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Kursadministration - Archivierung & Reports

Was ist das Kursarchiv?

Wozu ein Kursarchiv?
Müssen z.B. die Ergebnisse von Teilnehmer:innen aus rechtlichen Gründen 10 Jahre aufbewahrt werden, kann der Kurs selbst gelöscht werden, während die Teilnehmerdaten separat in einem Kursarchiv aufbewahrt werden.

Was enthält eine Archivdatei?
Sowohl in der Kursadministration als auch im Autorenbereich können Sie Kursarchiv-Dateien erstellen. Eine Kursarchiv-Datei ist eine ZIP-Datei und enthält vor allem Excel-Dateien, in denen die Ergebnisse der Kursteilnehmer:innen tabellarisch aufgelistet sind. Gehören zur Archivierung weitere Dateien, etwa Abgaben, liegen sie in Unterordnern der ZIP-Datei.

Gesamtarchiv - Teilarchiv
Auf Wunsch können auch Teilarchive erstellt werden, wenn z.B. nur die Ergebnisse eines bestimmten Kursbausteins archiviert werden sollen. (Z.B. der Abschlusstest und Übungstests sollen nicht im Archiv enthalten sein.)

Ein solches Kursarchiv ist zu unterscheiden von der Option "Inhalt exportieren" in der Kursadministration.

Kurs > Administration > Inhalt exportieren Kurs > Administration > Archivierung & Reports > Kursarchivierung Kurs > Administration > Archivierung & Reports > Reports
Kursstruktur und Kursinhalte archivieren Ergebnisse der Teilnehmer:innen archivieren Bericht mit statistischer Analyse zu einem bestimmten Kursbaustein
leerer Kurs ohne Teilnehmerdaten reine Teilnehmerdaten zur Dokumentation (Nachweis) Report-Excel enthält mehr als die Teilnehmerdaten in den Excel des Kursarchivs
zur Übertragung in ein anderes LMS nicht wieder importierbar Report für gewisse Bausteine, wie z.B. Forum, sowie die Mitgliedschaften des Kurses
v.a. html und xml-Dateien v.a. Excel-Dateien kursbausteinspezifische Excel-Dateien

Den Menüpunkt "Archivierung & Reports" sehen Besitzer:innen des Kurses sowie Administrator:innen und Lernressourcenverwalter:innen der Organisation, der der Kurs angehört. Weiteren Personen geben Sie den Zugang über das Recht "Datenarchivierung" im Bereich "Rechte" der Mitgliederverwaltung.

Löschen Sie einen Kurs, speichert OpenOlat automatisch alle Kursdaten (nicht die Kursbausteine) in Ihren persönlichen Dateien. Dieses Archiv enthält die Datei "Mitgliedschaften" nicht. Wollen Sie festhalten, wer im Kurs welche Rolle hatte, erstellen Sie vor dem Löschen ein Gesamtarchiv oder laden Sie die Datei unter "Reports" herunter, siehe Mitgliedschaften.

Wo finde ich Kursarchiv-Dateien?

In der obersten Button-Zeile des Autorenbereichs finden Sie ganz rechts ein Icon mit 3 Punkten. Darunter finden Sie das Kursarchiv, in dem alle vorhandenen Kursarchiv-Dateien aufgelistet sind und heruntergeladen werden können.

Geöffnetes 3-Punkte-Menü ganz rechts in der obersten Buttonzeile mit dem Eintrag Kursarchiv

Wichtig

Im Kursarchiv werden alle von Ihnen erstellten Archive aufgelistet.
Administrator:innen und Lernressourcenverwalter:innen sehen im Tab "Kursarchive" auch nur die von ihnen selbst erstellten Archive oder Kurse, in denen sie Besitzer:in sind.
Im Tab "Kursarchivmanagement" listet OpenOlat Administrator:innen und Lernressourcenverwalter:innen dagegen die Archive aller Autor:innen auf.

Im Tab "Kursarchive" filtern Sie die Liste mit "Alle Archive", "Gesamtarchive" und "Teilarchive". Zu jedem erstellten Archiv stehen die Buttons "Info", "Kopieren nach", "Löschen" und "Herunterladen" bereit. "Info" zeigt die Metadaten des Archivs. Mit "Kopieren nach" legen Sie eine Kopie der ZIP-Datei in einem Ordner im File Hub ab.

Alle eigenen Kursarchive auf einen Blick: markierte Tabs Kursarchive und Kursarchivmanagement über der Liste der ZIP-Dateien mit Info, Kopieren nach, Löschen und Herunterladen

Kursarchive erstellen

Einen einzelnen Kurs archivieren

  • Öffnen Sie den Autorenbereich.
  • Wählen Sie den gewünschten Kurs.
  • Klicken Sie unter "Administration" auf die Option "Archivierung & Reports".
  • Wählen Sie anschliessend im Bereich "Kursarchivierung" einen der Buttons "Archiv erstellen" oder "Archive erstellen".

Archivierung & Reports finden: im geöffneten Menü Administration eines Kurses ist der Eintrag Archivierung & Reports markiert

Ein Archiv starten: links der markierte Menüeintrag Kursarchivierung, rechts die markierten Buttons Archiv erstellen über der leeren Archivliste und Archive erstellen in der Liste

Ein Teilarchiv erstellen

Ein Teilarchiv brauchen Sie, wenn nur ein Teil der Kursdaten aufbewahrt werden soll, etwa die Ergebnisse eines einzelnen Kursbausteins. Erstellen Sie ein Archiv in der Kursadministration, fragt der Wizard als Erstes nach der Archivart: "Gesamtarchiv" oder "Teilarchiv". Die Schritte danach hängen von der Archivart ab:

  • Gesamtarchiv: "Einstellungen" und "Übersicht". Den Schritt "Einstellungen" zeigt der Wizard nur Administrator:innen und Lernressourcenverwalter:innen der Organisation des Kurses oder wenn der Kurs einen Test enthält. Sonst folgt direkt die "Übersicht".
  • Teilarchiv: "Kursbausteine auswählen", "Einstellungen", "Weitere Objekte" und "Übersicht". Den Schritt "Einstellungen" zeigt der Wizard hier nur, wenn Sie einen Test als Kursbaustein auswählen.

Wizard-Schritt Archivart mit gewähltem Gesamtarchiv neben Teilarchiv, oben folgen in dieser Ansicht die Schritte Einstellungen und Übersicht

Beim Teilarchiv wählen Sie zuerst die Kursbausteine. Im Wizard-Schritt "Weitere Objekte" legen Sie unter "Weitere Archivobjekte" fest, was zusätzlich ins Archiv kommt: "Mitgliedschaften", "Log-Dateien", "Kursresultate" und "Kurs-Chat". Alle vier Kontrollkästchen sind vorausgewählt. Ein Gesamtarchiv enthält die Datei "Mitgliedschaften" immer, in der ZIP-Datei als course_memberships.xlsx. Was die Datei zeigt, steht unter Mitgliedschaften.

Tipp

Erstellen Administrator:innen oder Lernressourcenverwalter:innen ein Gesamtarchiv, können sie im Wizard-Schritt "Einstellungen" bei "Log-Dateien Teilnehmer:innen" entscheiden, ob die Teilnehmenden in den Logfiles "Anonymisiert" oder "Personalisiert" erscheinen. (Je nach Anforderungen des Datenschutzes.) Archive mit personalisierten Logfiles sind anschliessend nur für administrative Rollen zugänglich.

Gesamtarchive mehrerer Kurse im Autorenbereich erstellen

  • Öffnen Sie den Autorenbereich.
  • Markieren Sie alle für die Archivierung gewünschten Kurse in der 1. Spalte.
  • Sobald mindestens ein Kurs selektiert ist, erscheint über der Liste eine Buttonzeile.
  • Wählen Sie den Button "Kurs archivieren".

Zwei markierte Kurse in der ersten Spalte, darüber die eingeblendete Buttonzeile mit Kurs archivieren

Wichtig

Werden mehrere Archive mit dieser Bulk Action erstellt, können nur Gesamtarchive erstellt werden, keine Teilarchive.

Jedes dieser Gesamtarchive enthält wie im Kurs auch die Datei "Mitgliedschaften".

Kursarchivmanagement

Wichtig

Dieser Tab ist nur für OpenOlat Administrator:innen und Lernressourcenverwalter:innen verfügbar, nicht für Autor:innen.

Im Tab "Kursarchivmanagement" sind alle Kursarchive aufgelistet.

  • Sie können durch weitere Tabs vorselektiert werden: "Alle", "Gesamtarchive", "Teilarchive", "Laufende Archivierungen" und "Nur für administrative Rollen".
  • Unter dem Icon mit den 3 Punkten am Ende einer Zeile finden Sie "Metadaten anzeigen", "Herunterladen" und "Löschen". Die Kursarchive können hier eine bestimmte Zeit lang heruntergeladen werden (Voreinstellung 10 Tage).

Archive aller Autor:innen verwalten: markiert sind der Tab Kursarchivmanagement, die Filtertabs und das geöffnete 3-Punkte-Menü einer Zeile mit Metadaten anzeigen, Herunterladen und Löschen

Was wird von den einzelnen Elementen archiviert?

Umfragen

Es werden alle Umfragen des Kurses entsprechend ihrer Einbindung in der Kursstruktur angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Umfragen können ausgewählt und als ZIP-Datei gespeichert werden.

Tests

Es werden alle Tests des Kurses angezeigt. Kursbausteine "Selbsttest" sind in der Kursarchivierung nicht enthalten. Die gewünschten zu archivierenden Elemente können ausgewählt und als ZIP-Datei gespeichert werden. In der ZIP-Datei liegen dann die einzelnen ausgewählten Tests in jeweils einem extra Ordner.

Archivierte Tests werden personalisiert gespeichert und enthalten alle Testergebnisse. Jede Excel-Datei mit Testresultaten im Archiv enthält das Sheet "Exportinformationen" mit Kurs, Kursbaustein, Zeitpunkt und der Person, die das Archiv erstellt hat, siehe Tests exportieren.

Testergebnisse als PDF-Dateien enthält das Archiv, wenn Sie im Wizard-Schritt "Einstellungen" bei "Kursbausteine" die Option "Benutzerspezifisch" und beim Kursbaustein Test die Option "Erweitert – mit PDF" wählen. Die Auswahl erscheint nur, wenn in der System-Administration unter Administration > Externe Werkzeuge > PDF Generator der PDF-Dienst eingeschaltet ist. Die Option "Alle PDF-Dateien in einem Ordner" bietet nur der Export im Kursbaustein Test über den Button "Resultate exportieren". Mehr dazu unter Testergebnisse archivieren und Tests exportieren.

Den Export der Testresultate finden: Kursbaustein Test im Kursmenü, Tab Teilnehmer:innen und Button Resultate exportieren markiert

Kursresultate

Hier werden die Endresultate von allen im Kurs integrierten Assessment Bausteinen wie Tests, Bewertungen, Portfolioaufgaben, Checklisten, Aufgaben usw. von allen Teilnehmenden gebündelt als ZIP-Datei archiviert. Die ZIP-Datei kann direkt heruntergeladen und gespeichert werden. Zusätzlich legt OpenOlat sie in den persönlichen Dateien der Person ab, die sie erstellt, im Ordner private > archive > "Kurstitel".

In der ZIP-Datei findet man eine xlsx-Datei mit Informationen zu den Teilnehmenden sowie eventuell von den Teilnehmenden abgegebene Dokumente. Diese Dokumente werden pro Kursbaustein gebündelt und enthalten Unterordner mit den Namen der Teilnehmenden, die Dokumente eingereicht haben.

Kursresultate beinhalten die zusammengefasste Gesamtauswertung eines Kurses, nicht einzelne Elemente.

Mitgliedschaften

Wer Resultat-Exporte eines Kurses ausserhalb von OpenOlat auswertet oder den Einsatz der Betreuer:innen abrechnet, braucht die Übersicht, wer in welcher Gruppe welche Rolle hat. Die Excel-Datei "Mitgliedschaften" liefert diese Übersicht für den ganzen Kurs in einer Datei: alle Teilnehmer:innen, Betreuer:innen und Besitzer:innen mit ihrer Rolle im Kurs, in jeder Gruppe des Kurses und in jedem Element des Course Planner, mit dem der Kurs verknüpft ist. Sie lässt sich direkt filtern und mit anderen Exporten zusammenführen.

Sie laden die Datei direkt herunter, mit dem Button "Start" unter:
Kurs > Administration > Archivierung & Reports > Reports > Mitgliedschaften

Die Datei Mitgliedschaften herunterladen: im aufgeklappten Menü Reports der Eintrag Mitgliedschaften markiert, rechts der Hinweistext und der markierte Button Start

Der Dateiname setzt sich aus dem Kurstitel, dem Wort "Mitgliedschaften" sowie Datum und Uhrzeit des Downloads zusammen. OpenOlat legt diese Datei nicht im Kursarchiv ab. Zusätzlich ist sie Teil jedes Gesamtarchivs, und beim Teilarchiv steht sie als Archivobjekt zur Wahl, siehe Ein Teilarchiv erstellen.

Aufbau der Datei
Die Datei hat vier Blätter:

  • Teilnehmer_innen: alle Personen, die an mindestens einer Stelle Teilnehmer:in sind
  • Betreuer_innen: alle Personen, die an mindestens einer Stelle Betreuer:in sind
  • Besitzer_innen: alle Personen, die an mindestens einer Stelle Besitzer:in sind
  • Exportinformationen: URL des Kurses, OpenOlat Version, Kurstitel, Kurskennzeichen, Exportsprache, Zeitpunkt "Exportiert" und die Person unter "Exportiert von"

Die Blätter "Teilnehmer_innen", "Betreuer_innen" und "Besitzer_innen" haben dieselben Spalten, in dieser Reihenfolge:

  1. die Angaben zur Person, standardmässig "Anmeldename", "Vorname" und "Nachname"
  2. "Kurs" für die Rolle direkt im Kurs
  3. je eine Spalte pro Gruppe des Kurses, alphabetisch nach Gruppenname
  4. je eine Spalte pro Element des Course Planner, mit dem der Kurs verknüpft ist, alphabetisch nach Name des Elements

Spalten für Gruppen gibt es nur, wenn der Kurs Gruppen hat. Spalten für Elemente des Course Planner gibt es nur, wenn der Kurs mit solchen Elementen verknüpft ist. Die Zeilen sind nach Nachname und Vorname sortiert.

Blatt Betreuer_innen, eine Zeile je Person: die markierten Spalten Kurs, zwei Gruppen und ein Element des Course Planner zeigen die Rolle, etwa Gruppenbetreuer:in; unten die vier Blätter markiert

So lesen Sie die Datei
Auf einem Blatt steht jede Person genau einmal, in einer Zeile. In den Zellen steht die Rolle, die die Person an dieser Stelle hat:

  • in der Spalte "Kurs": "Teilnehmer:in", "Betreuer:in" oder "Besitzer:in"
  • in der Spalte einer Gruppe: "Gruppenteilnehmer:in" oder "Gruppenbetreuer:in"
  • in der Spalte eines Elements des Course Planner: "CPL-Teilnehmer:in", "CPL-Betreuer:in" oder "CPL-Besitzer:in"

Eine leere Zelle heisst, dass die Person an dieser Stelle die Rolle des Blatts nicht hat. Hat eine Person mehrere Rollen, steht sie auf mehreren Blättern. Wer zum Beispiel im Kurs Teilnehmer:in ist und zugleich Gruppe A betreut, steht auf dem Blatt "Teilnehmer_innen" mit "Teilnehmer:in" in der Spalte "Kurs" und auf dem Blatt "Betreuer_innen" mit "Gruppenbetreuer:in" in der Spalte von Gruppe A.

Nicht in der Datei stehen Personen auf der Warteliste und gelöschte Benutzer:innen.

Welche Angaben zur Person als Spalten erscheinen, legt die System-Administration fest, unter Administration > Customizing > Benutzer:innen-Attribute, Tab "Verwendungskontexte". Was ein Verwendungskontext ist, erklärt das Administrationshandbuch unter Customizing.

Die Mitgliederliste der Mitgliederverwaltung zeigt dieselben Personen mit einer Zeile pro Person. Ihr Excel-Export nennt alle Gruppen und Elemente des Course Planner einer Person kommagetrennt in der Spalte "Herkunft", ohne die Rolle je Gruppe. Mehr dazu unter Excel-Export der Herkunft.

Aufgabe und Gruppenaufgaben

Es werden alle Aufgaben und Gruppenaufgaben des Kurses angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Aufgaben bzw. Gruppenaufgaben können ausgewählt und als ZIP-Datei gespeichert werden.

In der ZIP-Datei liegen dann die einzelnen ausgewählten Aufgaben/Gruppenaufgaben in jeweils einem extra Ordner. In diesem befinden sich dann die Ergebnisse der einzelnen Lernenden sowie der Gesamtüberblick als Excel-Datei. Die Excel-Datei entsteht nur, wenn im Kursbaustein der Schritt "Bewertung" aktiviert ist. Sie enthält das Sheet "Exportinformationen". Dort steht unter "Exportiert von" die Person, die das Archiv erstellt hat, siehe Excel-Report der Resultate.

Themenvergabe

Es werden alle Themenvergaben des Kurses angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Elemente können ausgewählt und als ZIP-Datei gespeichert werden. In der ZIP-Datei liegen dann die einzelnen ausgewählten Elemente in jeweils einem extra Ordner.

Logfiles

Hier können die personalisierten Logfiles der Kursbesitzer:innen sowie die pseudonymisierten Logfiles der Teilnehmenden für einen gewählten Zeitraum gesichert werden. Je nach Umfang kann die Erstellung einige Zeit in Anspruch nehmen. Anschliessend finden Sie die Logfiles als ZIP-Datei mit Excel-Tabelle in Ihren persönlichen Dateien, im Ordner private > archive > "Kurstitel".

Foren

Es werden alle Foren des Kurses angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Foren können ausgewählt und als ZIP-Datei gespeichert werden. In der ZIP-Datei liegen dann die einzelnen ausgewählten Foren in jeweils einem extra Ordner mit einer DOCX-Datei, die sämtliche Forenbeiträge umfasst.

Neben der Archivierung kann auch ein Bericht im xlsx-Format zu den gewünschten Foren generiert werden. Jedes Posting wird im Bericht als ein Zeileneintrag vermerkt und enthält Informationen zum Erstellungsdatum, letzte Änderung, Anzahl der Wörter, Zeichenzahl usw.

Dateidiskussion

Es werden alle Dateidiskussionen des Kurses angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Elemente können ausgewählt und als ZIP-Datei gespeichert werden.

Teilnehmer:innen Ordner

Es werden alle "Teilnehmer:innen Ordner" Kursbausteine angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Elemente können ausgewählt und als ZIP-Datei gespeichert werden. In der ZIP-Datei befinden sich dann die einzelnen Elemente mit jeweils einem Ordner pro Teilnehmer mit je einem Abgabe- und Rückgabeordner.

Wikis

Es werden alle Wikis des Kurses aufgelistet. Die gewünschten zu archivierenden Wikis können ausgewählt und als ZIP-Datei gespeichert werden. In der ZIP-Datei liegen je ein Ordner pro Wiki sowie ein Ordner mit Metadaten für jedes gespeicherte Wiki.

Beim Wiki werden alle Seiten und alle hochgeladenen Dateien in eine ZIP-Datei verpackt.

SCORM Resultate

Es werden alle SCORM Kursbausteine des Kurses aufgelistet. Die gewünschten zu archivierenden SCORM Kursbausteine können ausgewählt und die Ergebnisse als ZIP-Datei gespeichert werden.

Checklisten

Es werden alle Checklisten des Kurses aufgelistet. Die gewünschten zu archivierenden Checklisten können ausgewählt und als ZIP-Datei gespeichert werden. Die ZIP-Datei enthält einen Ordner für jede Checkliste. Darin liegt je eine xlsx-Datei mit den Ergebnissen der Personen, die die Checkliste ausgefüllt haben.

Formulare

Es werden alle Kursbaustein Formulare des Kurses aufgelistet. Die gewünschten Formulare können ausgewählt und als ZIP-Datei gespeichert werden. Die ZIP-Datei enthält einen Ordner für jedes Formular. Darin liegt je eine xlsx-Datei mit den Antworten der Personen, die das Formular ausgefüllt haben.

Videoaufgabe

Es werden alle im Kurs eingebauten Kursbausteine Videoaufgabe unabhängig vom gewählten Modus aufgelistet. Die gewünschten Bausteine können ausgewählt und die Ergebnisse als ZIP-Datei gespeichert werden. Die ZIP-Datei enthält eine xlsx-Datei mit den Ergebnissen der einzelnen Teilnehmenden.

Kurs-Chat

Hier kann der Chatverlauf als xlsx-Datei exportiert und auch gelöscht werden.

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Weiterführende Informationen

Auf dieser Seite erwähnt
Inhalt exportieren >
Mitgliederverwaltung >
Persönliche Werkzeuge: File Hub >
Kursbaustein "Umfrage" >
Kursbaustein "Test" >
Externe Werkzeuge: Übersicht >
Tests exportieren >
Kursbaustein "Bewertung" >
Kursbaustein "Portfolioaufgabe" >
Kursbaustein "Checkliste" >
Kursbaustein "Aufgabe" >
Course Planner: Übersicht >
Customizing: Übersicht >
Kursbaustein "Gruppenaufgabe" >
Aufgaben und Gruppenaufgaben bewerten >
Kursbaustein "Themenvergabe" >
Kursbaustein "Forum" >
Kursbaustein "Dateidiskussion" >
Kursbaustein "Teilnehmer:innen Ordner" >
Kursbaustein "Wiki" >
Kursbaustein "SCORM 1.2" >
Kursbaustein "Formular" >
Kursbaustein "Videoaufgabe" >

Weiterführend
Aufzeichnung der Kursaktivitäten >
Löschen (eines Kurses/einer Lernressource) >
Bewertungswerkzeug - Übersicht >

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