E-Mail Einstellungen

Die E-Mail Einstellungen liegen in der System-Administration unter: Administration > Core Konfiguration > E-Mail. Die Seite hat zwei Segmente: "Einstellungen" mit den Vorgaben zur E-Mail-Adresse und zum OpenOlat Postfach, und "E-Mail Vorlage" mit dem Aussehen der versendeten E-Mails.

E-Mail Adresse

Im Abschnitt "E-Mail Adresse" definieren Sie, welche Einschränkungen für die E-Mail-Adresse der Benutzer:innen gelten. Unter jeder der beiden Optionen nennt ein Link die Anzahl der Konten ohne E-Mail-Adresse bzw. ohne eindeutige E-Mail-Adresse. Der Link öffnet die Liste dieser Konten in der Benutzerverwaltung. Sind die E-Mail-Adresse oder ihre Eindeutigkeit optional, stehen einige Funktionen von OpenOlat nicht zur Verfügung, zum Beispiel die Selbstregistrierung, Vitero und WebDAV.

Obligatorisch

Wenn diese Option nicht aktiviert ist, bedeutet dies, dass die E-Mail-Adresse für ein Konto optional ist. Dies führt jedoch zu Einschränkungen, da OpenOlat darauf ausgelegt ist, dass jede Person eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat. Folgende Einschränkungen treten auf (Liste nicht abschliessend):

• Es werden keine realen E-Mails versendet.
• Es werden keine Benachrichtigungen versendet.
• Der Login mit der E-Mail-Adresse ist nicht möglich.
• Das Passwort kann nicht zurückgesetzt werden.

Eindeutig

Wenn diese Option nicht aktiviert ist, bedeutet dies, dass mehrere Konten dieselbe E-Mail-Adresse haben können. Folgende Einschränkungen treten auf (Liste nicht abschliessend):

• Der Login mit der E-Mail-Adresse ist generell deaktiviert. Das heisst, es kann sich auf der ganzen Plattform niemand mehr mit der E-Mail-Adresse einloggen, nur noch mit dem Anmeldenamen. Dies gilt auch für Konten mit einer eindeutigen E-Mail-Adresse.
• Bei Konten ohne eindeutige E-Mail-Adresse funktioniert das Zurücksetzen des Passworts nur noch über die Eingabe des Anmeldenamens, aber nicht mehr über die E-Mail-Adresse.

Achtung

In beiden Fällen können entweder keine oder keine eindeutigen E-Mails verschickt werden. Deshalb ist es zwingend empfohlen, das interne OpenOlat Postfach zu aktivieren! Ansonsten können unerwartete Fehler auftreten!

E-Mail Postfach und Versand

OpenOlat verfügt über ein internes E-Mail-Postfach-System, das alle im System gesendeten und empfangenen E-Mails im persönlichen Postfach jeder Person auflistet: Persönliche Werkzeuge: E-Mail. Das E-Mail-Postfach in OpenOlat ist eine optionale Komponente.

OpenOlat Postfach aktivieren

• Ist das OpenOlat Postfach ausgeschaltet, so werden alle in OpenOlat erstellten E-Mails ausschliesslich an die persönliche E-Mail-Adresse versandt. Das OpenOlat Postfach ist in den persönlichen Werkzeugen nicht sichtbar.
• Ist das OpenOlat Postfach eingeschaltet, so werden alle empfangenen und gesendeten E-Mails im persönlichen Postfach jeder Person aufgelistet.

Unter "Standardeinstellung für E-Mail Versand" legen Sie als Administrator:in das Standardverhalten fest:

• "E-Mails an das interne OpenOlat Postfach zustellen"
• "E-Mails an das interne OpenOlat Postfach und die persönliche E-Mail Adresse zustellen"

Jede Person kann zudem in ihren persönlichen Einstellungen unter "E-Mail Versand" selbst festlegen, wohin OpenOlat ihre E-Mails zustellt. Diese eigene Wahl überschreibt Ihre Standardeinstellung. Die Standardeinstellung gilt nur für die Personen, die selbst noch keine Wahl getroffen haben. Ohne gültige E-Mail-Adresse im Profil findet in keinem Fall eine Zustellung nach aussen statt.

Unabhängig von beiden Einstellungen leitet jede Person einzelne Nachrichten aus dem Postfach an ihre eigene Adresse weiter: Persönliche Werkzeuge: E-Mail.

Posteingang und Postausgang

Für den Posteingang und den Postausgang legen Sie getrennt fest, was eine Person über die weiteren Empfänger:innen einer E-Mail sieht. In beiden Bereichen stehen dieselben zwei Schalter zur Verfügung:

• "Namen der Empfänger anzeigen"
• "E-Mail Adressen anzeigen"

E-Mail Vorlage

OpenOlat versendet für verschiedene Ereignisse E-Mails. Um die E-Mails attraktiver zu gestalten, werden diese als HTML-Mails inklusive Formatierung versendet. Mit der E-Mail Vorlage passen Sie das allgemeine Aussehen der E-Mails an.

Die E-Mail Vorlage gilt für alle E-Mails und steuert nur deren Aussehen, nicht deren Text. Den Text einer einzelnen E-Mail legen Sie dort fest, wo die E-Mail entsteht: Texte einzelner E-Mails.

Die folgenden Variablen müssen in der Vorlage vorkommen:

• $content: Wird ersetzt mit dem eigentlichen Inhalt der E-Mail. Der Inhalt ist in der Regel an die Sprache der Empfänger:in angepasst.
• $footer: Wird ersetzt mit der generischen Fusszeile. Die Fusszeile ist an die Sprache der Empfänger:in angepasst und lässt sich mit dem Sprachanpassungswerkzeug für jede Sprache ändern (Variablen footer.no.userdata und footer.with.userdata im Paket org.olat.core.util.mail).

Texte einzelner E-Mails

Mehrere Funktionen von OpenOlat bringen einen eigenen Mailtext mit. Diesen Text passen Sie in der jeweiligen Funktion an, nicht in der E-Mail Vorlage:

• Erinnerungen im Kurs: Betreff und Mailtext jeder Erinnerung, mit eigenen Variablen.
• Kursbaustein "E-Mail": Betreff und Nachricht als Vorlage für die E-Mails, die der Kursbaustein versendet.
• Kursbaustein "Test": Betreff und Mailtext der Bestätigung nach der Testabgabe, wahlweise aus der Vorlage oder als eigener Text.
• Kursbaustein "Aufgabe": vorformulierter Text der Bestätigung nach der endgültigen Abgabe, im Tab "Abgabe" anpassbar.
• Korrektur-Workflow eines Tests: Mailtext für die Benachrichtigung der Korrektor:innen, wahlweise als eigener Text oder aus einer Vorlage.
• Zertifikatsprogramm: Vorlagen der vorbereiteten Benachrichtigungen und der Erinnerungen zur Rezertifizierung, im Tab "Meldungen" anpassbar.
• Mitgliederverwaltung: Im letzten Schritt des Assistenten "Mitglieder hinzufügen" formulieren Sie die E-Mail an die neuen Mitglieder, ebenfalls mit Variablen.
• e-Assessment Administration: Test: systemweit vorformulierte Texte für die E-Mails an die Beteiligten des Korrektur-Workflows, in mehreren Sprachen.
• Lebenszyklen: Konto: Benachrichtigungen vor und nach Kontoablauf, Deaktivierung und Löschung, je Schritt einzeln formulierbar.
• Automatischer Gruppenlebenszyklus: Benachrichtigungen vor und nach der Inaktivierung sowie vor und nach der Löschung einer Gruppe.

Texte der System-Mails

Viele E-Mails entstehen ohne Zutun einer Person: der Validierungscode bei der Registrierung, die Meldung vor dem Ablauf eines Kontos oder die Bestätigung beim Eintritt in eine Gruppe. Für diese System-Mails gibt es kein Textfeld in der System-Administration. Ihr Text ist als Variable im Sprachpaket der jeweiligen Funktion abgelegt.

Anpassen lässt sich der Text mit dem Sprachanpassungswerkzeug in der System-Administration unter:
Administration > Customizing > Sprachanpassungswerkzeug

Die Anleitung Wie verwende ich das Sprachanpassungswerkzeug? zeigt Schritt für Schritt, wie Sie die Variable zu einem Text finden und ihren Wert ändern.

Die Hürde liegt dabei nicht im Werkzeug, sondern im Auffinden der Variable: Die Mailtexte verteilen sich über die Sprachpakete aller Funktionen, die E-Mails versenden. Wenn Sie die passende Variable nicht finden, wenden Sie sich an den Support Ihrer OpenOlat-Instanz. Dort erfahren Sie, in welchem Paket die Variable liegt und wie sie heisst.

E-Mail Signatur

Mit der E-Mail Signatur hängt OpenOlat den persönlichen Text einer Person an das Ende der E-Mails, die diese Person aus OpenOlat heraus über ein E-Mail-Formular verschickt, zum Beispiel über den Kursbaustein "E-Mail", den Kursbaustein "Liste der Teilnehmer:innen" oder die Mitgliederverwaltung. Der Text steht im Mailfenster am Ende der Nachricht und lässt sich dort vor dem Versand noch bearbeiten. Die Signatur erfasst jede Person selbst: Persönliche Konfiguration: Profil.

Damit das Feld für die Signatur im Profil erscheint, aktivieren Sie das Attribut "emailSignature" in der System-Administration unter:
Administration > Customizing > Benutzer:innen-Attribute

Schritt 1: Tab "Properties", Zeile "emailSignature" aktivieren

Screen

Schritt 2: Tab "Contexts", Kontext "org.olat.user.ProfileFormController" bearbeiten

Screen

Im Kontext schalten Sie für "emailSignature" die Spalte "Verwenden" ein. Erst damit steht das Feld im Profil zur Verfügung.

Screen

Die empfohlene Einstellung:

Weiterführende Informationen

Auf dieser Seite erwähnt
Persönliche Werkzeuge: E-Mail >
Persönliche Konfiguration: Einstellungen >
Erinnerungen >
Kursbaustein "E-Mail" >
Kursbaustein "Test" >
Kursbaustein "Aufgabe" >
Test Einstellungen - Administration >
Course Planner: Zertifikatsprogramme >
Mitgliederverwaltung >
e-Assessment Administration: Test >
Lebenszyklen: Übersicht >
Automatischer Gruppenlebenszyklus >
Wie verwende ich das Sprachanpassungswerkzeug? >
Persönliche Konfiguration: Profil >

Zum Seitenanfang ^