Automatischer Gruppenlebenszyklus

Der Gruppenlebenszyklus macht es einfach, nicht benutzte Gruppen nach einer bestimmten Frist automatisch zu inaktivieren und dann zu löschen.

Der Gruppenlebenszyklus durchläuft fünf Stationen: Erstellung der Gruppe, Gruppe aktiv, Inaktivierung, Löschung als Markierung und endgültige Löschung

Hinweis

Der Prozess gleicht dem Lebenszyklusmanagement von Benutzerkonten und Kursen.

Gruppenstatus überprüfen

Berechtigte Personen (Gruppenverwalter:innen, Administrator:innen) erhalten bei Klick auf "Gruppen" in der Hauptnavigation ein zusätzliches Tab "Gruppenverwaltung".

Tab Gruppenverwaltung im Bereich Gruppen: die drei Stufen aktive, inaktive und gelöschte Gruppen zeigen ihre Fristen, die Filter darunter trennen aktive Gruppen von solchen zur Inaktivierung oder innerhalb der Reaktionsfrist

Durch Klick auf einen der 3 Pfeile (Phasen/Status) werden alle vorhandenen Gruppen sortiert in 3 Kategorien aufgelistet:

I. Aktive Gruppen
II. Inaktive Gruppen
III. Gelöschte Gruppen

Unterhalb der Pfeile besteht die Möglichkeit die Listen weiter einzugrenzen (z.B. Aktive Gruppen - Innerhalb Reaktionsfrist).

Die Zusatzinformationen in den 3 Pfeilen beschreiben die Konfiguration, die von dem/der Administrator:in für diese Phase eingerichtet wurde.

Konfiguration

Administrator:innen können den Verlauf des Gruppenlebenszyklus in der System-Administration konfigurieren unter:
Administration > Lebenszyklen > Gruppen

Seite Gruppen im Bereich Lebenszyklen der System-Administration: je Stufe legen Sie fest, ob Inaktivierung, Löschung und unwiderrufliche Löschung manuell oder automatisch erfolgen und welche Gruppen die automatischen Methoden berücksichtigen

Die Konfiguration definiert in 4 Abschnitten:

1 Konfiguration automatische Methoden
Hier können Sie Gruppen definieren, welche bei den automatischen Methoden berücksichtigt oder explizit ausgeschlossen werden.
2 Inaktivierung
Bei der Inaktivierung wird der Status der Gruppe von "Aktiv" auf "Inaktiv" gestellt und die Mitglieder können nur noch schreibgeschützt auf die Gruppe zugreifen. Inaktive Gruppen können vollständig reaktiviert werden.
Optionen:
- Anzahl der Tage, die eine Gruppe ohne Aktivität im Status "Aktiv" verbleibt, bis sie inaktiviert wird
- automatische oder manuelle Inaktivierung?
- Benachrichtigungen über bevorstehende Inaktivierung
- Reaktionsfrist
- falls Reaktivierung erfolgt, Wartezeit bis zur erneuten Inaktivierung
- Benachrichtigungen über erfolgte Inaktivierung
3 Löschung
Beim Löschen werden alle Mitglieder aus der Gruppe und die Verknüpfungen auf Kurse entfernt. Alle restlichen Daten bleiben erhalten und sind einsehbar. Die Gruppe kann wiederhergestellt werden.
Optionen:
- automatische oder manuelle Löschung?
- Benachrichtigungen über bevorstehende Löschung
- Reaktionsfrist
- Anzahl der Tage, die eine Gruppe im Status "Inaktiv" verbleibt, bis sie gelöscht wird
- Benachrichtigungen über erfolgte Löschung
4 Unwiderrufliche Löschung
Beim unwiderruflichen Löschen wird die Gruppe vollständig entfernt.
Optionen:
- Anzahl der Tage, die eine Gruppe im Status "Gelöscht" verbleibt, bis sie endgültig gelöscht wird
- automatische oder manuelle Löschung?

Das Resultat der gemachten Einstellungen ist sowohl in den 3 Pfeilen im oberen Teil des Konfigurationsscreens (für Administrator:innen) zusammengefasst, als auch in den Pfeilen im Tab "Gruppenverwaltung", das Gruppenverwalter:innen und Administrator:innen unter der Hauptnavigation in "Gruppen" sehen.

Beispiel: Ansicht für Gruppenverwalter:innen

Beispielkonfiguration der drei Stufen: Inaktivierung nach 660 Tagen ohne Besuch, Löschung nach 6 Tagen im Status Inaktiv, unwiderrufliche Löschung nach 2 Tagen im Status Gelöscht, alle automatisch mit 2 Tagen Reaktionsfrist

aktiv: Die Gruppe wird benutzt und es hat sie jemand innerhalb der eingestellten Frist noch besucht. (Standard 660 Tage ohne Besuch).
inaktiv: Die Gruppe ist inaktiv. Eine Mail wurde verschickt (falls so konfiguriert). Wenn niemand mehr etwas an dieser Gruppe ändert, wird sie gelöscht.
gelöscht: Im Status "gelöscht" ist die Gruppe wiederherstellbar. Allerdings sind nicht alle Daten wiederherstellbar. Nach 2 Tagen wird diese Gruppe komplett gelöscht.

Beispiele zum zeitlichen Verlauf eines Statuswechsels

Vier Zeitverläufe eines Statuswechsels: automatisch und manuell, jeweils ohne und mit Reaktionsfrist. Sie zeigen, wann Fokusphase, Reaktionsfrist und Benachrichtigung innerhalb der 720 Tage bis zum Statuswechsel liegen

Ausschluss einer Gruppe vom Gruppenlebenszyklus

Gruppenbetreuer:innen haben die Möglichkeit, ihre Gruppe aus den automatischen Methoden explizit auszuschliessen. Das heisst, dass alle Aktionen im Gruppenlebenszyklus manuell angestossen werden müssen. Sie finden die Option unter:
Gruppe > Administration > Gruppen-Lebenszyklus

Tab Gruppen-Lebenszyklus in der Administration einer Gruppe: die Checkbox Von den automatischen Methoden ausschliessen nimmt diese Gruppe heraus, darunter stehen Status, letzte Aktivität und der geplante Inaktivierungstermin

Wichtig

Ist die Option bereits aktiviert und schreibgeschützt, gehört die Gruppe zu einem bestimmten Gruppentyp (extern verwaltet oder mit eingebundenen Kursen), welcher in der System-Administration unter Administration > Lebenszyklen > Gruppen bereits global ausgeschlossen wurde.

Wer bekommt die Benachrichtigungen?

Sobald durch die eingestellten Bedingungen eine automatische Benachrichtigung ausgelöst wurde, prüft OpenOlat, an wen die Benachrichtigung als Mail verschickt wird.

Kaskade der Benachrichtigung: gibt es Gruppenbetreuer:innen, erhalten alle die Mail. Fehlen sie und gehört die Gruppe zu einem Kurs, gehen die Mails an alle Kursbesitzer:innen, sonst wird niemand benachrichtigt