Coaching - Termine und Absenzen
Voraussetzungen
Dieses Werkzeug erscheint im Coaching, wenn Administrator:innen das Modul Termine und Absenzen aktiviert haben und in mindestens einem Kurs die Termin- und Absenzenverwaltung eingeschaltet ist.
Die anstehenden Termine der laufenden Woche sehen Sie schon auf der Einstiegsseite des Coachings im Widget "Termine". Über den Button "Termine / Absenzen" öffnen Sie die ganze Verwaltung mit den Tabs "Cockpit", "Termine", "Absenzen", "Meldungen", "Rekurse" und "Personensuche".
Hier sehen Sie die Termine und Absenzen über alle Kurse hinweg, für die Sie zuständig sind. Suchen Sie die Termine einer einzelnen Person, etwa als Linienvorgesetzte:r, finden Sie diese in der Detailansicht der Person im Tab Termine & Abwesenheiten. Dort gelten eigene Voraussetzungen.
Als Betreuer:in - Als Klassenlehrer
Sind Sie Dozent:in von Terminen und zugleich Klassenlehrer:in einer Durchführung, wählen Sie über der Tab-Leiste, für welche Rolle Sie die Termine und Absenzen sehen:
- Als Betreuer:in zeigt die Termine, bei denen Sie als Dozent:in eingetragen sind.
- Als Klassenlehrer zeigt die Termine und Absenzen Ihrer Klassen, also der Durchführungen, in denen Sie Klassenlehrer:in sind.
Haben Sie nur eine der beiden Rollen, fehlen die Buttons, und Sie sehen direkt die Termine dieser Rolle. Wer Klassenlehrer:in ist, wird im Course Planner für jede Durchführung einzeln festgelegt. Dafür muss das Modul Course Planner eingeschaltet sein.
Tab Cockpit
Im Tab "Cockpit" sehen Sie die "Tagesübersicht" mit den Abschnitten "Termine", "Absenzen" und "Meldungen" für heute. Was darin steht, hängt davon ab, ob Sie oben "Als Betreuer:in" oder "Als Klassenlehrer" gewählt haben. In der Rolle "Als Klassenlehrer" fehlt der Abschnitt "Termine". Mit den Pfeilen und dem Datumsfeld rechts wechseln Sie zu einem anderen Tag.
Sind Termine vergangener Tage noch nicht abgeschlossen, nennt ein Hinweis über der Liste diese Tage. Ein Klick auf einen Tag zeigt seine Tagesübersicht.
Mit einem Klick auf das Buchsymbol in der Zeile eines Termins erfassen Sie die Absenzen.
Im 3-Punkte-Menü am Ende der Zeile exportieren Sie den Termin mit "Export" als Excel-Datei und laden die "Absenzenliste" und die "Präsenzliste" als PDF herunter.
Ein Klick auf den Kurstitel öffnet die Termine dieses Kurses.
Ist in der Administration die Tageserfassung Absenzen eingeschaltet, steht in der Rolle "Als Betreuer:in" unter der Liste der Button "Absenzenerfassung für ... abschliessen". Er schliesst nach einer Bestätigung alle Termine dieses Tages ab.
Tab Termine
Im Tab "Termine" sehen Sie alle Termine, für die Sie zuständig sind. Mit den Buttons für den Zeitraum, den Tabs und den Filtern grenzen Sie die Liste ein.
Sind für Termine noch Absenzen zu erfassen, nennt ein Hinweis über den Buttons deren Anzahl. Der Link "Termin(e) mit offenen Abwesenheiten anzeigen" zeigt nur diese Termine.
Mit dem Zahnrad rechts über der Liste wählen Sie, welche Spalten die Liste zeigt. In der Zeile eines Termins finden Sie:
- Buchsymbol: öffnet die Erfassung der Absenzen, sofern für die Termine dieses Kurses die Absenzenerfassung eingeschaltet ist.
- Stern-Symbol: Die Spalte zeigt, ob die Anwesenheit beim Termin obligatorisch ist.
- 3-Punkte-Menü: Hier laden Sie unter anderem den Termin mit "Export" als Excel-Datei sowie die "Absenzenliste" und die "Präsenzliste" als PDF herunter.
Mit einem Klick auf das + am Anfang der Zeile klappen Sie die Detailansicht des Termins auf.
Tab Absenzen
Absenzen erfassen Sie in den Tabs "Cockpit" oder "Termine" mit einem Klick auf das Buchsymbol in der Zeile eines Termins.
Im Tab "Absenzen" sehen Sie danach die erfassten Absenzen. Mit den Feldern über der Liste grenzen Sie sie ein:
- Suche: nach Benutzer:innen, Dozent:innen, Kurstiteln und Terminen.
- Datum: der Zeitraum, in dem die Absenzen liegen.
- Anzeige: "Alle" oder nur "Unentschuldigt".
Um eine Absenz zu entschuldigen, setzen Sie in der ersten Spalte ein Häkchen bei der Absenz. Über der Liste erscheint dann der Button "Absenz entschuldigen".
Tab Meldungen
Im Tab "Meldungen" stehen unter "Abmeldungen und Dispense" alle Meldungen zu Absenzen und Dispensen.
Mit den Feldern über der Liste grenzen Sie die Meldungen ein:
- Suche: nach Benutzer:innen, Dozent:innen, Kurstiteln und Terminen.
- Art der Meldung: "Ohne Abmeldung", "Abgemeldet" oder "Dispensiert", dazu ein Häkchen bei "Entschuldigt", "Unentschuldigt" oder beiden.
- Grund: die Absenzenbegründungen, die Administrator:innen vorgegeben haben, zum Beispiel Krankheit.
- Datum: der Zeitraum, in dem die Meldungen liegen.
- Anzeige: "Alle" oder nur "Unentschuldigt".
Eine neue Meldung erfassen Sie mit den Buttons "Neue Absenzmeldung erfassen", "Neue Dispens erfassen" und "Abmeldung".
Tab Rekurse
In diesem Tab sehen Sie die eingereichten Rekurse zu Ihren Terminen. Den Tab gibt es nur, wenn Administrator:innen die Rekursmöglichkeit gewährt haben und Ihre Rolle Rekurse einsehen darf: als Betreuer:in mit der Option "Dozenten dürfen Rekurse einsehen", als Klassenlehrer:in mit "Klassenlehrer dürfen Rekurse einsehen". In der Regel bearbeiten Absenzenverwalter:innen die Rekurse in der kursübergreifenden Absenzenverwaltung.
Mit den Feldern über der Liste grenzen Sie die Rekurse ein:
- Suche: nach Benutzer:innen, Dozent:innen und Terminen.
- Status: "Pendent", "Abgelehnt" oder "Angenommen", einzeln oder zusammen. Voreingestellt ist "Pendent".
- Datum: der Zeitraum, in dem die Rekurse liegen.
Liegen offene Rekurse vor, nennt ein Hinweis über der Liste deren Anzahl.
Tab Personensuche
In diesem Tab finden Sie die Teilnehmenden Ihrer Termine. Er beginnt mit der "Suche nach Teilnehmer:innen": Geben Sie einen Namen ein oder klicken Sie auf die Lupe, um alle Teilnehmenden zu sehen. Ein Klick auf eine Person öffnet ihre Übersicht mit "Tagesübersicht", "Termine und Absenzen", "Abmeldung / Dispense" und "Rekurse".
Sie können auch über einen Kurs oder ein Produkt zu den Personen gelangen. Dafür stehen neben dem grossen Titel zwei Links. Ein Klick auf einen Link wechselt die Suche; der grosse Titel zeigt danach, welche Suche gilt:
- Suche nach Kurs listet Ihre Kurse. Ein Klick auf einen Kurs zeigt seine Teilnehmenden.
- Suche nach Produkt listet die Elemente Ihrer Produkte, zum Beispiel Durchführungen. Ein Klick auf ein Element zeigt seine Teilnehmenden.
Mit dem Link "Suche nach Teilnehmer:innen" kehren Sie zur Personensuche zurück. In der Rolle "Als Klassenlehrer" steht zusätzlich "Suche nach Dozenten" zur Wahl.
Weiterführende Informationen
Auf dieser Seite erwähnt
Modul Termine und Absenzen >
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