Modul Organisationen
Das Modul "Organisationen" ist optional in OpenOlat verfügbar. Es wird in der System-Administration unter Administration > Module > Organisationen aktiviert. Die System-Administration und damit alle Tabs auf dieser Seite öffnen Systemadministrator:innen.
Aktivierung
frentix-Kund:innen kontaktieren für die Aktivierung bitte: contact@frentix.com. Nach der Aktivierung können diverse zusätzliche Einstellungen für die systemweite Konfiguration vorgenommen werden. Bei Systemen mit dem fx-Release werden diese Anpassungen durch frentix vorgenommen.
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Tab Konfiguration
Im Tab Konfiguration schalten Sie das Modul und seine Zusatzfunktionen ein, die Ihre Organisation braucht. Der Tab enthält
- die Aktivierung des Moduls Organisationen
- die Aktivierung der E-Mail-Domänen-Zuordnung (nur sichtbar bei aktiviertem Modul Organisationen)
- die Aktivierung des Ordners für rechtliche Dokumente (nur sichtbar bei aktiviertem Modul Organisationen)
- die Aktivierung der Debitorennummer (nur sichtbar bei aktiviertem Modul Organisationen)
- den Abschnitt "Status", der die Standardorganisation nennt und warnt, wenn Konten mit globalen Rollen in verschiedenen Organisationen liegen oder mehrere Organisationen die Bezeichnung "default-org" tragen
Im Modul "Organisationen" kann die Unternehmensstruktur abgebildet werden. Anschliessend können Rollen, Rechte und Sichtbarkeit von Kursen und Inhalten von der Zugehörigkeit zu einer bestimmten Organisationseinheit abhängig gemacht werden.
Auch die Möglichkeit zur Selbstregistration von Kursteilnehmer:innen kann von der Zugehörigkeit zu einer bestimmten Organisationseinheit abhängig gemacht werden. Diese Einschränkung wird vorgenommen, indem die Mail-Adresse neuer Benutzer:innen mit den hinterlegten E-Mail-Domänen abgeglichen und automatisch einer bestimmten Organisationseinheit zugeordnet wird.
Debitorennummer
Stellt Ihre Organisation Kurse in Rechnung, verbindet die Debitorennummer jede Buchung mit der Person oder Organisation, die Ihre Buchhaltung dafür führt. Die Debitorennummer ist die Nummer, unter der die Buchhaltung eine Person oder eine Organisation führt. Steht sie im Export der Buchungsaufträge, ordnet die Buchhaltung jede Buchung ohne Nachschlagen dem richtigen Konto zu.
Sie schalten die Debitorennummer im Tab "Konfiguration" ein, im Abschnitt "Debitorennummer" mit dem Schalter "Debitorennummer aktivieren". Der Abschnitt erscheint erst, wenn das Modul Organisationen eingeschaltet ist. Standardmässig ist der Schalter aus.
Ist der Schalter ein, steht das Feld "Debitorennummer" an drei Orten zur Verfügung:
- im Reiter "Profil" eines Kontos in der Benutzerverwaltung, siehe Kontoeinstellungen verwalten
- im Tab Metadaten einer Organisation
- bei einer Rechnungsadresse einer Organisation
Das Feld ist nie ein Pflichtfeld und nimmt beliebigen Text an. Erfasste Nummern zeigt OpenOlat im Course Planner in der Mitgliederliste einer Durchführung und in der Rechnungsadresse eines Buchungsauftrags. Der Report Buchungsaufträge enthält drei zusätzliche Spalten: die Debitorennummer der Person, die der Rechnungsadresse und die der Organisation, zu der die Rechnungsadresse gehört.
Schalten Sie die Debitorennummer wieder aus, verschwindet das Feld aus allen Formularen. Die erfassten Nummern bleiben gespeichert, OpenOlat zeigt sie aber nicht mehr an und exportiert sie nicht.
Tab Organisationsstruktur
Im Tab "Organisationsstruktur" finden sich die bereits erstellten Organisationen mit ihren Unterorganisationen als Baumstruktur dargestellt.
Neue Organisationen erstellen und bearbeiten
Neue Organisationen können über den Button "Neue Organisation erstellen" rechts oben oder bei bestehenden Organisationen durch Klick auf die 3 Punkte und "Unterorganisation erstellen" hinzugefügt werden. Beide Dialoge enthalten dieselben Felder wie der Tab Metadaten.
Ist die Debitorennummer eingeschaltet, blenden Sie in der Liste der Organisationen über "Spalten auswählen" die Spalte "Debitorennummer" ein. Standardmässig ist sie ausgeblendet.
Eine bestehende Organisation verschieben Sie mit Klick auf die 3 Punkte und "Organisation verschieben". Im Fenster wählen Sie die Organisation, unter der sie künftig liegen soll, und bestätigen mit "Organisation verschieben". Ihre Unterorganisationen ziehen mit. Fehlt "Organisation verschieben" unter den 3 Punkten, ist das Verschieben gesperrt: bei der Standardorganisation immer, bei anderen Organisationen durch ein externes System, das die Organisation verwaltet. Das Fenster bietet nur Organisationen an, unter denen der Organisationstyp der verschobenen Organisation erlaubt ist. Rollen, die die Organisation von ihrer bisherigen übergeordneten Organisation geerbt hat, entfallen; die vererbten Rollen der neuen übergeordneten Organisation kommen hinzu. Die Rechte, die Sie in der verschobenen Organisation für Linienvorgesetzte und Ausbildungsverantwortliche gesetzt haben, setzt OpenOlat beim Verschieben zurück. Notieren Sie sie vorher und setzen Sie sie nach dem Verschieben neu.
Nach oben verschieben Sie in zwei Schritten
Eine Organisation lässt sich nicht direkt in eine Organisation verschieben, die in der Baumstruktur über ihr liegt. OpenOlat meldet dann "Eine Organisation kann nicht in eine ihr über- oder untergeordnete Organisation verschoben werden." Verschieben Sie die Organisation zuerst in eine Organisation, die weder über ihr noch unter der Zielorganisation liegt, und von dort in die Zielorganisation. frentix-Kund:innen können diesen Zwischenschritt nicht selbst ausführen und wenden sich an den frentix Support: support@frentix.com
Wählen Sie in der Baumstruktur eine Organisation aus oder klicken Sie bei ihr unter den 3 Punkten auf "Bearbeiten", um ihre Metadaten und weiteren Zuordnungen anzupassen oder zu ergänzen.
Administration > Module > Organisationen > Tab "Organisationsstruktur" > "Name der Organisation" > Tab "Rechtliche Dokumente"
Ist der Ordner unter Administration > Module > Organisationen > Tab "Konfiguration" aktiviert, zeigt OpenOlat diesen Tab bei jeder Organisation. Die administrativen Rollen einer Organisation, ausser Autor:innen, öffnen den Ordner zusätzlich im File Hub unter "Rechtliche Dokumente". Administrator:innen der Organisation können dort Dokumente zu organisationsspezifischen Belangen ablegen. Die übrigen administrativen Rollen haben nur Lesezugriff.
Metadaten
Administration > Module > Organisationen > Tab "Organisationsstruktur" > "Name der Organisation" > Tab "Metadaten"
Im Tab "Metadaten" pflegen Sie die Angaben, an denen eine Organisation in OpenOlat erkannt wird. Neben der Bezeichnung und dem Namen können ein Standort und eine Beschreibung eingetragen werden. Ist die Debitorennummer eingeschaltet, steht zwischen Standort und Beschreibung zusätzlich das Feld "Debitorennummer". Die ID und die Externe ID zeigt OpenOlat nur an, sie lassen sich hier nicht ändern. Ausserdem erfolgt hier die Zuordnung des Organisationstyps (wie im Tab "Organisationstypen" definiert). Wird bei der Erstellung jede Organisation mit einem entsprechenden Organisationstyp verknüpft, kann so eine hierarchische Struktur aufgebaut werden. Eine Organisation, die gleichzeitig mehreren übergeordneten Organisationen angehört, lässt sich nicht abbilden.
Bei Organisationen, die Systemadministrator:innen selbst erstellt haben, lassen sich Bezeichnung und Name jederzeit ändern. Gesperrt sind die beiden Felder nur, wenn ein externes System die Organisation verwaltet. Ein solches System kann über die REST API auch die Debitorennummer einer Organisation setzen und das Feld dabei sperren.
Anders bei der Standardorganisation, die das Bild zeigt: Ihre Bezeichnung ist immer gesperrt, ihr Name nicht. OpenOlat legt die Standardorganisation beim ersten Start mit dem Namen "OpenOLAT" und der Bezeichnung "default-org" an und sperrt dabei das Feld "Bezeichnung". OpenOlat erkennt die Standardorganisation an dieser Bezeichnung, deshalb bleibt das Feld auch später gesperrt. Den Namen können Systemadministrator:innen jederzeit im Tab "Metadaten" ändern, etwa in den Namen der eigenen Organisation. Im Bild trägt sie den geänderten Namen "OpenOlat". Kurse, Lernressourcen und Rollen bleiben beim Umbenennen unverändert zugeordnet. Verschieben oder löschen lässt sich die Standardorganisation nicht.
Hinweis
Gleicht Ihr OpenOlat die Organisationen mit LDAP-Gruppen ab, ordnet es jeder LDAP-Gruppe die Organisation zu, deren Bezeichnung, Name oder Externe ID dem Namen der Gruppe entspricht. Gross- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle. Wählen Sie für die Standardorganisation deshalb keinen Namen, den auch eine LDAP-Gruppe trägt. Sonst verwaltet LDAP die Mitglieder der Standardorganisation.
Kontenverwaltung
Administration > Module > Organisationen > Tab "Organisationsstruktur" > "Name der Organisation" > Tab "Kontenverwaltung"
Im Tab "Kontenverwaltung" erhält man eine Liste mit den aktuell dieser Organisationseinheit zugeordneten Benutzer:innen. Ebenso können bestehende Benutzer:innen wieder entfernt werden.
Mit dem Button "Konto hinzufügen" können weitere Benutzer:innen einer bestimmten Rolle hinzugefügt werden. Hierfür wird aus den aufgelisteten Rollen die gewünschte ausgewählt. Im anschliessenden Dialog kann nach Benutzer:innen gesucht werden. Entsprechend der Auswahl können sie hinzugefügt werden. Auch das Hinzufügen von mehreren Benutzer:innen ist möglich.
Jeder Stufe der Organisation können Mitglieder verschiedenster Rollen zugeordnet werden.
Die Rollen-Zuordnung ist möglich
- auf einer spezifischen Organisation
- auf einer spezifischen Organisation und allen dieser Organisation untergeordneten Organisationsstrukturen
Lernressourcen
Administration > Module > Organisationen > Tab "Organisationsstruktur" > "Name der Organisation" > Tab "Lernressourcen"
Im Tab "Lernressourcen" sehen Sie, welche Kurse der Organisation direkt zugeordnet sind, und passen diese Zuordnung an. Über "Kurse hinzufügen" kann in einem Dialog nach weiteren eigenen und verfügbaren Kursen gesucht werden, um diese der Organisation zuzuordnen. Um Kurse wieder zu entfernen, markieren Sie die Zeilen in der Liste und klicken auf "Entfernen". OpenOlat fragt im Dialog "Lernressourcen entfernen" nach, bevor es die Zuordnung aufhebt.
"Kurse hinzufügen" findet nur Kurse. Tests, Videos und andere Lernressourcen ordnen Sie einer Organisation in der Administrativen Freigabe der Lernressource zu, beschrieben unter Kurseinstellungen - Tab Freigabe. Für mehrere Lernressourcen gleichzeitig gibt es die Sammelaktion im Autorenbereich.
Achtung
OpenOlat prüft beim Entfernen nicht, ob der Kurs danach noch einer anderen Organisation zugeordnet ist. Wollen Sie einen Kurs in eine andere Organisation verschieben, klicken Sie deshalb zuerst in der neuen Organisation auf "Kurse hinzufügen". Erst danach entfernen Sie den Kurs in der bisherigen Organisation mit "Entfernen".
Die Zuordnung von Bildungsprodukten erfolgt im Course Planner in der jeweiligen Durchführung.
Linienvorgesetzte
Administration > Module > Organisationen > Tab "Organisationsstruktur" > "Name der Organisation" > Tab "Linienvorgesetzte:r"
Linienvorgesetzte sehen im Coaching den Lernfortschritt ihrer Mitarbeitenden. Welche Angaben und Aktionen ihnen dabei offenstehen, legen Sie in diesem Tab mit den Rechten fest. Die Rechte gelten für eine Organisation auf oberster Ebene der Baumstruktur und für alle ihre Unterorganisationen. Den Tab zeigt OpenOlat deshalb nur bei Organisationen auf oberster Ebene.
Ausbildungsverantwortliche
Administration > Module > Organisationen > Tab "Organisationsstruktur" > "Name der Organisation" > Tab "Ausbildungsverantwortliche"
Ausbildungsverantwortliche sehen im Coaching dieselbe Übersicht wie Linienvorgesetzte und übernehmen zusätzlich administrative Aufgaben. Welche Angaben und Aktionen ihnen offenstehen, legen Sie in diesem Tab mit den Rechten fest. Wie bei den Linienvorgesetzten gelten die Rechte für eine Organisation auf oberster Ebene und für alle ihre Unterorganisationen, und OpenOlat zeigt den Tab nur bei Organisationen auf oberster Ebene.
Rechnungsadressen
Administration > Module > Organisationen > Tab "Organisationsstruktur" > "Name der Organisation" > Tab "Rechnungsadressen"
Bucht eine Person ein Angebot mit Rechnung, wählt sie eine Rechnungsadresse ihrer Organisation aus, statt die Adresse selbst einzugeben. Diese Rechnungsadressen hinterlegen Sie hier je Organisation mit "Erstellen". Das Formular öffnet sich im Dialog "Rechnungsadresse bearbeiten", auch beim Anlegen einer neuen Adresse. Zur Auswahl stehen der Person die aktiven Rechnungsadressen der Organisationen, in denen sie Benutzer:in ist.
Der Tab erscheint nur, wenn die Angebotsart "Rechnung" eingeschaltet ist. Sie wählen sie in der System-Administration unter "Verfügbare Angebotsart" aus:
Administration > Core-Konfiguration > Zugangskontrolle, siehe Core-Konfiguration.
Eine Rechnungsadresse besteht aus den Feldern "Identifikator", "Name / Firma", "Zusatz / Abteilung", "Adresszeile 1" bis "Adresszeile 4", "Postfach", "Region", "PLZ", "Ort" und "Land". Pflichtfelder sind "Identifikator", "Name / Firma", "Adresszeile 1", "Ort" und "Land".
Ist die Debitorennummer eingeschaltet, hat eine Rechnungsadresse einer Organisation zusätzlich das Feld "Debitorennummer", direkt unter "Identifikator". Persönliche Rechnungsadressen haben dieses Feld nicht, ebenso wenig eine Adresse, die erst beim Buchen über "Andere Organisationsadresse" eingegeben wird. Ist eine Nummer erfasst, steht sie als erste Zeile der Rechnungsadresse, überall wo OpenOlat die Adresse anzeigt: in der Detailansicht eines Buchungsauftrags im Course Planner, bei der Auswahl der Rechnungsadresse während der Buchung mit Rechnung und in den eigenen Buchungsaufträgen der Teilnehmer:innen.
E-Mail-Domänen-Zuordnungen
Administration > Module > Organisationen > Tab "Organisationsstruktur" > "Name der Organisation" > Tab "E-Mail-Domänen-Zuordnungen"
Zu jeder Organisation kann eine E-Mail-Domäne angegeben werden, anhand derer die Zugehörigkeit von Benutzer:innen zu dieser Organisationseinheit geprüft werden kann. Dies ist dann von Bedeutung, wenn sich Benutzer:innen selbst für Kurse anmelden können, die Kurse jedoch nur für eine bestimmte Organisationseinheit verfügbar sein sollen.
Tab Organisationstypen
Die Organisationstypen definieren, welche Elemente eine Organisationsstruktur enthalten kann und geben diesen Elementen eine nähere Bedeutung. Die Typen können dabei auch eine hierarchische Struktur abbilden, dies ist allerdings nicht zwingend. Ein Beispiel für Organisationstypen ist Firma --> Bereich --> Abteilung.
Über "Organisationstyp erstellen" können weitere Typen angelegt werden. Neben dem Kennzeichen und dem Namen kann eine Beschreibung angegeben werden. Es ist an dieser Stelle möglich, per CSS Klasse ein nur für diesen Organisationstyp geltendes Layout zu hinterlegen. Zudem können dem neuen Organisationstyp bereits bestehende Typen untergeordnet werden.
Tab E-Mail-Domänen-Zuordnungen
Sichtbarkeit
Dieser Tab wird nur angezeigt, wenn die E-Mail-Domänen-Zuordnung im Tab "Konfiguration" aktiviert wurde.
Existieren Organisationseinheiten, kann die Selbstregistration auf bestimmte E-Mail-Domänen eingeschränkt werden. Neue Benutzer:innen werden dann basierend auf ihrer E-Mail-Domäne automatisch einer Organisationseinheit zugeordnet und nur für Inhalte/Kurse dieser Organisationseinheit zur Selbstregistration zugelassen.
Die Liste zeigt die Zuordnungen aller Organisationen. Die Spalte "Unter-Domänen erlaubt" sagt, ob auch E-Mail-Adressen einer Unter-Domäne zur Organisation passen, etwa "hr.example.com" zur Domäne "example.com". Die Spalte "Konten mit Domäne" zählt die Konten der Organisation, deren E-Mail-Adresse zur Domäne passt.
Weiterführende Informationen
Auf dieser Seite erwähnt
Kontoeinstellungen verwalten >
Course Planner: Durchführungen >
Reports: Buchungsaufträge >
Persönliche Werkzeuge: File Hub >
REST API >
Kurseinstellungen - Tab Freigabe >
Autorenbereich - Sammelaktionen >
Core-Konfiguration: Übersicht >
Persönliche Werkzeuge: Buchungsaufträge >
Weiterführend
Rollen zuweisen >
Rollen und Rechte: Welche Rollen gibt es? >
Selbstregistration >