Qualitätsmanagement: Datenerhebung
Was ist eine Datenerhebung?
Zusammenfassung
Bei einer Datenerhebung wird
- ein bestimmter Personenkreis
- in einem bestimmten Zeitfenster
- zu einem bestimmten Thema
- mit einem bestimmten Formular befragt.
- Um Rückmeldung zur Qualität von Unterricht, Kursen, Dozierenden u.a. zu erhalten, wird ein Fragebogen (Formular-Lernressource) einem bestimmten Personenkreis zum Ausfüllen vorgelegt.
- Zum festgelegten Zeitpunkt werden dann E-Mails mit einem Link auf die Formular-Lernressource verschickt.
- Die Eingaben der Teilnehmer:innen werden vom Modul "Qualitätsmanagement" ausgewertet, z.B. auch über verschiedene Kurse hinweg.
- Am Ende wird ein Report erzeugt, auf den ein bestimmbarer Personenkreis Zugriff erhält.
- Die Datenerhebungen werden im Modul "Qualitätsmanagement" erstellt.
Neue Datenerhebung erstellen
Bei entsprechender Berechtigung (Rolle) erscheint in Ihrer Hauptnavigation das Qualitätsmanagement. Klicken Sie auf den Link im Abschnitt "Datenerhebungen".
Erstellen Sie dort eine neue Datenerhebung.
Als Erstes werden Sie aufgefordert, eine Formular-Lernressource zu bestimmen. Wählen Sie eine bereits vorhandene oder erstellen Sie eine neue.
Die Eigenschaften und Funktionsweise der Datenerhebung wird in 5 Tabs definiert. Zum festgelegten Zeitpunkt werden E-Mails mit einem Link zum Formular an die hier festgelegten Teilnehmer:innen geschickt. Am Ende wird ein Report erzeugt, auf den die im Tab "Berechtigungen Report" genannten Personen Zugriff bekommen. (Sobald ein Report vorhanden ist, wird ein weiterer Tab "Report" angezeigt.)
Tab "Konfiguration"
Nach Start der Datenerhebung können alle Teilnehmenden im angegebenen Zeitraum das hier ausgewählte Formular ausfüllen und abgeben. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Abgabe nicht mehr möglich.
Nach Ende der Abgabefrist steht der Report allen Personen zur Verfügung, die im Tab "Berechtigungen Report" aufgelistet sind.
Tab "Teilnehmer:innen"
In diesem Tab wird die Gruppe der befragten Personen definiert, bzw. wer die Aufforderung zur Teilnahme mit dem Link zum Formular per Mail erhält.
Unter dem Button "Teilnehmer:innen hinzufügen" können Personengruppen gesucht oder übernommen werden. Auch eine Einladung via Mail-Liste ist möglich.
Durch Aktivierung des Toggle-Buttons "Zugang über öffentlichen Link" kann ein Link generiert werden. Jeder der diesen Link benutzt, kann dann an der Datenerhebung teilnehmen ohne als OpenOlat-Benutzer:in registriert zu sein.
Tab "Erinnerungen"
Es können verschiedene Erinnerungsmails vorbereitet werden, die bei Eintritt der gewählten Versandbedingungen automatisch verschickt werden.
Die Einladung ist eine E-Mail an die Teilnehmer:innen mit dem Link zum Formular. Wird keine Angabe gemacht, wird keine E-Mail verschickt, die Teilnehmenden müssen anderweitig informiert werden. (Z.B. durch Dozierende im Unterricht.)
Tab "Massnahmen To-dos"
Auf die Ergebnisse von Datenerhebungen oder einer bestimmten Teilnehmerbefragung kann direkt mit entsprechenden Massnahmen reagiert werden. Notwendige To-dos können kontextbezogen angelegt und direkt an die betreffenden Personen delegiert werden. Sie werden per E-Mail über ein neues To-do informiert. Alle To-dos stehen im neuen Bereich "Massnahmen (To-dos") zur Verfügung.
Tab "Berechtigungen Report"
Ist eine Datenerhebung abgeschlossen, kann von den aufgelisteten Personen auf die Reports zugegriffen werden.
Im Tab "Berechtigungen Report" kann bestimmt werden,
a) wer welche Reports sehen darf
b) und ob/wie darüber informiert wird.
- Spalte Online-Zugriff:
Die in der 1. Spalte genannten Empfänger können online auf Reports zugreifen. - Spalte E-Mail nach Abschluss:
Die in der 1. Spalte genannten Empfänger erhalten eine E-Mail, sobald ein Report erzeugt wurde. - Spalte E-Mail bei qualitativem Feedback:
Die in der 1. Spalte genannten Empfänger erhalten eine E-Mail, sobald ein Report erzeugt wurde und im Formular Textfelder ausgefüllt wurden oder eine Datei von den Befragten hochgeladen wurde. - Abschnitt Einzelne Benutzer*innen:
Es kann auch frei bestimmbaren Benutzer:innen Zugriff gewährt werden, die nicht aufgrund einer Rolle Zugriff haben.
Qualitätsmanager:innen haben auch schon vor Abschluss Zugriff auf den aktuellen Status der Datenerhebung.
Bedingungen einer E-Mail-Benachrichtigung
Die Berechnung, in welchen Fällen eine E-Mail ausgelöst werden soll, erfolgt auf Basis der verwendeten Rubrik-Elemente im Formular.
Pro Rubrik wird über alle Fragen anhand der Antworten der Durchschnitt berechnet. Dieser Durchschnitt wird dann anhand der Wertebereiche (Skala) in der Konfiguration des Rubriks in eine Klassierung umgewandet (ungenügend, neutral, gut). Wenn der Durchschnitt nicht innerhalb eines Wertebereiches liegt (z.B. weil diese gar nicht definiert sind), wird die Klassierung “ohne” ausgegeben.
Beispiel:
- Das Formular enthält 6 Rubriks.
- Bei den ersten beiden Rubriks sind keine Wertebereiche definiert, es wird also immer die Klassierung “ohne” ausgegeben.
- Für die anderen 4 werden Durchschnitte und Klassierungen ermittelt.
- Das E-Mail wird bei der Einstellung “ungenügend” versendet, wenn für mindestens einen der Rubriks die Klassierung “ungenügend” berechnet wurde.
- Das E-Mail wird bei der Einstellung “ungenügend oder neutral” versendet, wenn für mindestens einen der Rubriks die Klassierung “ungenügend” oder “neutral" berechnet wurde.
- Wenn im vorliegenden Fall der Versand des E-Mail “ungenügend” konfiguriert ist, reicht es also, wenn eine der Fragen 3-6 im Durchschnitt als ungenügend klassiert wurde, um das E-Mail auszulösen.
Tab "Report"
Dieser Tab wird erst sichtbar, wenn ein Report vorhanden ist.
Empfohlene Formulare
Für Umfragen im Rahmen des Qualitätsmanagements werden in OpenOlat erstellte Formular-Lernressourcen verwendet. Sie können im Content-Editor erstellt werden und enthalten idealerweise Rubrik-Fragen. Diese können nach einer Datenerhebung am besten ausgewertet werden. Es sind zwar z.B. auch Freitext-Felder möglich, doch dieser Fragetyp kann nicht automatisch ausgewertet werden. Es empfiehlt sich also in der Regel ein Formular mit mehreren Rubrik-Elementen und ergänzend ein oder zwei Freitext-Felder, in denen die Befragten ergänzende Kommentare selbst formulieren können.
Mehr Informationen über die Erstellung geeigneter Formulare für das Qualitätsmanagement finden Sie hier:
Qualitätsmanagement: Umfragen >
Was sollte ein Qualitätsmanagements-Formular enthalten? >
Formular als Rubrik Bewertung in einem Kurs >
Datenerhebung ausführen
Die Durchführung wird automatisch angestossen. Sobald das definierte Zeitfenster beginnt (Tab "Konfiguration"), können die befragten Personen das Formular ausfüllen und abgeben. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Abgabe nicht mehr möglich.
Datenerhebung abschliessen
Eine Datenerhebung schliesst sich selbst ab, wenn das vorgegebene Zeitfenster abgelaufen ist.
Wurde eine Datenerhebung beendet, kann sie nicht mehr in den Status "Durchführung" zurückversetzt werden.
Die Bearbeitung einer abgeschlossenen Datenerhebung ist nur noch möglich in den Tabs
- Massnahmen To-dos und
- Berechtigungen Report
Es besteht die Möglichkeit, den Abschluss einer laufenden Datenerhebung auch manuell zu erzwingen (ohne den Ablauf des vorgegebenen Zeitfensters abzuwarten). Klicken Sie dazu auf den Button zum Wechsel des Status.
