Skip to content

Mitgliederverwaltung

In der Mitgliederverwaltung sehen Kursbesitzer:innen alle Benutzer:innen und Gruppen eines Kurses und können diese umfassend organisieren z.B. bestimmte kursbezogene Rechte vergeben, Teilnehmende kontaktieren und Kurs-Gruppen organisieren. Auch die Rechte im Kurs und die Einwilligungen zu kursbezogenen Nutzungsbedingungen bzw. Datenschutzerklärung verwalten Sie hier.

Mitgliederverwaltung eines Kurses mit den Bereichen Mitglieder, Gruppen, Course Planner, Buchungsaufträge, Einladungen, Rechte und Einwilligungen

Bereich "Mitglieder"

Wenn Sie die Mitgliederverwaltung öffnen, befinden Sie sich im Bereich „Mitglieder”. Dort sehen Sie eine tabellarische Übersicht aller Personen, die Zugriff auf den Kurs oder die Lernressource haben. Über verschiedene Tabs können Sie alle oder ausgewählte Kursmitglieder anzeigen lassen, zum Beispiel nur Betreuer:innen oder ausschliesslich Teilnehmende. Zudem ist eine Filterung nach Kursrolle oder Kontotyp möglich.

Sie können die Rollenzuordnung der Personen bearbeiten, sie aus dem Kurs entfernen oder ihnen eine E-Mail senden. Ausserdem können Sie die Mitgliederdaten als Excel-Tabelle exportieren.

Bereich Mitglieder mit Vorfiltern nach Rolle und Herkunft sowie Tabelle mit Rolle, Institution und letztem Besuch

Über das Suchfeld kann nach Mitgliedern eines Kurses gesucht werden, was bei vielen Teilnehmenden hilfreich ist.

Wählen Sie die für Sie relevanten Spalten über das Zahnrad Menü aus und sortieren Sie die Liste nach Ihren Wünschen.

Vordefinierte Filter

Über die Reiter oberhalb der Tabelle stehen folgende Vorfilter zur Verfügung:

  • Alle
  • Besitzer:innen
  • Betreuer:innen
  • Teilnehmer:innen
  • Warteliste
  • Herkunft: Kurs
  • Herkunft: Gruppe
  • Herkunft: CPL (nur sichtbar, wenn der Kurs mit dem Course Planner verbunden ist)
  • Suche

Im erweiterten Filterpanel (Pfeil-Symbol) lässt sich die Auswahl zusätzlich modifizieren nach:

  • Rolle: Besitzer:in, Betreuer:in, Teilnehmer:in
  • Kontotyp: Registrierte Benutzer:innen, Externe Benutzer:innen
  • Herkunft: Kurs, Gruppe, Course Planner
  • Gruppe: Auswahl unter den im Kurs verwendeten Gruppen
  • CPL-Element: Auswahl unter den im Kurs verwendeten Course-Planner-Elementen

Über das Zahnrad-Menü lässt sich zusätzlich die Spalte "Herkunft" einblenden. Sie zeigt an, über welchen Weg eine Person Mitglied des Kurses wurde (Kurs, Gruppe oder Course Planner). Auch die Spalten "Beitritt" und "Letzter Besuch" können hier ergänzt werden.

Detailansicht: Klicken Sie auf eine Zeile, um die Detailansicht einer Person zu öffnen. Sie zeigt eine Benutzerinfo-Karte (Kontotyp, Beitrittsdatum, ggf. letzter Besuch) mit der Aktion Bearbeiten sowie, sofern zutreffend, bis zu drei Herkunfts-Abschnitte:

  • Herkunft: Kurs: Spalten Rolle, Erstellt
  • Herkunft: Gruppe: Spalten Rolle, Gruppe, Erstellt
  • Herkunft: Course Planner: Spalten Rolle, Element, Kennzeichen, Produkt, Erstellt

Wichtig

Jeder Abschnitt erscheint nur, wenn für die betreffende Person tatsächlich eine entsprechende Herkunft vorliegt.

Excel-Export der Herkunft

Im Excel-Export der Mitgliederliste werden in der Spalte "Herkunft" alle zugehörigen Gruppen und Course-Planner-Elemente vollständig namentlich (kommagetrennt) ausgegeben. Jede Person steht dort in einer Zeile.

Brauchen Sie die Rolle einer Person in jeder einzelnen Gruppe und in jedem Element des Course Planner, etwa um den Einsatz der Betreuer:innen abzurechnen, nutzen Sie den Export "Mitgliedschaften". Er trennt die Rollen in eigene Blätter und hat für jede Gruppe und jedes Element eine eigene Spalte mit der Rolle. Mehr dazu unter Mitgliedschaften.

Benutzerinformationen bearbeiten

Wenn Sie eine Person aus der Liste auswählen, erhalten Sie weitere Informationen zu dieser Person z.B. sehen Sie die Anzahl der Kursaufrufe und können der Person weitere Rollen zuordnen.

Dialog Mitglied bearbeiten mit Kontoinformationen, Kursrollen-Checkboxen und Tabelle der Gruppenmitgliedschaften

Es gibt drei spezifische Kurs-Rollen:

  • Besitzer:in
    Besitzer:innen haben alle Rechte innerhalb eines Kurses und können auf alle Menüs der Kurs-Administration zugreifen. Sie legen die Kursstruktur an und erstellen in der Regel den OpenOlat Kurs. Die Person, die einen Kurs anlegt ist automatisch Kurs-Besitzer:in. Kurs-Besitzer:innen können auch weitere Besitzer:innen dem Kurs hinzufügen.

  • Betreuer:in
    Betreuende begleiten in der Regel den laufenden Kurs, sind jedoch bei der Erstellung nicht involviert. Kurs-Betreuer:innen haben Zugriff auf das Bewertungswerkzeug, die To-dos, die Datenerhebungsvorschau und die Statistiken. Sofern ein Unterlagenordner für Betreuende aktiviert wurde, sehen sie diesen ebenfalls in der Administration. Betreuende bewerten auch direkt im Kurs. Je nach Konfiguration im Kurseditor haben sie eventuell auch Zugriff auf weitere Optionen und Funktionen bestimmter Kursbausteine.

  • Teilnehmer:in
    Teilnehmer:innen sind in der Regel die Lernenden bzw. Personen, die an einem Online-Kurs teilnehmen. Teilnehmende können nur im Rahmen der von den Besitzer:innen bereitgestellten Möglichkeiten agieren. Teilnehmende haben standardmässig keinen Zugriff auf die Kurs Administration und die darin enthaltenen Menüs. In Lernpfad Kursen sehen nur die Teilnehmenden die visualisierte Prozentanzeige rechts oben in der Toolbar.

Ein Kursmitglied kann in einem Kurs mehrere Rollen gleichzeitig besitzen. In diesem Fall erscheint in der Toolbar des Kurses bei der betreffenden Person die Option, die Rolle zu wechseln und den Kurs aus der Perspektive der jeweiligen Kursrolle zu betrachten.

Rollenwechsel-Menü in der Toolbar mit den verfügbaren Rollen Besitzer:in, Betreuer:in und Kursplaner:in

Besitzt der User noch darüberhinausgehende System-Rollen, wie Lernressourcenverwalter:in oder Administrator:in, werden diese ebenfalls als Auswahlelement für die entsprechende Perspektive angezeigt.

Mitglieder hinzufügen

Personen können auf verschiedene Arten einem Kurs hinzugefügt werden:

  • durch manuelles Eintragen durch die Kursbesitzer:innen
  • durch Buchungsaufträge von Lernenden (siehe Zugangskonfiguration)
  • durch das Hinzufügen einer OpenOlat-Gruppe. Alle Gruppenmitglieder werden dabei automatisch dem Kurs hinzugefügt.
  • über den Course Planner im Rahmen eines übergeordneten Bildungsprodukts (CPL-Mitgliedschaft)

Manuelles Eintragen durch Kurs-Besitzer:innen

Über den Link "Mitglied hinzufügen" kann nach bestimmten Personen mit OpenOlat Account gesucht werden oder die Massensuche verwendet werden. Ein Wizard führt Sie durch die Schritte zum Hinzufügen neuer Kursmitglieder.

Die Massensuche bietet sich an, wenn der Anmeldename, die vom User verwendete E-Mail-Adresse oder die Institutionsnummer bekannt ist. Auf diesen Weg können auch viele Personen auf einmal dem Kurs hinzugefügt werden.

Alternativ kann die Option "Externe Mitglieder einladen" verwendet werden. Auf diesem Weg können auch Personen ohne OpenOlat Account für eine Dauer von maximal 180 Tagen der Lernressource hinzugefügt werden.

Button Mitglied hinzufügen mit Zusatzoption Externe Mitglieder einladen in der Mitgliederverwaltung

Tipp

Im letzten Schritt des Wizards können Sie eine E-Mail formulieren. Dort können Sie auch Variablen im E-Mail-Text verwenden. ($courseDescription, $courseName, $courseRef, $courseUrl, $courseLocation, $email, $firstName, $lastName, $userName)

Für Administrator:innen: Systemweite Konfiguration der Einladung (E-Mail, Mitgliedschaft akzeptieren) >

Zum Seitenanfang ^

Bereich "Gruppen"

Hier sehen Sie die Gruppen des Kurses und können sich schnell einen Überblick über bestimmte Aspekte wie Teilnehmerzahl, Warteliste oder Zugang machen. Sie können dem Kurs bereits bestehende OpenOlat-Gruppen hinzufügen oder neue Gruppen erstellen. Vorhandene Gruppen können auch wieder aus dem Kurs entfernt werden.

Wenn Sie auf einen Gruppennamen oder auf „Ändern“ klicken, öffnet sich die jeweilige Gruppe. Sie gelangen damit als Gruppenbetreuer:in direkt in die Gruppenadministration und können dort Änderungen vornehmen.

Gruppen können in einem OpenOlat Kurs unterschiedliche Funktionen besitzen. Typische Beispiele sind:

  • Bündelung von Einzelpersonen für selektive Freigaben
  • Gruppen für Gruppenarbeiten (kooperative Aktionen)
  • Gruppen für die Organisation des kursbezogenen Rechtemanagements

Ferner können bestimmte Kursbausteine automatisch Gruppen erstellen z.B. die Themenvergabe.

Wie Gruppen generell erstellt und konfiguriert werden, und wie man Gruppenmitglieder verwaltet, wird im Kapitel "Gruppen" behandelt.

Zum Seitenanfang ^

Bereich Course Planner

Sofern ein Kurs mit dem Course Planner verbunden ist erscheinen die entsprechenden Informationen ebenfalls in der Mitgliederverwaltung.

Bereich Course Planner in der Mitgliederverwaltung mit Elementen und deren Anzahl Besitzer:innen, Betreuer:innen und Teilnehmer:innen

Zum Seitenanfang ^

Bereich "Buchungsaufträge"

Sofern für einen Kurs Angebote eingerichtet wurden, werden unter „Buchungsaufträge“ alle Buchungsaufträge für diesen Kurs nach Status sortiert angezeigt.

Ein hier angezeigter Buchungsauftrag bedeutet, dass der Kurs eigenständig und buchbar ist und somit ein Angebot (zum Beispiel über einen Zugangscode) enthält.

Bereich Buchungsaufträge mit Status-Reitern und Tabelle der Buchungen inklusive Angebotstyp und Preis

Zum Seitenanfang ^

Bereich "Einladungen"

Hier werden alle Personen angezeigt, die über die Option "Externe Mitglieder einladen" (siehe oben) dem Kurs hinzugefügt wurden.

Zum Seitenanfang ^

Bereich "Rechte"

Häufig besteht der Wunsch, einzelnen Benutzer:innen zusätzliche Rechte zu vergeben, ohne ihnen dabei volle Besitzrechte zu übertragen oder eine weitere kursspezifische Rolle zuzuweisen. Das erledigen Sie im Bereich "Rechte" der Mitgliederverwaltung.

Dort stehen zuerst die Kursbetreuer:innen und Kursteilnehmer:innen, danach alle Gruppen des Kurses, unterteilt in Betreuer:innen und Teilnehmer:innen. Für jede dieser Zeilen kreuzen Sie die Rechte an.

Zu beachten ist dabei, dass hier keine Einzelrechte, sondern Rechte für bestimmte Kurswerkzeuggruppen vergeben werden wie z.B. Zugriff auf den Kurseditor mit allen integrierten Möglichkeiten oder das komplette Bewertungswerkzeug.

Alle Personen, die in die jeweilige Gruppe in der entsprechenden Rolle eingetragen sind, erhalten dann automatisch die Berechtigung das jeweilige Werkzeug mit allen Optionen im gesamten Kurs zu verwenden. Die Kursrechte einer Gruppe sind immer an einen einzelnen Kurs gebunden und gelten nicht pauschal.

Häufig ist die gezielte Vergabe bestimmter Rechte, anstatt des Eintrags als Besitzer:in schon aus Datenschutzgründen sinnvoll oder notwendig. Soll eine Person nur ein bestimmtes Werkzeug nutzen und sonst nicht betreuen, vergeben Sie das Recht am besten an die Teilnehmenden einer Gruppe, nicht an deren Betreuer:innen: Als Gruppenbetreuer:in erhält die Person weitere Berechtigungen.

Achtung

Gruppenbetreuer:innen erhalten grundsätzlich auch Zugang zum Bewertungswerkzeug und können alle Mitglieder der Gruppe auch bewerten. Ferner dürfen sie Änderungen an den betreuten Gruppen vornehmen und haben Zugriff auf alles, was im Kurs für Betreuende freigegeben ist.

Vergabe zusätzlicher Rechte

Was Betreuer:innen ohne diese Rechte im Kurs dürfen, beschreibt der Abschnitt Die Rolle Betreuer:in.

Folgende Kursrechte können an Kursbetreuer:innen, Kursteilnehmer:innen und an die Betreuer:innen oder Teilnehmer:innen einer Gruppe vergeben werden:

Gruppen-Verwaltung

Für die aktivierte Personengruppe erscheint zusätzlich das Menü der Kurs "Administration" und es stehen zusätzlich alle Aktionen aus dem Bereich "Gruppen" der Mitgliederverwaltung also z.B. Gruppen erstellen, zum Kurs hinzufügen oder entfernen, Mails an Gruppen verschicken sowie die Aktionen aus dem Bereich "Einwilligungen" zur Verfügung.

Mitglieder-Verwaltung

Für die aktivierte Personengruppe erscheint zusätzlich das Menü der Kurs "Administration". Es stehen alle Aktionen der Bereiche Mitglieder, Gruppen, Buchungsaufträge und Einwilligungen der Mitgliederverwaltung zur Verfügung, jedoch kein Rechtemanagement und kein Course-Planner-Bereich.

Kurseditor

Für die aktivierte Personengruppe erscheint zusätzlich das Menü der Kurs "Administration".

Bei Aktivierung dieser Rechte-Gruppe können auch Nicht-Autoren den Kurseditor mit allen dazu gehörenden Funktionalitäten verwenden. Darüber stehen der Gruppe noch weitere Menüs wie "Dateien", "Erinnerung", "Prüfungsverwaltung", "Lernbereich" u.a. zur Verfügung. In der Prüfungsverwaltung starten und beenden Mitglieder mit diesem Recht auch eine Prüfung mit manuellem Start.

Datenarchivierung

Für die aktivierte Gruppe erscheint zusätzlich das Menü Kurs-Administration mit dem Untermenü Archivierung & Reports. Mitglieder haben Zugriff auf alle Bereiche der Archivierung und damit auf sämtliche Kursdaten. Sie können Kursinhalte wie Forenbeiträge oder Testergebnisse aller Teilnehmenden archivieren.

Die Vergabe dieser Berechtigung sollte aus Datenschutzgründen sorgfältig abgewogen werden.

Bewertungs-Werkzeug

Es erscheint zusätzlich das Menü "Administration" mit dem Bewertungswerkzeug.

Auch ohne als Betreuer:in im Kurs eingetragen zu sein, können so Mitglieder sämtliche Leistungen der Teilnehmenden bewerten und kommentieren. Mit diesem Recht starten und beenden sie im Bewertungswerkzeug auch eine Prüfung mit manuellem Start, siehe Wer eine Prüfung manuell starten und beenden kann.

Wichtig

Zugang zur Bewertung in der Kursansicht erhalten sie damit aber nicht.

Erhalten Betreuer:innen dieses Recht, sehen sie im Bewertungswerkzeug alle Teilnehmer:innen des Kurses, nicht nur die Teilnehmenden ihrer Gruppe. Sie bewerten alle und können Bewertungsdaten zurücksetzen.

Glossar-Werkzeug

Dieses Recht erlaubt es den Mitgliedern, das Glossar des Kurses zu bearbeiten. Das ist nur sinnvoll, wenn dem Kurs ein Glossar zugeordnet ist. Die Mitglieder öffnen es über das Werkzeug "Glossar" in der Toolbar.

Statistiken

Für die aktivierte Personengruppe erscheint zusätzlich das Menü der Kurs "Administration".

Mitglieder mit diesem Recht erhalten Zugriff auf alle für diesen Kurs zur Verfügung stehenden Statistikbereiche, also Kursstatistiken, Fragebogen Statistiken und Teststatistiken. Die Daten können angezeigt und heruntergeladen werden.

Prüfungsmodus

Für die aktivierte Personengruppe erscheint zusätzlich das Menü der Kurs "Administration" mit der Prüfungsverwaltung.

Mitglieder dürfen neue Prüfungskonfigurationen einrichten, bearbeiten und löschen. In der Prüfungsverwaltung starten und beenden sie auch eine Prüfung mit manuellem Start, siehe Wer eine Prüfung manuell starten und beenden kann.

Kurs Datenbank

Für die aktivierte Personengruppe erscheint zusätzlich das Menü der Kurs "Administration".

Mitglieder können hier Kursdatenbanken erstellen, zurücksetzen, löschen und exportieren.

Zum Seitenanfang ^

Sofern kursbezogene Nutzungsbedingungen bzw. die kursbezogene Datenschutzerklärung aktiviert sind, werden die gespeicherten Einwilligungen der einzelnen Benutzer:innen hier aufgelistet. Ausgewählte Einwilligungen können an dieser Stelle widerrufen oder auch gelöscht werden. Beim Widerruf wird die Einwilligung zurückgesetzt, der Eintrag bleibt aber erhalten. Wird ein User in OpenOlat gelöscht, so werden auch alle kursbezogenen Einwilligungen entfernt.

Zum Seitenanfang ^

Weiterführende Informationen

Auf dieser Seite erwähnt
Kursadministration - Archivierung & Reports >
Kurs-Administration: Übersicht >
Lernpfadkurs - Überblick >
Toolbar: Übersicht >
Rollen und Rechte: Übersicht >
Zugangskonfiguration / Freigabe >
Modul Gruppen >
Kursbaustein "Themenvergabe" >
Gruppen >
Course Planner: Übersicht >
Bewertungswerkzeug - Übersicht >
Rollen und Rechte: Welche Rollen gibt es? >
Glossar >
Prüfungsverwaltung: Prüfungsmodus >
Kurseinstellungen >

Weiterführend
Rollen und Rechte: Rollen zuweisen >
Kurseinstellungen - Tab Optionen >

Zum Seitenanfang ^