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Course Planner: Import / Export

Produkte, Durchführungen und Mitgliedschaften lassen sich im Course Planner über eine Excel-Datei exportieren und importieren. Der Import-Assistent prüft die Daten in jedem Schritt und zeigt vor der Ausführung genau an, was neu erstellt, geändert oder ignoriert wird .

Übersicht

Export und Import ergänzen die manuelle Erfassung im Course Planner: Bestehende Strukturen lassen sich als Excel-Datei exportieren, in dieser Datei bearbeiten und anschliessend wieder importieren, um Produkte, Durchführungen und Mitgliedschaften in grosser Zahl neu anzulegen oder zu aktualisieren.

Folgende Elemente können exportiert bzw. importiert werden:

  • Produkte
  • Durchführungen (Elemente, Templates, Kurse, Termine)
  • Mitgliedschaften
  • Benutzer:innen

Der Import-Assistent wird über das Mehr-Menü (⋮) auf dem Course-Planner-Dashboard gestartet.

Der Eintrag Importieren im Mehr-Menü oben rechts, hervorgehoben auf der Startseite des Course Planners

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Export

Einstiegspunkte

Der Export steht an mehreren Stellen im Course Planner zur Verfügung:

  • Im Course-Planner-Dashboard, im Bereich "Produkte", "Durchführungen" oder "Termine": über das Mehr-Menü oder als Bulk-Aktion für mehrere ausgewählte Einträge
  • Auf der Seite eines einzelnen Produkts: als globale Aktion, sowie im Tab "Durchführung" über Mehr-Menü oder Bulk-Aktion
  • Auf der Seite einer einzelnen Durchführung: als globale Aktion

Ein Export auf Ebene der Durchführung enthält immer alle zugehörigen Angaben inklusive der Mitgliederdaten, auch bei einem Bulk-Export mehrerer ausgewählter Durchführungen.

Die Aktion Export im Menü der drei Punkte am Zeilenende, hervorgehoben in der Produktliste des Course Planners

Bulk Vorgang Zwei markierte Produkte und der Button Export über der Liste, hervorgehoben in der Produktliste des Course Planners

Zwei markierte Durchführungen mit dem Button Export über der Liste und die Aktion Export im Zeilenmenü, in der Liste der Durchführungen

Die Aktion Export im Zeilenmenü eines Termins, hervorgehoben in der Terminliste des Course Planners

Die Aktion Export im Menü der drei Punkte oben rechts, hervorgehoben im Tab Mitglieder einer geöffneten Durchführung

Der Dateiname der exportierten Excel-Datei folgt dem Muster "CPL_Produkte_\<Datum und Zeit>" .

Aufbau der Excel-Datei

Die exportierte Excel-Datei enthält je nach Exportart bis zu vier Sheets:

  • Produkte: Titel, Kennzeichen, ORG-Kennzeichen, Absenzen, Beschreibung, Erstellungsdatum, zuletzt geändert
  • Durchführungen: eine Zeile pro Objekt (Durchführung, Element, Template, Kurs oder Termin), mit Objekttyp, Kennzeichen, Titel, Status, Zeitraum sowie typspezifischen Feldern wie Kalender, Absenzen, Fortschritt oder Fachbereich. Der Fachbereich-Pfad beginnt mit dem Taxonomie-Identifier ("\<Identifier>:/\<Pfad>") . Bei Terminen folgt nach dem Ort die Spalte "Räume" mit den gebuchten Räumen im Format "Gebäude-Kennzeichen:Raum-Kennzeichen", mehrere Räume durch Semikolon getrennt
  • Mitgliedschaften: Zuordnung von Benutzer:innen zu Durchführungen mit Rolle (Teilnehmer:in, Betreuer:in, Klassenlehrer:in, Kursbesitzer:in, Elementbesitzer:in)
  • Benutzer:innen: Anmeldename, Vorname, Nachname, E-Mail, Organisationszugehörigkeit, Kontoablauf

Zusätzlich enthält jede Export-Datei ein Sheet "Exportinformationen" mit URL, OpenOlat-Version, Exportsprache sowie Datum und Name der exportierenden Person .

Tipp

Für einen Import empfiehlt es sich, zuerst einen Export der bestehenden Struktur durchzuführen und diese Datei als Grundlage zu verwenden, statt die Datei von Grund auf neu zu erstellen.

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Import-Assistent

Der Import-Button steht auf dem Course-Planner-Dashboard nur Benutzer:innen mit der Rolle "Kursplaner:in" oder "Administrator:in" zur Verfügung.

Der Import-Assistent führt in fünf Schritten durch die Kontrolle und Ausführung des Imports. Enthalten die Daten Fehler, kann der Assistent nicht abgeschlossen werden, solange die entsprechenden Zeilen nicht ignoriert werden .

Umgang mit Fehlern und Warnungen

Jede fehlerhafte Zelle wird direkt in der Tabelle mit Spaltenname und Grund angezeigt, zum Beispiel "Kennzeichen: Wert erforderlich" oder "ORG - Kennzeichen: \<Wert> existiert nicht". Enthält eine Zeile mindestens einen Fehler, wird sie automatisch vom Import ausgeschlossen.

Warnungen verhindern den Import nicht, weisen aber auf mögliche Probleme hin, zum Beispiel wenn ein Wert zu lang ist und deshalb gekürzt wird, oder wenn sich ein Element seit dem letzten Export bereits geändert hat.

Die vollständige Liste aller Fehler- und Warnungscodes finden Sie in der Import/Export: Referenz.

Schritt 1: Datei auswählen

Laden Sie die Excel-Datei mit den zu importierenden Daten hoch. Die Beispieldatei ist zu finden, wenn der Importvorgang gestartet wird. Diese verlinkte Datei kann dort heruntergeladen werden.

Der Link Excel Vorlage unter Importbeispiel und die Bedingungen an die Datei, im Schritt Datei auswählen des Import-Assistenten

Wichtig

Die Excel-Datei muss folgende Bedingungen erfüllen: Das Sheet "Produkte" muss vorhanden sein, alle mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, Kennzeichen müssen im gesamten System eindeutig sein, und Organisationen, Elementtypen und Fachbereiche müssen bereits im System vorhanden sein.

Schritt 2: Produkte überprüfen

Die Tabelle zeigt alle Produkte aus der Excel-Datei mit ihrem Importstatus: "Keine Änderungen", "Geändert" oder "Neu". Über vordefinierte Filter ("Alle", "Geändert", "Neu", "Ignoriert", "Mit Fehlern", "Mit Warnungen", "Mit Änderungen") lässt sich die Liste einschränken.

Enthält eine Zeile einen Fehler, wird sie automatisch vom Import ausgeschlossen und farblich hervorgehoben. Über die Checkbox "Ignoriert" können auch fehlerfreie Zeilen gezielt vom Import ausgeschlossen werden.

Ein Produkt mit Importstatus Neu, der Checkbox Ignoriert und den Filtern von Alle bis Mit Änderungen, im Schritt Produkte überprüfen des Import-Assistenten

Schritt 3: Durchführungen überprüfen

Analog zu Schritt 2, hier für die Durchführungsstruktur (Elemente, Templates, Kurse, Termine). Ein zusätzlicher Filter "Objekttyp" erlaubt das Einschränken nach Art des Objekts .

Wird ein übergeordnetes Element ignoriert oder enthält es einen Fehler, werden auch alle untergeordneten Objekte automatisch vom Import ausgeschlossen.

Ist das Modul "Termine und Absenzen" auf der Instanz deaktiviert, werden Termine beim Import automatisch als "Ignoriert" gesetzt .

Wichtig

Ist ein Kurs mit dem Verwendungszweck "Eigenständig" konfiguriert, wird für Administrator:innen ausnahmsweise nur eine Warnung statt eines Fehlers angezeigt, damit auch ältere, nicht auf den Course Planner umgestellte Kurse importiert werden können. Es wird empfohlen, nur Kurse mit dem Verwendungszweck "Verwendung im Course Planner" zu verwenden .

Die Fehlermeldung zu 38 Elementen und Zeilen mit Fehlersymbolen, automatisch als Ignoriert markiert, im Schritt Implementierungen überprüfen des Import-Assistenten

Schritt 4: Benutzer:innen überprüfen

Die Tabelle zeigt alle Benutzer:innen aus der Excel-Datei mit Anmeldename, Vor- und Nachname, E-Mail und Organisationszugehörigkeit. Auch Benutzer:innen können nur neu angelegt, nicht aktualisiert werden.

Wichtig

Ist auf der Instanz die Option "E-Mail obligatorisch" nicht aktiviert, kann das Feld E-Mail leer bleiben .

Benutzer:innen mit Anmeldename, Name, E-Mail, ORG-Kennzeichen und Kontoablauf, fehlerhafte Zellen rot markiert, im Schritt Benutzer:innen überprüfen

Schritt 5: Mitgliedschaften überprüfen

Die Tabelle zeigt alle Mitgliedschaften aus der Excel-Datei mit Produkt, Durchführung, Rolle und Anmeldename. Mitgliedschaften können nur neu angelegt, nicht aktualisiert werden .

Mitgliedschaften mit Produkt- und Durchführungs-Kennzeichen, Rolle und Anmeldename, fehlerhafte Zellen markiert, im Schritt Mitgliedschaften überprüfen

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Weiterführende Informationen

Course Planner: Übersicht >
Course Planner: Produkte >
Course Planner: Durchführungen >
Import/Export: Referenz >

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