Projekte - Administration

Wenn Sie ein Projekt einrichten, weiterverwenden oder beenden, finden Sie die Befehle dazu an einer Stelle: im 3-Punkte-Menü rechts oben im geöffneten Projekt. Das Menü enthält:

• Projekt bearbeiten: Titel, Teaser und Bilder der Startseite festlegen
• Mitgliederverwaltung: die Mitglieder des Projekts verwalten
• Report herunterladen: einen Report über das Projekt herunterladen
• Projekt kopieren
• Als Vorlage speichern
• Projekt abschliessen und Projekt reaktivieren
• Projekt löschen

Wichtig

Welche Einträge das Menü zeigt, hängt von Ihrer Projektrolle ab.

Projekt bearbeiten

Mit "Projekt bearbeiten" gestalten Sie die Startseite des Projekts: Titel, Teaser und Bilder, die alle Mitglieder beim Öffnen des Projekts sehen. Die Inhalte (Termine eintragen, To-dos erstellen usw.) bearbeiten Sie dagegen direkt im Projekt.

Ändern können diese Angaben Projektbesitzer:innen, Projektleiter:innen, Projektbüro-Mitarbeiter:innen, Administrator:innen und Projektverwalter:innen. Die übrigen Mitglieder finden an derselben Stelle "Projekt anzeigen" und sehen die Angaben nur.

Öffnen Sie im Cockpit des Projekts rechts oben das 3-Punkte-Menü und wählen Sie "Projekt bearbeiten".

Es öffnet sich der Dialog "Projekt bearbeiten". Vier Angaben aus dem Dialog erscheinen auf der Startseite des Projekts.

• Titel: Pflichtfeld. Der Titel steht als Überschrift auf der Startseite und bezeichnet das Projekt in der Projektliste.
• Teaser: Kurztext, der auf der Startseite direkt unter dem Titel erscheint.
• Avatar: Quadratisches Bild links oben auf der Startseite. Beste Resultate mit der Grösse 240x240px, maximale Dateigrösse 2 MB.
• Hintergrund Bild: Bild über die ganze Breite der Startseite. Beste Resultate mit der Grösse 2588x500px, maximale Dateigrösse 2 MB.

Ein hochgeladenes Bild tauschen Sie mit "Ersetzen" aus oder entfernen es mit "Löschen". Mit "Speichern" übernehmen Sie die Änderungen.

So erscheinen die vier Angaben auf der Startseite des Projekts:

Drei weitere Felder erscheinen nicht oder nur klein auf der Startseite:

• Administrative Freigabe: Pflichtfeld. Die Organisationen, denen das Projekt zugeordnet ist. Projektverwalter:innen und Administrator:innen dieser Organisationen sehen das Projekt im Tab "Administration". Ohne eine dieser Rollen ist Ihre eigene Organisation vorbelegt und nicht änderbar.
• Kennzeichen: Frei wählbare Referenz, zum Beispiel eine Projektnummer. Sie erscheint klein unter dem Titel und als einblendbare Spalte in der Projektliste.
• Beschreibung: Ausführlicher Text zum Projekt. Die Startseite zeigt ihn nicht an.

Projekt kopieren

Soll ein neues Projekt mit denselben Inhalten starten, kopieren Sie ein bestehendes Projekt mit "Projekt kopieren" im 3-Punkte-Menü.

Kopiert werden:

• alle To-dos
• alle Entscheide
• alle Notizen
• alle Dateien

Nicht kopiert werden:

• Projektmitglieder

Teilweise kopiert werden:

• Termine und Meilensteine (werden ohne Datum kopiert)

Projektvorlagen

Wenn Sie ähnliche Projekte wiederholt anlegen, sparen Sie mit einer Vorlage die Einrichtung jedes einzelnen Projekts.

Ein bestehendes Projekt speichern Sie im 3-Punkte-Menü mit "Als Vorlage speichern" als Vorlage.

Es öffnet sich der Dialog "Als Vorlage speichern". Eine private Vorlage steht nur Ihnen zur Verfügung. Eine organisationsweite Vorlage steht allen Mitgliedern der gewählten Organisationen zur Verfügung. Die Auswahl "Sichtbarkeit" mit den Optionen "Nur für mich" und "Für alle Mitglieder der Organisation" sehen nur Personen mit der Organisationsrolle Administrator:in oder Projektverwalter:in. Erlaubt die System-Administration unter Administration > Module > Projekte auch Autor:innen, Projekte und Vorlagen hinzuzufügen, sehen auch Autor:innen diese Auswahl. Alle übrigen Personen erstellen immer eine private Vorlage. Bei der Option "Für alle Mitglieder der Organisation" wählen Sie im Feld "Vorlage Organisationen" die Organisationen aus, in denen Sie eine dieser Rollen haben.

Eine Vorlage, die nicht auf einem bestehenden Projekt aufbaut, legen Sie im Tab "Projektvorlagen" an: Projekte > Tab "Projektvorlagen" > Button "Leere Vorlage erstellen". Für die Sichtbarkeit gilt dort dieselbe Regel wie beim Speichern eines Projekts als Vorlage.

Projekte abschliessen

Ist die Arbeit an einem Projekt erledigt, schliessen Sie es im 3-Punkte-Menü mit "Projekt abschliessen" ab.

Abschliessen können ein Projekt nur:

• Projektbesitzer:innen
• Projektleiter:innen
• Projektbüro-Mitarbeiter:innen
• Administrator:innen
• Projektverwalter:innen

Wichtig

Dieselben Personen können ein abgeschlossenes Projekt mit "Projekt reaktivieren" wieder aktivieren.

Projekt löschen

Ein Projekt, das nicht mehr gebraucht wird, löschen Sie im 3-Punkte-Menü mit "Projekt löschen".

Löschen können ein Projekt nur:

• Projektbesitzer:innen
• Administrator:innen
• Projektverwalter:innen

Wichtig

Ein gelöschtes Projekt erscheint in der Liste "Gelöschte". Dort lässt es sich nur noch ansehen, nicht mehr bearbeiten. Projektbesitzer:innen, Administrator:innen und Projektverwalter:innen können es mit "Projekt reaktivieren" wieder aktivieren.

Tab Administration

Administrator:innen und Projektverwalter:innen behalten im Bereich "Projekte" die Projekte ihrer Organisationen im Blick und räumen ruhende Projekte auf. Dafür haben sie einen weiteren Tab: Projekte > Tab "Administration".

Oberhalb der Projektliste grenzen diese Filter die Liste ein:

• Ohne kürzliche Aktivität
  Die Liste zeigt Projekte, in denen seit mehr als 28 Tagen keine Aktivität stattgefunden hat. Ihr Status ist "Aktiv" oder "Abgeschlossen". Prüfen Sie, ob sich diese Projekte abschliessen oder löschen lassen. Im Zweifel fragen Sie bei den Projektbesitzer:innen nach.

• Zu Löschen
  Die Liste "Zu Löschen" erscheint nur im Tab "Administration". Sie zeigt Projekte mit dem Status "Abgeschlossen", in denen seit mehr als 28 Tagen keine Aktivität stattgefunden hat.

• Abgeschlossen
  Anhand dieser Liste fragen Projektverwalter:innen nach, ob sich Projekte, die seit längerem abgeschlossen sind, löschen lassen.
  Abgeschlossene Projekte lassen sich noch reaktivieren.

• Gelöschte
  Gelöschte Projekte lassen sich nur noch ansehen, nicht mehr bearbeiten. Projektbesitzer:innen, Administrator:innen und Projektverwalter:innen können sie mit "Projekt reaktivieren" wieder aktivieren.

Weiterführende Informationen

Auf dieser Seite erwähnt
Projekte: Mitgliederverwaltung >
Projekte - Projektreport >

Weiterführend
Projekte: Überblick >
Rollen und Rechte: Welche Rollen gibt es? >
Modul Projekte >

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