Course Planner: Durchführungen
Was ist eine Durchführung?
Ein Bildungsprogramm/Produkt (aus einem oder mehreren Kursen bestehend) kann mehrfach angeboten und durchgeführt werden. Jede Durchführung kann zu einem anderen Termin stattfinden und an jeder Durchführung sind dann andere Teilnehmer:innen dabei.
In einem Bildungsprogramm/Produkt werden zu jeder Durchführung ein oder mehrere Kurse zugeordnet. Der oder die mehrfach verwendeten Kurse sind nur einmal vorhanden.
Soll ein Kurs mehrfach verwendet werden und dabei immer genau gleich bleiben, kann er auch als Template angelegt werden. Die Kurse werden dann für jede Durchführung instanziert (aus der Template-Vorlage erstellt). Diese Instanzierung kann auch automatisiert zu einem bestimmten Termin erfolgen. Z.B. einige Tage vor Beginn einer Durchführung. Bis dahin können die Templatebesitzer:innen noch an der Fertigstellung der Template-Kurse arbeiten. Das Organisatorische zur Durchführung (Termin, Katalogangebot, usw.) kann aber mit dem Course Planner bereits vorbereitet sein.
Von dieser Konzeptidee her, werden in der Regel in jeder Durchführung die gleichen Kurse zugeordnet und verwendet. Es ist aber in OpenOlat auch möglich, die Inhalte in jeder Durchführung anzupassen.
Die Liste der Durchführungen
Haben Sie in der Übersicht des Course Planners den Button "Durchführungen" gewählt, gelangen Sie zunächst zu einer Liste aller Durchführungen dieses Produkts. Sie können mit Filtern die Auswahl eingrenzen.
Mit Filter speichern können häufig verwendete Filterkombinationen als eigene Voreinstellung gespeichert und wiederverwendet werden.
Über die individuelle Spaltenauswahl lassen sich zusätzlich die standardmässig ausgeblendeten Spalten Fachbereiche und Fachbereich Pfade einblenden (zwischen den Spalten "Status" und "Kalender").
Wichtig
Die Fachbereiche werden durch die Administration unter Taxonomie zur Verfügung gestellt.
Navigation in den Durchführungen
Haben Sie in der Liste eine Durchführung gewählt und geöffnet, lassen sich in den angezeigten Tabs alle Einstellungen zu dieser Durchführung vornehmen:
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rechts oben durch Klick auf den Button "Gehe zu" innerhalb der aktuellen Durchführung zu einem Element springen.
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mit den Pfeiltasten rechts oben zu anderen Durchführungen wechseln.
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durch Klick auf die verschiedenen Tabs diese Durchführung konfigurieren.
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durch Klick auf eine der Überschriften direkt zum entsprechenden Tab springen.
Tab Übersicht
Im Tab "Übersicht" werden Ihnen die Mitglieder, die nächsten Termine, die Angebote im Katalog und Kursinhalte dieses Produkts angezeigt. Dies erleichtert Ihnen die Navigation innerhalb der Durchführungsbezogenen Aktivitäten.
Über den Button Alle anzeigen im Widget Termine gelangen Sie direkt zum Tab Termine.
Die Widgets Kursinhalt und Katalog zeigen zusätzlich ein Icon im Titel sowie den Button Details , über den Sie direkt zum Tab Kursinhalt bzw. zum Tab Katalog gelangen.
Tab Struktur
Wenn es sich um eine strukturierte Durchführung handelt (der Typ wird beim Erstellen einer neuen Durchführung ausgewählt) wird das Tab "Struktur" angezeigt. In der angezeigten Baumstruktur kann jedes einzelne Element der Durchführung bearbeitet werden, bzw. es können Informationen dazu abgefragt werden.
Möchten Sie für diese Durchführung abweichend von der Produkt-Struktur ("Kopiervorlage" dieser Struktur) andere Elemente hinzufügen, finden Sie unter dem Button Erstellen die verfügbaren Element-Typen, wie sie in der Administration definiert wurden.
Mit dem Download-Button können Sie die angezeigte Struktur auch als Excel-Datei herunterladen.
In der Spalte Referenzierungen können Sie die in diesem Element referenzierten Inhalte (Kurse) anzeigen lassen.
In dieser Spalte finden Sie die Stundenpläne der jeweiligen Elemente.
In dieser Spalte finden Sie die Absenzen. (Vorausgesetzt, das Absenzenmanagement ist aktiviert.)
Wurde das Modul "Qualitätsmanagement" aktiviert, können Sie bei jedem Element zur zugeordneten Datenerhebungsvorschau springen.
In der Spalte Lernfortschritt wird der durchschnittliche Fortschritt aller Teilnehmer:innen angzeigt. Berücksichtigt werden dabei alle Lernpfadkurse dieses Elements. (Herkömmliche Kurse liefern keine Daten zum Lernfortschritt.)
Unter den 3 Punkten finden Sie Optionen zum Bearbeiten der Elemente.
Ein Element verschieben
Über die Aktion Element verschieben unter den 3 Punkten öffnen Sie den Verschiebe-Dialog. Das zu verschiebende Element ist darin farblich hervorgehoben.
Jede mögliche Zielposition wird als Radiobutton angezeigt. Nicht erlaubte Zielpositionen (z. B. ein nicht kompatibler Elementtyp) sind ausgegraut und nicht auswählbar.
Nach der Auswahl einer Zielposition erscheinen direkt am Element die Aktionen:
- Oben
- Unten
- Unterelement
Mit einem Klick auf Element verschieben wird die Verschiebung ausgeführt.
Tab Kursinhalt
Die Liste zeigt alle zu dieser Durchführung gehörenden Kurse.
Sollen für diese Durchführung (abweichend von der ursprünglichen Struktur) weitere Kurse hinzugefügt werden, verwenden Sie den Button "Kurs hinzufügen" rechts oben.
Die Option zum Entfernen eines einzelnen Kurses aus dieser Durchführung finden Sie unter den 3 Punkten am Ende einer Zeile.
Für das Entfernen mehrerer Kurse markieren Sie die Kurse mit den Checkboxen der ersten Spalte. Dann wird Ihnen ein Button zum Entfernen über der Liste angezeigt.
Kurstemplates als Kursinhalt
Wenn es dem gewählten Durchführungstyp (Einzelkurs erforderlich) entspricht, besteht die Möglichkeit auch ein Kurstemplate hinzuzufügen, das zu einem späteren Zeitpunkt instanziert werden kann. Das heisst, zum Zeitpunkt der Planung im Course Planner ist ein Kurs nur angekündigt, aber noch nicht hinzugefügt. Erst wenn die Kursdurchführung tatsächlich stattfindet, weil z.B. genügend Buchungsaufträge vorhanden sind, wird der Kurs der Durchführung hinzugefügt (instanziert).
Die Verwendung eines Templates zur Instanzierung empfiehlt sich, wenn es sich um einen immer wiederkehrenden gleichen Kurs handelt.
Die Buttons "Kurs hinzufügen" und "Kurstemplates hinzufügen" werden inaktiv, sobald die Anzahl Kurse oder Templates hinzugefügt ist, die dem gewählten Durchführungstyp entsprechen.
Erstellung von Kurstemplates
Kurstemplates werden erstellt, indem im Kurs unter Administration > Einstellungen > Freigabe > Verwendungszweck die Option "Template" gewählt wird.
Die Templates für Kursinhalte im Course Planner sind ohne eigenständige Mitgliederverwaltung, da die Mitglieder für jede Durchführung im Course Planner hinzugefügt werden.
Wichtig
Templates werden kopiert. Bei späterer Änderung des Templates bleibt die früher erstellte Kopie unverändert.
Tab Termine
- Bestehen viele Termine, sind die Filter oberhalb der Tabelle nützlich um den Überblick zu behalten.
- Mit dem Button "Termin hinzufügen" lassen sich neue Termine zur aktuell gewählten Durchführung hinzufügen.
- Ein Klick auf das + am Anfang einer Zeile zeigt die Details dieses Termins.
- Es besteht auch die Möglichkeit, Termine zu importieren. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil neben dem Button "Termin hinzufügen".
Tab Mitglieder
Wie bereits weiter oben erwähnt, kann ein Bildungsprodukt (aus einem oder mehreren Kursen bestehend) mehrfach durchgeführt werden. An jeder Durchführung sind andere Teilnehmer:innen dabei.
Deshalb werden Teilnehmer:innen zu Mitgliedern einer bestimmten Durchführung gemacht (nicht zu Mitgliedern einzelner Kurse oder eines Bildungsprodukts). Es kann bestimmt werden, ob sie Mitglieder der gesamten Durchführung oder nur eines Teilbereiches werden.
Würden die Teilnehmer:innen zu Mitgliedern des Bildungsprodukts (der "Kopiervorlage") gemacht, wären sie in allen Durchführungen dieses Produkts als Teilnehmer:innen dabei. Dies ist nicht erwünscht. Deshalb können zu einem Produkt nur Besitzer:innen als Mitglieder hinzugefügt werden, keine Teilnehmer:innen.
Mitgliederverwaltung im Course Planner
Weil die Mitgliederverwaltung bei Verwendung des Course Planners in der Durchführung gemacht wird, gibt es in den Einstellungen der Kurse die Einstellung "Einbindung in Curriculum/Produkt":
(Kurs-)Administration > Einstellungen > Tab "Freigabe" > Abschnitt "Verwendung" > Button "Einbindung in Produkt"
Der Kurs hat dann keine eigenständige Mitgliederverwaltung mehr, die Mitgliederverwaltung erfolgt nun ausschliesslich in der Mitgliederverwaltung der Durchführung, innerhalb des Course Planners.
Tab Mitglieder
Mitglieder hinzufügen
Um Teilnehmer:innen zu einer Durchführung als Mitglieder hinzuzufügen, verwenden Sie in der
Durchführung > Tab Mitglieder > den Button Teilnehmer:innen hinzufügen
Tab Mitglieder > Einladung und Mitgliedschaftsanfragen
Wenn Teilnehmer:innen einer Durchführung zugewiesen werden, erhalten sie je nach Kontext eine Systembenachrichtigung per E-Mail:
- Zuweisung zu einem Kurs: Benachrichtigung mit Link in den Kursbereich
- Zuweisung zu einem Bildungsprodukt: Benachrichtigung mit Link in den Kursbereich
- Zuweisung zu einer Gruppe: Benachrichtigung mit Link in den Gruppenbereich
Im Kursbereich, im Gruppenbereich sowie direkt auf der Kurs- oder Bildungsprodukt-Info-Seite erscheint die Hinweisbox "Anfragen zur Mitgliedschaft akzeptieren". Teilnehmer:innen können die Anfrage dort annehmen oder ablehnen. Eine Annahme ist an allen drei Stellen gleichermassen möglich.
Wichtig
Ob eine Bestätigung durch die eingeladenen Personen erforderlich ist, hängt von der Konfiguration der Reservierungspflicht ab. Details dazu finden Sie im Abschnitt zur Bestätigung der Mitgliedschaft weiter unten.
Für Administrator:innen: Systemweite Konfiguration der Einladung >
Tab Mitglieder
Bestätigung der Mitgliedschaft durch Linienvorgesetze/Ausbildungsverantwortliche
Im Course Planner kann eingerichtet werden, dass ein Buchungswunsch von einer administrativen Rolle (z.B. Linienvorgesetzte:r oder Ausbildungsverantwortliche:r) bestätigt werden muss. Mit dieser Einstellung können Benutzer:innen einen Kurs buchen, der/die Vorgesetzte muss aber in einem Zwischenschritt die Buchung bestätigen oder ablehnen.
Dieser Genehmigungsschritt kann auch in allen Angeboten eingerichtet werden, ausser bei Bezahlung mit Paypal (denn dort wird sofort bezahlt/gebucht).
Tab Katalog
Die verschiedenen Durchführungen können im Katalog angeboten werden. Dazu muss ein Angebot erstellt werden, wie zu jedem Katalogeintrag.
Um potenzielle Teilnehmer:innen auf ein Angebot im Katalog aufmerksam zu machen, können Sie einen Direktlink auf das Angebot z.B. in einer Mail verschicken. Sie finden die Links in der Übersicht der Angebote (je Durchführung im Tab Katalog).
Wurden im Katalog Angebote mit Buchungsmöglichkeit ergänzt, sind die Buchungsaufträge und ihre Details ebenfalls unter dem Tab "Katalog" im Teilbereich "Buchungsaufträge" zu finden.
Tab Einstellungen
Die Vielzahl der möglichen Einstellungen zu einer Durchführung sind unter mehreren untergeordneten Tabs zu finden. Permanent ist eine Vorschau-Info-Seite verfügbar.
Metadaten der Einstellungen
Die hier eingegebenen Metadaten werden verwendet um z.B. Suchprozesse zu vereinfachen.
Infos in den Einstellungen
Die im Tab "Infos" gemachten Angaben werden z.B. für die Anzeige im Katalog verwendet.
Durchführung in den Einstellungen
Zu den Einstellungen der Durchführung gehören der Durchführungszeitraum, der Ort und die Anzahl der Teilnehmer:innen.
Automatisierung konfigurieren
Im Unterabschnitt «Automatisierung» der Tab-Einstellungen legen Sie fest, wann Kurse automatisch instanziert und wann Statuswechsel automatisch ausgelöst werden.
Soll ein Kurs mehrfach und dabei immer genau gleich verwendet werden, kann er als Template angelegt werden. Die Kurse werden dann für jede Durchführung aus der Template-Vorlage erstellt. Die Instanzierung kann automatisiert zu einem bestimmten Zeitpunkt sowie rollenspezifisch erfolgen, z.B. einige Tage vor Beginn einer Durchführung zugänglich für Betreuer:innen. Bis dahin können die Templatebesitzer:innen noch am Template arbeiten, während die organisatorische Planung im Course Planner bereits läuft.
Geltungsbereich der Automatisierungsregeln:
Automatisierungsregeln werden auf zwei Ebenen definiert:
- Elementtyp-Ebene
Administration > Modules > Course Planner > Tab Elementtypen: Der Administrator hinterlegt Standardregeln für jeden Elementtyp. Diese Regeln gelten als Vorlage für alle Elemente dieses Typs. - Element-Ebene
Tab Einstellungen > Automatisierung: Für jedes einzelne Element entscheiden Sie, ob die Regeln des Elementtyps übernommen oder individuell überschrieben werden sollen.
Für jede Automatisierungsregel stehen zwei Modi zur Wahl:
- «Vom Typ übernehmen»: Das Element verwendet die Standardregeln des Elementtyps. Passt der Administrator die Vorlage an, wirkt sich das automatisch auf alle Elemente aus, die diesen Modus verwenden.
- «Überschreiben»: Das Element verwendet abweichende, individuell konfigurierte Regeln, unabhängig vom Elementtyp.
Typen von Automatisierungsregeln:
| Typ | Auslöser |
|---|---|
| Bei Statuswechsel | Eine Aktion wird ausgelöst, sobald der Durchführungs- oder Elementstatus einen bestimmten Wert annimmt. |
| Zeitgesteuert | Eine Aktion wird relativ zum Beginn oder Ende des Durchführungszeitraums ausgelöst. |
Zu den Elementtypen und Automatisierungsregeln (Admin) >
Zu den To-dos auf CPL-Elementen >
Bewertung in den Einstellungen
Der Unter-Tab "Bewertung" wird bei Durchführungen vom Typ Einzelkurs angezeigt. Hier verknüpfen Sie die Durchführung direkt mit einem Zertifikatsprogramm, ohne den Weg über das Programm selbst zu gehen.
- Mit dem Schalter "Zertifikatsprogramm" aktivieren oder deaktivieren Sie die Verknüpfung.
- Ist noch kein Programm verknüpft, wählen Sie über die Aktion "Auswählen" ein Programm aus. Der Dialog "Zertifikatsprogramm auswählen" zeigt Titel, Kennzeichen, Gültigkeitsdauer, Rezertifizierung und benötigte Kreditpunkte. Angezeigt werden nur Programme, auf die Sie Zugriff haben.
- Ist ein Programm verknüpft, zeigt ein Panel dessen Gültigkeitsdauer, Rezertifizierung und benötigte Kreditpunkte. Von dort öffnen Sie das Programm in einem neuen Tab (sofern Sie Zugriff auf das Programm haben) oder heben mit "Zertifikationsprogramm entfernen" die Verknüpfung auf. Das Entfernen erfordert die Rolle Kursplaner:in oder Produktbesitzer:in und muss bestätigt werden. Teilnehmer:innen, die bereits ein Zertifikat erhalten haben, bleiben Mitglieder des Programms.
Eine Durchführung kann auch direkt über das Zertifikatsprogramm hinzugefügt werden.
Beim Kopieren einer Durchführung wird die Verknüpfung zum Zertifikatsprogramm übernommen, sofern Sie die Berechtigung für das Programm besitzen. Fehlt die Berechtigung, zeigt der Assistent die Warnung "Das Zertifizierungsprogramm kann aufgrund fehlender Berechtigungen nicht übernommen werden." Beim Kopieren entsteht ein Eintrag im Aktivitätslog des Programms.
Optionen in den Einstellungen
Für jede Durchführung können hier separat Einstellungen vorgenommen werden für:
- Kalenderkonfiguration
- Stundenplan
- Absenzenkonfiguration
- Absenzenmanagement
- Fortschrittskonfiguration
Tab Absenzen
Dieser Tab erscheint nur, wenn auf dem Element die Absenzen aktiviert wurden.
Die Aktivierung erfolgt in den Einstellungen der Durchführung: Tab Einstellungen > Optionen > Absenzenkonfiguration.
Tab Reports
Die hier erstellbaren Reports beziehen sich auf die aktuell gewählte Durchführung.
Im Unterschied dazu bezieht sich die Report-Erstellung, die in der Übersicht aufgerufen werden kann, auf alle Durchführungen. Die Struktur der Excel-Dateien (Spalten) und das Vorgehen zum Erstellen ist bei beiden identisch.
Durch Klick auf die Pfeile in der Spalte "Ausführen" werden anhand der aufgelisteten Vorlagen Excel-Dateien mit den aktuellen Daten erzeugt.
Die so erstellten Excel-Dateien finden Sie dann im unteren Bereich des Screens aufgeführt. Sie können kopiert und heruntergeladen werden.
Kopieren einer Durchführung
Die Option zum Kopieren finden Sie in der Liste der Durchführungen am Ende einer Zeile unter den 3 Punkten.
Im ersten Schritt des kleinen Wizards kann gewählt werden, ob auch Kursinhalte, Termine, Mitglieder und To-dos kopiert werden sollen.
Der zweite Schritt des Wizards zeigt Ihnen eine Übersicht der Elemente, die nun kopiert werden.
Sie können hier noch Anpassungen (insbesondere der Termine) vornehmen.
Durch Klick auf das + vor einem Element zeigen Sie die Kurse und Termine des Elements an.
In einer Durchführung hat es viele verschiedene Terminangaben, die in einer bestimmten Reihenfolge angelegt sind. Beim Kopieren können alle diese Daten automatisch angepasst werden und gemeinsam verschoben werden. Verwenden Sie dazu in der Übersicht der Elemente den Button "Alle Daten schieben". Der Dialog zeigt das "Bezugsdatum (frühestes)"; Sie geben entweder die Verschiebung in Tagen ("Verschiebung nach") oder direkt das "Neue Datum" an.
To-dos beim Kopieren übernehmen
To-dos einer Durchführung werden beim Kopieren mitübernommen. Im ersten Schritt des Wizards bestimmen Sie mit der Auswahl "To-dos", wie dabei vorgegangen wird:
- Standard: To-dos mit Zuweisungen kopieren.
- Nur To-dos: To-dos ohne Zuweisungen kopieren.
- Nicht kopieren: To-dos werden nicht kopiert.
In der Übersicht der Elemente zeigt die Spalte "#To-dos", wie viele To-dos ein Element enthält. In der Detailansicht eines Elements listet der Bereich "To-dos" alle To-dos mit Titel, Priorität, Datumseingabe (absolut oder relativ), Fälligkeitsdatum, Status, Zuweisung, Delegation und Tags auf. Über die Checkbox am Zeilenanfang wählen Sie einzelne To-dos vom Kopieren ab. Sind keine To-dos vorhanden, erscheint der Hinweis "Keine To-dos verfügbar."
Löschen einer Durchführung
Auch die Option zum Löschen finden Sie in der Liste der Durchführungen am Ende einer Zeile unter den 3 Punkten.
Haben Sie eine Durchführung bereits angezeigt, finden Sie die Option zum Löschen auch rechts oben unter den 3 Punkten.
Weitere Informationen
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