Benutzer:in löschen
Was geschieht beim Löschen eines Kontos?
Wird das Konto eines/einer Benutzer:in gelöscht, ist diese Person in Zukunft nicht mehr als registriert in OpenOlat bekannt und auffindbar.
Beim Löschen wird das Konto nicht physisch aus der Datenbank entfernt, sondern anonymisiert: Der Anmeldename wird durch eine anonyme Kennung ersetzt, die Profildaten werden geleert. Objekte, die technisch mit dem Konto verknüpft sind (z. B. Beiträge, Zertifikate, Buchungsaufträge), bleiben dadurch bestehen, verweisen aber nur noch auf das anonymisierte, nicht mehr auflösbare Konto. In der Tabelle unten wird deshalb zwischen gelöscht, anonymisiert und erhalten/verwaist unterschieden.
Für die Arbeitsergebnisse dieser Person gelten beim Löschen ihres Kontos eigene Regeln. Siehe unten: Was wird gelöscht?
Wer darf Konten von Benutzer:innen löschen?
Um ein Konto zu löschen, muss ein Zugriff auf die Benutzerverwaltung möglich sein. Diesen Zugriff besitzen die Rollen
- Benutzerverwalter:in
- Administrator:in
- Systemadministrator:in (kein direkter Zugriff auf Benutzerverwaltung, kann jedoch via Konten-Lebenzyklus Löschvorgänge auslösen)
Variante 1
Schritt 1:
Suchen Sie in der Benutzerverwaltung mit der Kontensuche die Benutzer:innen, deren Konten gelöscht werden sollen.
Schritt 2:
Markieren Sie im Suchergebnis die zu löschenden Benutzer:innen in der Checkbox am Anfang der Zeile. Sobald mindestens 1 Person markiert ist, erscheint u.a. der Button "Konto löschen" über der Liste.
Schritt 3:
Nach Klick auf diesen Button erscheint nochmals eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen.
Variante 2: mit Suche nach Konten ohne Aktivität / deaktivierten Konten
Schritt 1:
Auch über den Link "Konten löschen" können Benutzer:innen ausgewählt und deren OpenOlat-Konten gelöscht werden.
Schritt 2:
Die potenziellen Kandidat:innen für eine Löschung sind auf 3 Tabs vorsortiert, entsprechend den Phasen des Benutzerkonten-Lebenszyklus:
Tab "Konten ohne Aktivität": Benutzer:innen, die seit einem konfigurierten Zeitraum nicht mehr aktiv waren. Die Inaktivitätsfrist legt die Administration fest.
Tab "Deaktivierte Konten": Benutzer:innen, deren Konto bereits automatisch oder manuell deaktiviert wurde, sowie Konten mit bevorstehender Deaktivierung.
Tab "Bereit zu löschen": Benutzer:innen, deren Konto die konfigurierte Deaktivierungsperiode überschritten hat und zur endgültigen Löschung bereit ist.
Konfiguration des Benutzerkonten-Lebenszyklus
Der Lebenszyklus läuft in drei Phasen: Kontoablauf, Deaktivierung und Löschung. Welche Fristen und Benachrichtigungen gelten, wird unter Administration > Lebenszyklen > Konto festgelegt.
Details zum Benutzerkonten-Lebenszyklus
Schritt 3:
Markieren Sie die zu löschenden Benutzer:innen in der Checkbox am Anfang der Zeile. Sobald mindestens 1 Person markiert ist, erscheint u.a. der Button "Konto löschen" über der Liste.
Schritt 4:
Nach Klick auf diesen Button erscheint nochmals eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen.
Variante 3: Automatisches Löschen
Das Löschen von Benutzer:innen kann auch vollautomatisch durch einen aktivierten Benutzer-Lifecycle erfolgen.
Details zum Benutzer-Lifecycle >
Wie manage ich Lebenszyklen von Gruppen, Kursen oder Benutzerkonten? >
Was wird gelöscht?
Wird ein/eine Benutzer:in gelöscht,
- sollen manche Information unwiederbringlich gelöscht werden (z.B. Telefonnummer)
- können/sollen manche Informationen ohne Namen erhalten bleiben (z.B. Forumsbeitrag, ohne den ein Diskussionstrang seinen Sinn verlieren würde)
- müssen manche Informationen erhalten bleiben (z.B. Rechnungsadresse -> Aufbewahrungspflicht)
Dabei muss berücksichtigt werden, dass Informationen programmtechnisch an unterschiedliche Objekte angebunden sind:
= Information ist direkt an die Person gebunden
= Information wird zusammen mit einem Kurs/einer Gruppe/o.a. gespeichert
= Information wird im OpenOlat-System gespeichert
| Information | Was geschieht damit? |
|---|---|
| Benutzerverwaltung > Profil | Gelöscht werden: Anmeldename, Vorname, Nachname, E-Mail, E-Mail-Signatur, Geburtsdatum, Geschlecht, Telefon Privat, Telefon Mobil, Telefon Geschäft, Skype ID, XING Profilname, ICQ, Homepage, Strasse, Adresszusatz, Postfach, Postleitzahl, Region/Kanton, Stadt, Land, Institution, Institutionsnummer (Matrikelnummer), Institutions-E-Mail, Organisationseinheit, Studiengruppe, Studienfach, Persönlicher Text "Über mich", persönliches Profilbild Ausnahmen: Von Personen mit administrativen Berechtigungen bleiben Name und Vorname erhalten um Aktionen weiter nachvollziehen zu können. |
| Benutzerverwaltung > Visitenkarte | Alle Angaben auf der Visitenkarte werden aus dem Profil übernommen, deshalb stehen sie nach dem Löschen des Profils auch nicht mehr für die Visitenkarte zur Verfügung. Die Visitenkarte des/der Benutzer:in wird nicht mehr in OpenOlat (z. B. im Forum oder bei Kommentaren) angezeigt. |
| Benutzerverwaltung > Systemeinstellungen | Es werden alle Systemeinstellungen gelöscht: Allgemeine Systemeinstellungen (z.B. die Sprache), spezielle Systemeinstellungen (z.B die Startseite) und persönliche Werkzeuge. |
| Benutzerverwaltung > Konto | Kontotyp, Erstellungsdatum des Kontos, Letzter Login und Kontoablauf werden gelöscht. Das Konto wird auf den Status "gelöscht" gesetzt. |
| Rollen | Die in der Benutzerverwaltung zugeteilten Rollen und Berechtigungen werden gelöscht. |
| Benutzerverwaltung > Passwort | Das Passwort gelöschter Benutzer:innen wird unwiderbringlich gelöscht. |
| Benutzerverwaltung > Authentifizierungen | Alle Authentifizierungsmöglichkeiten werden gelöscht. |
| Benutzerverwaltung > Properties | Properties werden komplett gelöscht. |
| Benutzerverwaltung > GUI-Einstellungen | Die GUI-Einstellungen werden komplett gelöscht. |
| Buchungsaufträge | Buchungsaufträge bleiben erhalten, auch solche vom Typ "Rechnung". Der Name wird nicht separat im Buchungsauftrag gespeichert, sondern stammt aus dem Profil; nach dem Löschen ist er daher anonymisiert. |
| Rechnungsadresse | Um Zahlungen nachvollziehen zu können (z.B. für Steuerbehörden), bleiben die Rechnungsadressen erhalten. |
| Nachteilsausgleich | Erfasste Nachteilsausgleiche werden nicht gelöscht; sie bleiben mit dem anonymisierten Konto verknüpft bestehen. |
| Abonnements | Abonnemente werden alle gelöscht. |
| Beziehungen | Beziehungen zu anderen Benutzer:innen werden nicht aufgelöst. Sie bleiben bestehen und verweisen auf das anonymisierte Konto. |
| Zugehörigkeit zu Organisationen | Die Mitgliedschaft in Organisationen wird gelöscht. |
| Quota | Der persönliche Speicherplatz (Quota) samt zugehöriger Einstellungen wird gelöscht. |
| Lektionen | Die Teilnahme an Lektionen/Absenzen werden gelöscht. |
| Kompetenzen | Kompetenzen werden gelöscht. |
| Benutzerverwaltung > Course Planner Rollen | Die Course-Planner-/Curriculum-Rollen werden als Mitgliedschaften mit dem Konto gelöscht. |
| Persönlicher Kalender | Der persönliche Kalender wird gelöscht |
| Chatverlauf | Chats (Nachrichten, Einstellungen) werden anonymisiert. |
| Persönlicher Ordner | Der persönliche Ordner wird gelöscht |
| Portfolio | In einem ePortfolio erstellte Mappen, Bereiche und Einträge werden gelöscht. Wenn Mappen an andere Benutzer:innen frei gegeben wurden, sind sie auch dort nicht mehr abrufbar. |
| persönliche To-dos | Die Zuweisung zum gelöschten Konto wird entfernt; der To-do-Eintrag selbst bleibt bestehen, ist danach aber niemandem mehr zugewiesen. (To-dos in Projekten: siehe unten) |
| Mailbox | Mails, die in der Mailbox des persönlichen Menüs aufgeführt sind, werden gelöscht. (Die interne E-Mail-Box wird komplett gelöscht.) |
| Empfänger:in einer Erinnerungsmail | War der/die gelöschte Benutzer:in potenzieller/potenzielle Empfänger:in einer Erinnerungsmail, wird die Mail nicht mehr an die gelöschte Person geschickt. (Die Empfängerliste wird zum Zeitpunkt der Prüfung der Regeln erstellt, deshalb erscheint eine gelöschte Person gar nicht mehr auf der Versandliste.) |
| Mitgliedschaft in Gruppen | Die Mitgliedschaften in Gruppen werden gelöscht. (Die Gruppen selbst werden nicht gelöscht, auch wenn sie von dem/der gelöschten Benutzer:in erstellt wurden und er/sie einziges Mitglied ist. Es wird dann lediglich die gelöschte Benutzer:in als Gruppenmitglied entfernt. Wenn die gelöschte Benutzer:in der/die einzige Gruppenbetreuer:in war, wird ersatzweise der/die Administrator:in als Gruppenbetreuer:in eingetragen. In der Regel werden Gruppen ohne Mitglieder dann aber zu einem späteren Zeitpunkt durch den Group-Life-Cycle-Prozess gelöscht.) |
| Mitgliedschaft in Projekten | Die Mitgliedschaft in Projekten wird gelöscht und die Person ist nicht mehr in der Liste der Projektmitglieder zu finden. (Von dem/der gelöschten Benutzer:in in einem Projekt erstellte To-dos bleiben jedoch erhalten.) |
| To-dos in Projekten | In Projekten bleiben die To-dos eines/einer gelöschten Benutzer:in erhalten, sind dann allerdings niemandem mehr zugewiesen. Auch bereits erledigte To-dos bleiben erhalten (ohne Angabe des/der Benutzer:in, die dieses To-do zu erledigen hatte). Der Ablauf von Projekten bleibt so weiter ersichtlich. Unerledigte To-dos müssen aber neu zugeordnet werden. |
| Mitgliedschaft in Kursen | Kursmitgliedschaften werden gelöscht, auch wenn die Rolle in diesem Kurs "Besitzer:in" und "Betreuer:in" war. Wenn der/die gelöschte Benutzer:in Ersteller:in und einziger Besitzer/einzige Besitzer:in war, wird ersatzweise ein/eine Administrator:in als Besitzer:in des Kurses eingetragen. |
| Daten im Kursbaustein Aufgabe | Innerhalb einer Aufgabe von der gelöschten Person erstellte und hochgeladene Dokumente werden gelöscht (z.B. draw.io, Word,Excel, ppt). |
| Daten des Peer Reviews im Kursbaustein Aufgabe | Die von der Person abgegebenen bzw. hochgeladenen Dateien werden gelöscht. Die Peer-Review-Datensätze (Zuordnungen, Bewertungen) bleiben erhalten und verweisen auf das anonymisierte Konto. |
| Daten im Kursbaustein Teilnehmerordner | Die Dateien der Person im Kursbaustein Teilnehmerordner werden gelöscht. |
| Daten im Kursbaustein Forum | Persönliche Forum-Posts und -Kommentare werden nach der Löschung des Nutzers anonymisiert und mit "unknown user" ausgewiesen. |
| Daten im Kursbaustein BBB | Sind Teilnehmer:innen in BBB-Meetings werden sie gelöscht. |
| Daten im Kursbaustein Adobe Connect | Alle von OpenOlat im Hintergrund gespeicherte Daten werden gelöscht. |
| Daten im Kursbaustein Vitero | Alle von OpenOlat im Hintergrund gespeicherte Daten werden gelöscht. |
| Office for the web | Alle von OpenOlat im Hintergrund gespeicherte Daten werden gelöscht. |
| Testresultate | Sämtliche Testresultate (Test-Sessions inkl. Antworten und Ergebnissen) werden gelöscht. |
| Leistungsnachweise | Alle Leistungsnachweise der Person werden gelöscht. |
| Zertifikate | Zertifikate werden beim Löschen eines Kontos nicht gelöscht, unabhängig davon, ob sie einen QR-Code bzw. eine Verifikations-URL tragen. Sie bleiben erhalten und verweisen auf das anonymisierte Konto, sodass ihre Echtheit weiterhin bestätigt werden kann (Host based / Signed verification). Es ist sinnvoll, die zu löschenden Benutzer:innen vorher darauf hinzuweisen, dass sie im persönlichen Menü ihre erworbenen Zertifikate vor dem Löschen ihres Accounts noch herunterladen. |
| extern erworbene Zertifikate | OpenOlat-Benutzer:innen können auch extern erworbene Zertifikate in OpenOlat hochladen, um ihr Profil zu vervollständigen. Diese von der Person selbst hochgeladenen Zertifikate werden beim Löschen des Kontos ebenfalls nicht gelöscht und bleiben erhalten. |
| Benutzerverwaltung > Badges | Badges bleiben bestehen, damit die Echtheit bestätigt werden kann (Host based verification, Signed verificsation). Es ist dennoch sinnvoll, die zu löschenden Benutzer:innen vorher darauf hinzuweisen, dass sie im persönlichen Menü ihre erworbenen Badges herunterladen. Wurden Globale Badges vergeben, wird in der Liste der vergebenen globalen Badges (durch Administrator:innen abrufbar unter Administration > e-Assessment > OpenBadges > Tab "Vergebene globale Badges") an Stelle des Namens des Empfängers/der Empfängerin nur noch "unknown user" angezeigt. Es bleibt so noch ersichtlich, wann und durch wen ein globaler Badge einmal vergeben wurde. Auch wenn durch Klick auf "Widerrufen" der Badge entzogen wird, bleibt er als Listeneintrag mit dem Status "Widerrufen" in der Liste der vergebenen globalen Badges erhalten. |
| Rolle Besitzer:in in Lernressourcen und Kurse | Lernressourcen und Kurse werden nicht gelöscht, wenn deren Besitzer:in gelöscht wird. Unabhängig davon, ob die Lernressource publiziert oder mit anderen Autoren geteilt oder nirgends referenziert/verwendet wurde. Wenn die gelöschte Benutzer:in der/die einzige Besitzer:in war, wird ersatzweise der/die Administrator:in als Besitzer:in eingetragen. Dies gilt auch für Test-Lernressourcen. |
| im Fragenpool enthaltene Fragen | Fragen aus dem Fragenpool werden nur gelöscht, wenn die Person deren einzige Autor:in ist und die Einstellung "Fragen löschen, wenn Autor:in gelöscht" aktiviert ist. Fragen mit weiteren Autor:innen sowie alle Fragen bei deaktivierter Einstellung bleiben erhalten. |
| im Media Center erstellte Elemente | Wenn ein Medium im Media Center in einem Kurs verwendet wurde, wird es nicht gelöscht. Wenn es nirgends verwendet wurde, wird es gelöscht. (Auch wenn es frei gegeben, aber dann nicht verwendet wurde.) |
| externe Korrektor:innen | Werden Konten externer Korrektor:innen gelöscht, so werden diese in den Listen nicht mehr namentlich aufgeführt. Die zugehörigen Korrekturauftrag-Datensätze werden entfernt; die für die Abrechnung relevanten Angaben (Korrekturzeit, Abschlussdatum) bleiben im Excel-Report im Worksheet "Archive" erhalten. |
| Korrekturaufträge | Werden Benutzer:innen gelöscht, die Korrekturaufträge als externer/externe Korrektor:in hatten, so gelten folgende Regeln: 1) Bereits erledigte Korrekturaufträge erscheinen entsprechend zugeordnet im Bewertungswerkzeug des/der Kursbesitzer:in. 2) Noch nicht erledigte Korrekturaufträge erscheinen auf der Liste "Offene Bewertungen" im Bewertungswerkzeug des/der Kursbesitzer:in. 3) Die Kursbesitzer:innen können nach Anwahl des betreffenden Test-Kursbausteins und eines Teilnehmers/einer Teilnehmerin im Änderungsverlauf (Link am unteren Rand des Screens) nachsehen, wer eine Korrektur vorgenommen hat. Es sind dort auch die Namen inzwischen gelöschter Benutzer:innen noch ersichtlich. Die Korrekturauftrag-Datensätze selbst werden beim Löschen entfernt; die für die Abrechnung relevanten Angaben (Korrekturzeit, Abschlussdatum) bleiben im Excel-Report im Worksheet "Archive" erhalten (siehe Test-Einstellungen, Korrektur-Workflow). |
| Statistiken | Gelöschte Benutzer:innen sind in den Statistiken besuchter Kurse nicht mehr berücksichtigt. |
| Umfrageergebnisse aus dem Qualitätsmanagement | Im Rahmen des Qualitätsmanagements ausgefüllte Formulare werden anonymisiert gespeichert und brauchen deshalb beim Löschen eines Benutzerkontos auch nicht gelöscht werden. |
| Log-Tabellen | Log-Einträge werden beim Löschen nicht verändert. Sie enthalten keinen Namen, sondern nur die interne Benutzer-ID; ob personenbezogen oder anonym geloggt wird, hängt von der Server-Einstellung zum anonymen Logging ab. |
Wann kann ein/eine Benutzer:in nicht gelöscht werden?
Konten mit dem Status "Aktiv und nicht löschbar" können nicht gelöscht werden, weder manuell noch automatisch. Sie werden in der Kontensuche gar nicht erst zur Löschung angeboten. Dieser Status wird typischerweise für Systemkonten wie das Administrator-Konto vergeben.
Bei der automatischen Löschung über den Benutzerkonten-Lebenszyklus greift zusätzlich ein Schutz gegen Massenlöschung: Würde der Anteil der auf einmal zu löschenden Konten einen konfigurierten Prozentwert überschreiten, bricht der automatische Löschlauf vollständig ab.