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Coaching - Personen

Markierter Button Personen in der Gruppe Coaching führt zur Liste aller betreuten Personen, auf der Einstiegsseite Coaching.

Fokus-Buttons Als Betreuer:in, Als Kursbesitzer:in, Linienvorgesetzte:r und Ausbildungsverantwortliche:r über der Personenliste mit Kursen, Besuchen, Fortschritt und Erfolgsstatus.

WEN zeigt die Liste?

Der Menüpunkt "Personen" im Coaching Tool zeigt die Liste aller von Ihnen betreuten Teilnehmenden.

  • Es werden die Teilnehmenden aus allen betreuten Kursen angezeigt. (Im Unterschied zum Bewertungswerkzeug des Kurses. Dort werden nur Teilnehmende des aktuellen Kurses angezeigt.)
  • Jeder Coach (Betreuer:in) sieht nur die von ihr/ihm betreuten Teilnehmenden.
  • Die betreuten Teilnehmenden sind gruppiert und den Rollen zugeordnet, die Sie als Betreuende:r gegenüber dieser Person haben.
    Im oben gezeigten Beispiel kann die betreuende Person vorsortierte Listen abrufen, die ihren Rollen entsprechen:
    • als Betreuer:in
    • als Kursbesitzer:in
    • als Linienvorgesetzte:r
    • als Ausbildungsverantwortliche:r

Hinweis zu den Rollen Linienvorgesetzte:r und Ausbildungsverantwortliche:r

Diese Rollen werden im Coaching Tool nur angezeigt, wenn Administrator:innen in der System-Administration das Modul Organisationen aktiviert haben.

Hinweis zu weiteren Personenbeziehungen

Haben Sie zusätzlich eigene Rollen und Beziehungen definiert, erscheinen auch diese hier als eigene, vorgruppierte Liste.

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WAS zeigt die Liste?

Sie können die angezeigten Spalten selbst festlegen, indem Sie rechts oben über der Liste auf das Zahnrad-Icon klicken. Die verfügbaren Spalten können je nach gewählter Rolle variieren.

Mit dem Suchfeld oberhalb der Liste grenzen Sie die Personen nach Namen und weiteren Kontoangaben ein. Mehrere Suchbegriffe trennen Sie mit Leerzeichen oder Komma; eine Person erscheint, wenn alle Begriffe auf sie zutreffen. Der Stern * steht für beliebig viele beliebige Zeichen, zum Beispiel Mei* für alle Namen, die mit "Mei" beginnen. Der Platzhalter verhält sich gleich wie in der Kurssuche des Coaching Tools .

  • Status
  • Anmeldename
  • Nachname, Vorname
    Ein Klick auf den Anmeldenamen, Nachnamen oder Vornamen einer Person führt zur Übersicht aller Kurse dieser Teilnehmer:in. So erhält die/der Lehrende Zugriff auf die Assessmentbereiche eines Kurses der Person inklusive des Zugriffes auf den jeweiligen Leistungsnachweis, das Bewertungswerkzeug des Kurses sowie die jeweiligen Lektionen. Auch das Suchfeld über dieser Kursliste kennt den Stern * als Platzhalter.
  • E-Mail
  • Geschlecht
  • Geburtsdatum
  • Organisation
    Nur bei aktiviertem Modul Organisationen: Zu welcher Organisationseinheit gehört die Person? (Diese Information ist besonders für Ausbildungsverantwortliche interessant.)
  • Kurse
    In wie vielen der von Ihnen betreuten Kurse ist ein:e Benutzer:in Mitglied?
  • Nicht besucht
    In wie vielen der von Ihnen betreuten Kurse ist ein:e Benutzer:in Mitglied, hat den Kurs aber noch nie besucht?
  • Letzter Besuch
    Vor wie vielen Tagen war der letzte Besuch in einem der von Ihnen betreuten Kurse?
  • durchschnittlicher Fortschritt
    Durchschnitt über alle von Ihnen betreuten Kurse
  • Erfolgsstatus
    • "Bestanden"/"Nicht bestanden"/"keine Angabe" in grafischer Darstellung
    • "Bestanden"/"Nicht bestanden"/"keine Angabe" in Zahlen
  • Zertifikate
    Anzahl der erhaltenen Zertifikate / Anzahl der möglichen Zertifikate
  • Weitere Aktionen (Icon mit 3 Punkten)
    • Kontaktieren (per E-Mail)

Genaue Zahlen zum Erfolgsstatus

Fahren Sie mit der Maus über den grafischen Balken in der Spalte "Erfolgsstatus". Ein Tooltip zeigt die genauen Zahlen: "Bestanden: X / Nicht bestanden: Y / Keine Angabe: Z" .

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Kontaktieren betreuter Personen

Um einer bestimmten Person eine Mail zu schreiben, klicken Sie einfach auf die 3 Punkte am Ende der betreffenden Zeile.

Um eine Mail an mehrere Personen zu schreiben, markieren Sie die betreffenden Personen in der ersten Spalte. Anschliessend erscheint über der Liste ein Button "Kontaktieren".

Button Kontaktieren über der Liste nach dem Markieren zweier Personen sowie der Eintrag Kontaktieren im Zeilenmenü, in der Personenliste des Coachings.

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Coaching-Aufgaben als Linienvorgesetzte / Ausbildungsverantwortliche

Linienvorgesetzte und Ausbildungsverantwortliche finden im Coaching Tool unter Personen einen zusätzlichen Button, unter dem sie alle Personen finden, für die sie in ihrer Rolle zuständig sind.

Markierte Fokus-Buttons Linienvorgesetzte:r und Ausbildungsverantwortliche:r neben Als Betreuer:in und Als Kursbesitzer:in, über der Personenliste im Coaching.

Erweiterte Personensicht

In der Personenliste unter dem Fokus "Linienvorgesetzte:r" bzw. "Ausbildungsverantwortliche:r" werden alle Benutzer:innen der Organisation angezeigt, unabhängig von deren Rolle.

Hat eine Person zusätzliche Rollen (mehr als die Rolle Autor:in), erscheint in der Detailansicht ein Hinweis mit Icon: "Aufgrund zusätzlicher organisatorischer Rollen ist die Verwaltung für diese Person eingeschränkt." In diesem Fall gilt:

  • Die Tabs Profil und Konto sind nur lesend zugänglich.
  • Die Aktion Passwort zurücksetzen steht nicht zur Verfügung.

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Voraussetzungen

Damit ein zusätzlicher Button "Linienvorgesetzte:r" und/oder "Ausbildungsverantwortliche:r" angezeigt wird, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein.

Voraussetzung 1: Das Modul "Organisationen" muss in der System-Administration aktiviert sein.
Administration > Module > Organisationen

Voraussetzung 2: Die betreffende Person muss die Rolle zugewiesen bekommen haben.
Benutzerverwaltung > Person auswählen > Tab Rollen

Voraussetzung 3: In der System-Administration müssen z.B. die Option "Ausstehende Kursbuchungen" oder weitere Rechte aktiviert sein:
Administration > Module > Organisationen > Tab Organisationsstruktur > "Organisationseinheit (oberste Ebene)" > Tab Linienvorgesetzte:r bzw. Ausbildungsverantwortliche:r > Option "Ausstehende Kursbuchungen"

Konto für Mitarbeiter:innen anlegen

Im Coaching Tool finden Sie als Linienvorgesetzte:r bzw. Ausbildungsverantwortliche:r rechts oben den Button "Konto erstellen". Sie öffnen damit ein Formular zum Erfassen der notwendigen Angaben, um noch nicht registrierte Personen in OpenOlat aufzunehmen.

Ob dieser Button zur Verfügung steht, wird in der System-Administration festgelegt:
Administration > Module > Organisationen > Tab Organisationsstruktur > "Organisationseinheit (oberste Ebene)" > Tab Linienvorgesetzte:r bzw. Ausbildungsverantwortliche:r > Option "Konten erstellen"

Ein durch Linienvorgesetzte oder Ausbildungsverantwortliche angelegtes Konto enthält automatisch eine Zuordnung der neu registrierten Person zur Organisationseinheit der Linienvorgesetzten bzw. Ausbildungsverantwortlichen.

Markierter Button Konto erstellen rechts oben, Fokus Linienvorgesetzte:r mit den Filter-Tabs Alle, Relevant, Ohne Kurse und Noch zu bestätigen, in der Personenliste des Coachings.

Teilnehmer:innen im Auftrag einbuchen

Möchten Sie als Linienvorgesetzte:r bzw. Ausbildungsverantwortliche:r eine bereits in OpenOlat registrierte Person in einen Kurs oder eine Durchführung einbuchen, wählen Sie die Person im Coaching Tool und klicken auf den Button "Buchen im Namen von". Dort können Sie dann den Kurs auswählen, in dem die Person teilnehmen soll.

Markierter Button Buchen im Namen von rechts über den Tabs, darüber der Hinweis auf eine ausstehende Mitgliedschaft, in der Detailansicht einer Person im Coaching.

Beispiel 1:
Eine neue Mitarbeiterin soll im nächsten Monat einige Einführungskurse absolvieren.

Beispiel 2:
Ihre Mitarbeiter:innen sind verpflichtet, Sicherheitskurse oder Compliancekurse zu machen. Weil sie als Linienvorgesetzte:r oder Ausbildungsverantwortliche:r verantwortlich sind, buchen Sie alle Personen selbst ein.

Ausstehende Mitgliedschaften genehmigen

Oft entscheiden Linienvorgesetzte und Ausbildungsverantwortliche, ob Lernende an einer Bildungsmassnahme teilnehmen können. In OpenOlat kann ihnen die Möglichkeit eingerichtet werden, ausstehende Mitgliedschaften zu akzeptieren oder abzulehnen.

Wählen Sie dazu im Coaching Tool die betreffende Person und öffnen Sie die Detailansicht durch Klick auf das Plus-Symbol am Anfang der Zeile.

Rechts oben innerhalb der Detailansicht finden Sie die beiden Buttons "Akzeptieren" und "Ablehnen" mit denen Sie über eine Mitgliedschaft entscheiden.

Alternativ und einfacher können Sie auch den Link innerhalb der Benachrichtigung benutzen. Ist das Rechnungsmodul aktiv, führt zusätzlich der Button "Ausstehende Bestätigungen" auf der Coaching-Übersicht zu einer Liste aller offenen Mitgliedschaften; ihr Suchfeld kennt den Stern * als Platzhalter.

Buttons Akzeptieren und Ablehnen zu einer ausstehenden Mitgliedschaft, erreicht über den Link Zur Bestätigung gehen und den Tab Buchungen, in der Detailansicht einer Person im Coaching.

Wie kommt es zu ausstehenden Mitgliedschaften?

Mitgliedschaften, die erst noch durch Linienvorgesetzte oder Ausbildungsverantwortliche genehmigt werden müssen, werden im Course Planner für Durchführungen eingerichtet. Mehr dazu hier >

Kontrollaufgaben

Sind Sie Linienvorgesetzte:r oder Ausbildungsverantwortliche:r können Sie sich über die Lernfortschritte innerhalb Ihrer Organisationseinheit jederzeit im Coaching Tool informieren. Auch eine automatische Benachrichtigung über alle erhaltenen Zertifikate ist möglich.

Grundsätzlich werden Ihnen als Linienvorgesetzte:r oder Ausbildungsverantwortliche:r Leserechte gewährt, die Bearbeitung ist jedoch eingeschränkt und bleibt den Betreuenden und Kursbesitzer:innen vorbehalten.

Beispiele:

  • Sie sehen, wer welche Kurse besucht, können aber nicht auf Checklisten, Aufgaben usw. innerhalb der Kurse zugreifen, um die Eintragungen der Teilnehmenden zu sehen.
  • Sie können sich erhaltene Badges und andere Leistungsdaten anzeigen lassen, aber selbst keine Badges vergeben.
  • Sie können sich Absenzen anzeigen lassen, aber nicht selbst erfassen. Dies müssen die Kursbesitzer:innen/Betreuer:innen. Das Erstellen von Absenzenreports ist dagegen möglich.

Möchten Sie als Linienvorgesetzte:r oder Ausbildungsverantwortliche:r bestimmte Rechte, können Sie diese von Administrator:innen einrichten lassen. Der nachstehende Screenshot zeigt, welche Optionen von Administrator:innen konfiguriert werden können. (Für Ausbildungsverantwortliche bestehen die gleichen Optionen.)

Rechte der Rolle Linienvorgesetzte:r als Checkbox-Liste, von Kurse und Produkte anzeigen bis Administrative Eigenschaften anzeigen, im Tab Linienvorgesetzte:r einer Organisationseinheit.

Die Bildungsprodukte einer Person

Öffnen Sie eine Person und wechseln Sie zu "Bildungsprodukte". Die Liste zeigt die Durchführungen dieser Person. Sie folgt derselben Logik wie die Liste unter Coaching - Bildungsprodukte, bietet aber weniger Filter und Spalten:

  • Als Filter-Tabs stehen "Alle", "Relevant" und "Beendet" zur Verfügung. "Relevant" ist vorausgewählt.
  • Die Tabs "Favoriten" und "Vorbereitung" gibt es hier nicht. Durchführungen in Vorbereitung sehen nur Betreuer:innen und Kursbesitzer:innen.
  • Eine Spalte "Status" gibt es nicht. Abgebrochene Durchführungen erscheinen im Tab "Beendet", lassen sich dort aber nicht einzeln herausfiltern.
  • Die Spalten "Fortschritt" und "Stundenplan" erscheinen nur, wenn Administrator:innen Ihrer Rolle die entsprechenden Rechte erteilt haben.

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Weiterführende Informationen

Auf dieser Seite erwähnt
Bewertungswerkzeug >
Modul Organisationen >
Eigene Rollen und Beziehungen definieren >
Coaching: Kurse >
Course Planner: Durchführungen >
Coaching: Bildungsprodukte >

Weiterführend
Coaching: Personensuche >
Coaching: Termine / Absenzen >
Coaching: Bewertungsaufträge >
Coaching: Reports >
Coaching: Gruppen >
Coaching: Auftragsverwaltung >
Rollen >

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