
- Anwesend
- Entschuldigte Abwesenheit
- Unentschuldigte Abwesenheit
- Dispensiert
Absenzen werden in der Regel bei einer Anwesenheitskontrolle durch die Betreuer:innen erfasst.
Teilnehmer:innen finden ihre erfassten Absenzen im persönlichen Menü.
Aus den erfassten Absenzen wird eine Anwesenheitsrate berechnet. Durch Abgleich mit einer vorgegebenen erlaubten Absenzquote (z.B. 80%) kann daraus berechnet werden, ob ein Kurs als besucht gelten kann.
Abmeldungen
Es kann den Teilnehmer:innen erlaubt werden, dass sie sich im persönlichen Menü im Voraus abmelden.
Entschuldigte Absenzen
Es kann systemweit eingestellt werden, dass entschuldigte Absenzen für die Berechnung der Anwesenheitsrate als "anwesend" gezählt werden.
Dispense
Es gibt verschiedene Gründe, warum ein:e Teilnehmer:in grundsätzlich nicht an einem bestimmten Teil eines Kurses teilnehmen kann oder muss. In diesem Fall kann eine Dispens eingerichtet werden.
Rekurse
Teilnehmer:innen haben die Möglichkeit, gegen eine von Betreuer:innen z.B. vermeintlich unentschuldigte Absenz Rekurs einzulegen. Auch die Rekurse werden in OpenOlat erfasst.
Wo finde ich die Absenzenverwaltung?
Es ist zu unterscheiden zwischen
-
der generellen Aktivierung und Konfiguration des Absenzenmanagements durch Systemadministrator:innen in der System-Administration unter:
Administration > Module > Termine / Absenzen
Mehr dazu > -
der Konfiguration der Absenzenverwaltung in einem Kurs
Kursbesitzer:innen konfigurieren die Termin- und Absenzenverwaltung für ihren Kurs in der Kurs-Administration:
Kurs > Administration > Einstellungen > Tab "Durchführung" > Abschnitt "Konfiguration Termin- und Absenzenverwaltung im Kurs"
Mehr dazu > -
der Erfassung und Verwaltung der Absenzen in einem Kurs durch Kursbesitzer:innen
Kursbesitzer:innen erfassen und verwalten die Absenzen im Run Mode (also zur Laufzeit, nicht im Editor) unter:
Kurs > Administration > Termine und Absenzen > Tab "Teilnehmer"
Mehr dazu > -
der Erfassung und Verwaltung der Absenzen in einem Kurs durch Betreuer:innen
Betreuer:innen erfassen und verwalten die Absenzen unter:
Toolbar > Termine
Mehr dazu > -
der Übersicht über die persönlichen Absenzen
Die persönlichen Absenzen finden Sie und alle Teilnehmer:innen jeweils im persönlichen Menü. Hier ist die Verwaltung nur in begrenztem Rahmen und für sich persönlich möglich, z.B. in Form einer Abmeldung.
Mehr dazu > -
der kursübergreifenden Absenzenerfassung durch Betreuer:innen
Die Möglichkeit zur Erfassung von Absenzen in verschiedenen Kursen finden Betreuer:innen unter:
Coaching > Termine / Absenzen
Mehr dazu > -
der kursübergreifenden Absenzenverwaltung durch Berechtigte mit der Rolle Absenzenverwalter:in.
Zur Verwaltung gehört z.B. die Bearbeitung von Dispensen und Rekursen. Diese Verwaltungsaufgabe geht über die einfache Erfassung hinaus und ist deshalb einer gesonderten Rolle zugeordnet. Berechtigte finden die Werkzeuge in der Hauptnavigation unter:
Absenzenverwaltung
Mehr dazu >
Weiterführende Informationen
Auf dieser Seite erwähnt
Termine und Absenzen >
Course Planner: Übersicht >
Absenzenverwaltung >
Kursbaustein "Terminplanung" >
Course Planner: Termine >
Projekte - Terminplan >
Persönliche Werkzeuge: To-dos >
Persönliche Werkzeuge: Kalender >
Modul BigBlueButton >
Kursbaustein "Microsoft Teams" >
Kurseinstellungen - Tab Durchführung >
Persönliche Werkzeuge: Absenzen >
Modul Termine und Absenzen >
Toolbar: Termine >
Coaching - Übersicht >
Weiterführend
Coaching - Termine und Absenzen >
Coaching - Personen >