Projekte - Administration
Um zur Projektadministration Ihres Projektes zu gelangen, öffnen Sie das gewünschte Projekt und klicken rechts oben auf die 3 Punkte. Im aufgeklappten Menü erscheinen mehrere administrative Möglichkeiten.
Zur Administration eines Projektes gehören
- die Konfiguration und Darstellung der Startseite (Projekt bearbeiten)
- die Verwaltung der Mitglieder des Projektes
- die Möglichkeit, Reports herunterzuladen
- Projekte zu kopieren
- Projekte als Vorlage zu speichern
- Projekte zu beenden und abzuschliessen
- Projekte zu löschen
Wichtig
Welche Menüpunkte in dem Bereich erscheinen, ist von der Projektrolle abhängig.
Projekt bearbeiten
Mit "Projekt bearbeiten" ist nicht die inhaltliche Bearbeitung gemeint (Termine eintragen, To-dos erstellen, usw.), sondern die Bearbeitung der Startseite des Projektes.
Projekt kopieren
Kopiert werden:
- alle To-dos
- alle Entscheide
- alle Notizen
- alle Dateien
Nicht kopiert werden:
- Projektmitglieder
Teilweise kopiert werden:
- Termine und Meilensteine (werden ohne Datum kopiert)
Projektvorlagen
Es vereinfacht die Erstellung eines neuen Projektes, wenn auf eine Vorlage zurückgegriffen werden kann.
Ein angelegtes Projekt kann als Vorlage gespeichert werden. Wählen Sie hierfür im 3-Punkte-Menü die Option "Als Vorlage speichern".
Es erscheint ein Menü. Hier kann u.a. angegeben werden, ob die Vorlage nur für den eigenen Gebrauch oder für alle Mitglieder der Organisationseinheit zur Verfügung stehen soll.
Darüber hinaus kann eine leere Vorlage im Tab "Projektvorlagen" erstellt werden, was häufig ein sinnvollerer Weg ist.
Projekte abschliessen
Wird ein Projekt abgeschlossen, haben alle Projektmitglieder anschliessend nur noch schreibgeschützten Zugriff.
Abgeschlossen werden kann ein Projekt nur durch
- Projektbesitzer:innen,
- Projektleiter:innen,
- Projektbüro-Mitarbeiter:innen,
- Administrator:innen,
- und Projektverwalter:innen.
Wichtig
Durch diese Personen kann ein Projekt auch wieder reaktiviert werden.
Projekt löschen
Gelöscht werden können Projekte nur durch
- den/die Projektbesitzer:in,
- Administrator:innen,
- und Projektverwalter:innen.
Wichtig
Durch das Löschen eines Projektes erscheint es in der Liste "Gelöschte". Die Projekte können dort nur noch angesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden.
Tab Projektadministration
OpenOlat-Administrator:innen und Projektverwalter:innen haben unter dem Menüpunkt "Projekte" einen weiteren Tab: Projekte > Tab "Administration".
Für Ihre Verwaltungsaufgaben stehen dort folgende (Filter-)Funktionen zur Verfügung:
-
Ohne kürzliche Aktivität
In dieser Liste befinden sich Projekte, in denen seit mehr als 28 Tagen keine Aktivität stattgefunden hat. Ihr Status kann "aktiv" oder "abgeschlossen" sein. Projekte in dieser Liste sollten geprüft werden, ob sie nicht evtl. abgeschlossen bzw. gelöscht werden können. (Man kann bei dem/der Projektbesitzer:in evtl. nachfragen.) -
Zu löschen
Die Liste "Zu löschen" erscheint nur im Tab "Administration". In ihr werden Projekte mit Status "abgeschlossen" angezeigt, die ausserdem ohne kürzliche Aktivität sind. -
Abgeschlossen
Sind Projekte seit längerem abgeschlossen, können Projektverwalter:innen auf Grund dieser Liste evtl. nachfragen, ob Projekte gelöscht werden können.
Abgeschlossene Projekte können noch reaktiviert werden. -
Gelöschte
Gelöschte Projekte können nur noch angesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden.