Automatischer Gruppen-Lebenszyklus

Der Gruppen-Lebenszyklus macht es einfach, nicht benutzte Gruppen nach einer bestimmten Frist automatisch zu inaktivieren und dann zu löschen. Eine Gruppe durchläuft dabei fünf Schritte: Erstellung, Status "Aktiv", Inaktivierung, Löschung und unwiderrufliche Löschung. Der Prozess gleicht dem automatischen Kontolebenszyklus und dem Kurs-Lebenszyklus.

Gruppenstatus überprüfen

Berechtigte Personen (Gruppenverwalter:innen, Administrator:innen) erhalten bei Klick auf "Gruppen" in der Hauptnavigation ein zusätzliches Tab "Gruppenverwaltung".

Durch Klick auf einen der 3 Pfeile werden alle vorhandenen Gruppen sortiert in 3 Kategorien aufgelistet:

• I. Aktive Gruppen
• II. Inaktive Gruppen
• III. Gelöschte Gruppen

Unterhalb der Pfeile grenzen Filter die Liste weiter ein, bei aktiven Gruppen zum Beispiel "Länger ohne Aktivität", "Zu inaktivieren" oder "Innerhalb Reaktionsfrist".

Die Zusatzinformationen in den 3 Pfeilen beschreiben die Konfiguration, die Administrator:innen für diesen Schritt eingerichtet haben.

Konfiguration

Administrator:innen können den Verlauf des Gruppen-Lebenszyklus in der System-Administration konfigurieren unter:
Administration > Lebenszyklen > Gruppen

Das Resultat der gemachten Einstellungen ist sowohl in den 3 Pfeilen im oberen Teil des Konfigurationsscreens (für Administrator:innen) zusammengefasst, als auch in den Pfeilen im Tab "Gruppenverwaltung", das Gruppenverwalter:innen und Administrator:innen unter der Hauptnavigation in "Gruppen" sehen.

Beispiel: Ansicht für Gruppenverwalter:innen

• aktiv: Die Gruppe wird benutzt und es hat sie jemand innerhalb der eingestellten Frist noch besucht. (Standardwert: 400 Tage ohne Besuch).

• inaktiv: Die Gruppe ist inaktiv. Eine Mail wird verschickt (falls so konfiguriert). Wenn niemand mehr etwas an dieser Gruppe ändert, wird sie gelöscht.

• gelöscht: Im Status "gelöscht" ist die Gruppe wiederherstellbar. Allerdings sind nicht alle Daten wiederherstellbar. Nach 2 Tagen wird diese Gruppe unwiderruflich gelöscht.

Die Konfiguration umfasst vier Abschnitte.

Konfiguration automatische Methoden

Hier können Sie Gruppen definieren, welche bei den automatischen Methoden berücksichtigt oder explizit ausgeschlossen werden.

Optionen:

• "Berücksichtigte Gruppen": "Alle Gruppen" oder "Nur Gruppen ohne eingebundene Kurse"
• "Explizit ausgeschlossene Gruppen": "Extern verwaltete Gruppen"

Inaktivierung

Bei der Inaktivierung wird der Status der Gruppe von "Aktiv" auf "Inaktiv" gestellt und die Mitglieder können nur noch schreibgeschützt auf die Gruppe zugreifen. Inaktive Gruppen können vollständig reaktiviert werden.

Optionen:

• "Inaktivierung nach": Anzahl der Tage, die eine Gruppe ohne Besuch im Status "Aktiv" verbleibt, bis sie inaktiviert wird
• "Karenzfrist Reaktivierung": Anzahl der Tage nach einer Reaktivierung, in denen der Gruppen-Lebenszyklus die Gruppe nicht erneut inaktiviert (Standardwert: 30 Tage)
• "Methode": automatische oder manuelle Inaktivierung, jeweils mit oder ohne Reaktionsfrist
• "Reaktionsfrist": Anzahl der Tage zwischen der Benachrichtigung über die bevorstehende Inaktivierung und der Inaktivierung
• Benachrichtigungen über bevorstehende Inaktivierung
• Benachrichtigungen über erfolgte Inaktivierung

Löschung

Beim Löschen werden alle Mitglieder aus der Gruppe und die Verknüpfungen auf Kurse entfernt. Alle restlichen Daten bleiben erhalten und sind einsehbar. Die Gruppe kann wiederhergestellt werden.

Optionen:

• "Löschung nach": Anzahl der Tage, die eine Gruppe im Status "Inaktiv" verbleibt, bis sie gelöscht wird
• "Methode": automatische oder manuelle Löschung, jeweils mit oder ohne Reaktionsfrist
• "Reaktionsfrist": Anzahl der Tage zwischen der Benachrichtigung über die bevorstehende Löschung und der Löschung
• Benachrichtigungen über bevorstehende Löschung
• Benachrichtigungen über erfolgte Löschung

Unwiderrufliche Löschung

Beim unwiderruflichen Löschen wird die Gruppe vollständig entfernt.

Optionen:

• "Unwiderrufliches Löschen nach": Anzahl der Tage, die eine Gruppe im Status "Gelöscht" verbleibt, bis sie unwiderruflich gelöscht wird
• "Methode": automatische oder manuelle Löschung

Beispiele zum zeitlichen Verlauf eines Statuswechsels

Die vier Beispiele zeigen den Statuswechsel automatisch oder manuell, jeweils ohne und mit Reaktionsfrist. Mit Reaktionsfrist geht eine Benachrichtigung zu Beginn der Frist hinaus, in allen Fällen eine beim Statuswechsel, sofern konfiguriert.

Ausschluss einer Gruppe vom Gruppen-Lebenszyklus

Gruppenbetreuer:innen haben die Möglichkeit, ihre Gruppe aus den automatischen Methoden explizit auszuschliessen. Das heisst, dass alle Aktionen im Gruppen-Lebenszyklus manuell angestossen werden müssen. Sie finden die Option unter:
Gruppe > Administration > Gruppen-Lebenszyklus

Wichtig

Ist die Option bereits aktiviert und schreibgeschützt, gehört die Gruppe zu einem bestimmten Gruppentyp (extern verwaltet oder mit eingebundenen Kursen), welcher in der System-Administration unter Administration > Lebenszyklen > Gruppen bereits global ausgeschlossen wurde.

Wer bekommt die Benachrichtigungen?

Sobald durch die eingestellten Bedingungen eine automatische Benachrichtigung ausgelöst wird, prüft OpenOlat in dieser Reihenfolge, an wen die Benachrichtigung als Mail verschickt wird:

1. Hat die Gruppe Gruppenbetreuer:innen, erhalten alle Gruppenbetreuer:innen die Mail.
2. Hat die Gruppe keine Gruppenbetreuer:innen, ist aber in Kurse eingebunden, erhalten alle Besitzer:innen dieser Kurse die Mail.
3. Trifft beides nicht zu, wird niemand benachrichtigt.

Weiterführende Informationen

Auf dieser Seite erwähnt
Lebenszyklen: Übersicht >
Automatischer Kurs-Lebenszyklus >

Weiterführend
Wie manage ich Lebenszyklen von Gruppen, Kursen oder Benutzerkonten? >
Gruppenverwaltung >

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