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Course Planner: Durchführungen

Der Einstieg zu den Durchführungen im Bereich Produkte, daneben Produkte und Termine, darunter Produktivität mit To-dos und Reports sowie Tools mit Zertifikatsprogrammen und Raumverwaltung

Was ist eine Durchführung?

Ein Bildungsprogramm/Produkt (aus einem oder mehreren Kursen bestehend) kann mehrfach angeboten und durchgeführt werden. Jede Durchführung kann zu einem anderen Termin stattfinden und an jeder Durchführung sind dann andere Teilnehmer:innen dabei.

In einem Bildungsprogramm/Produkt werden zu jeder Durchführung ein oder mehrere Kurse zugeordnet. Der oder die mehrfach verwendeten Kurse sind nur einmal vorhanden.

Soll ein Kurs mehrfach verwendet werden und dabei immer genau gleich bleiben, kann er auch als Template angelegt werden. Die Kurse werden dann für jede Durchführung instanziiert (aus der Template-Vorlage erstellt). Diese Instanziierung kann auch automatisiert zu einem bestimmten Termin erfolgen. Z.B. einige Tage vor Beginn einer Durchführung. Bis dahin können die Templatebesitzer:innen noch an der Fertigstellung der Template-Kurse arbeiten. Das Organisatorische zur Durchführung (Termin, Katalogangebot, usw.) kann aber mit dem Course Planner bereits vorbereitet sein.

Von dieser Konzeptidee her, werden in der Regel in jeder Durchführung die gleichen Kurse zugeordnet und verwendet. Es ist aber in OpenOlat auch möglich, die Inhalte in jeder Durchführung anzupassen.

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Die Liste der Durchführungen

Haben Sie in der Übersicht des Course Planners den Button "Durchführungen" gewählt, gelangen Sie zu einer Liste der Durchführungen aller Produkte. Die Spalte "Produkt" zeigt, zu welchem Produkt eine Durchführung gehört.

Die Liste öffnet mit dem Tab "Relevant". Der Tab "Ausstehende Mitgliedschaften" zeigt die Durchführungen mit ausstehenden Mitgliedschaften, die Tabs "Vorbereitung", "Provisorisch", "Bestätigt", "Abgebrochen" und "Beendet" je einen Status und der Tab "Alle" die ganze Liste. Mit Filtern wie "Produkt", "Typ", "Durchführungszeitraum" oder "Belegungsstatus" grenzen Sie die Auswahl weiter ein.

Durchführungen anlegen, bearbeiten und löschen können Administrator:innen und Kursplaner:innen sowie Produktbesitzer:innen in ihren eigenen Produkten. Principals sehen die Durchführungen nur lesend. Die vollständige Übersicht zeigt die Rechte-Matrix des Course Planners.

Je nach Ihren Rechten bietet das Menü der 3 Punkte am Ende einer Zeile Aktionen wie Element kopieren, Mitgliederverwaltung, Export und Löschen. Wie der Export funktioniert, beschreibt Course Planner: Import / Export.

Die Liste der Durchführungen mit dem geöffneten Filter Belegungsstatus: Anzahl nicht festgelegt, Mindestanzahl nicht erreicht oder erreicht, Freie Plätze verfügbar, Ausgebucht, Überbucht

Mit Filter speichern können häufig verwendete Filterkombinationen als eigene Voreinstellung gespeichert und wiederverwendet werden.

Die Aktion Filter speichern im Menü rechts über der Tabelle, mit der eine Filterkombination als eigene Voreinstellung erhalten bleibt

Über "Spalten auswählen" lassen sich zusätzlich die standardmässig ausgeblendeten Spalten Fachbereiche und Fachbereich Pfade einblenden (zwischen den Spalten "Status" und "Kalender"). Die Fachbereiche selbst werden in der System-Administration gepflegt, unter Administration > Module > Taxonomie.

Sammelaktion «Typ ändern»

Durch Aktivieren der Checkbox in der ersten Spalte markieren Sie mehrere Durchführungen. Oberhalb der Tabelle erscheint dann die Aktion «Typ ändern». Im Dialog wählen Sie den neuen Elementtyp und bestätigen mit «Typ ändern». Zur Wahl stehen nur Typen, die zu den markierten Elementen passen.

Dieselbe Aktion steht in der Suche des Course Planners und im Tab «Struktur» einer Durchführung zur Verfügung.

Drei markierte Durchführungen mit der eingeblendeten Aktion «Typ ändern» und dem Dialog zur Auswahl des neuen Elementtyps

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Haben Sie in der Liste eine Durchführung gewählt und geöffnet, lassen sich in den angezeigten Tabs alle Einstellungen zu dieser Durchführung vornehmen:

  • rechts oben durch Klick auf den Button "Gehe zu…" innerhalb der aktuellen Durchführung zu einem Element springen.

  • mit den vier Buttons mit Pfeilen rechts oben wechseln: die beiden äusseren führen zur vorherigen oder nächsten Durchführung, die beiden inneren zum vorherigen oder nächsten Element innerhalb der Durchführung. Zeigen Sie auf einen Pfeil, erscheint seine Beschriftung, etwa "Nächste Durchführung" oder "Nächstes Element".

  • durch Klick auf die verschiedenen Tabs diese Durchführung konfigurieren.

  • durch Klick auf eine der Überschriften direkt zum entsprechenden Tab springen.

Button Gehe zu…, vier Buttons mit Pfeilen zum Wechsel zwischen Elementen und Durchführungen, die Tabs von Übersicht bis Reports und die Widget-Überschriften als Sprungziele

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Tab Übersicht

Wer eine Durchführung öffnet, sieht im Tab "Übersicht" auf einen Blick, wie es um Mitglieder, Termine, Kursinhalte, To-dos und Angebote im Katalog dieser Durchführung steht. Von jedem Widget gelangen Sie direkt in den zugehörigen Tab.

Das Widget Termine erscheint nur, wenn das Modul Termine und Absenzen systemweit aktiv ist, eingeschaltet in der System-Administration unter Administration > Module > Termine / Absenzen. Das Widget Katalog erscheint nur auf der obersten Ebene einer Durchführung, nicht bei ihren untergeordneten Elementen, und nur bei eingeschaltetem Katalog.

Wie eine Übersichtsseite aufgebaut ist und wie Sie die Kacheln anordnen, ist einmal zentral beschrieben: Übersichtsseiten und Widgets >

Die Widgets Kursinhalt und Katalog bieten den Button Details , über den Sie direkt zum Tab Kursinhalt bzw. zum Tab Katalog gelangen.

Das Widget Termine mit Wochenleiste, dem Termin des heutigen Tages und dem Button Alle anzeigen, daneben die Widgets Mitglieder, Kursinhalt mit dem Button Details und To-do

Termine-Widget

Das Widget Termine zeigt die Termine der laufenden Woche ab dem gewählten Tag, beim Öffnen ab heute, eingeschränkt auf diese Durchführung und ihre untergeordneten Elemente. Es erscheint nur, wenn das Modul Termine und Absenzen systemweit aktiv ist.

Die Wochenleiste läuft von Montag bis Sonntag, ein Punkt unter der Tagesziffer markiert die Tage mit Terminen. Ein Klick auf einen Tag setzt den Startpunkt der Liste, ein Klick auf eine Zeile öffnet den Termin. Steht bis Sonntag kein Termin mehr an, erscheint der Hinweis "Keine Termine bis Ende der Woche" mit den Buttons "Vorheriger Termin" und "Nächster Termin". Die vollständige Beschreibung des Widgets finden Sie unter Course Planner: Dashboard.

Über den Button "Alle anzeigen" gelangen Sie direkt zum Tab Termine dieser Durchführung.

Mitglieder-Widget

Das Widget Mitglieder zeigt die Kennzahl "Teilnehmer:innen" dieser Durchführung, aufgeschlüsselt nach "Aktiv" und "Ausstehend". Sind noch keine Kursverantwortlichen erfasst, zeigt das Widget den Hinweis "Noch keine Kursverantwortlichen." Über den Button "Details" gelangen Sie direkt zum Tab Mitglieder dieser Durchführung.

Die Kennzahl Teilnehmer:innen mit Aktiv und Ausstehend sowie der Hinweis Noch keine Kursverantwortlichen

Sind Kursverantwortliche erfasst, erscheinen sie anstelle des Hinweises mit ihrer Rolle (z.B. Betreuer:innen, Klassenlehrer:innen, Kursbesitzer:innen, Elementbesitzer:innen).

Ist eine maximale bzw. minimale Teilnehmerzahl definiert, ergänzt ein zusätzlicher Hinweistext die Kennzahl "Teilnehmer:innen":

  • Bei gesetztem Maximum: "\<Anzahl> verbleibende Plätze"
  • Bei gesetztem Minimum: "\<Anzahl> bis Mindestanzahl"
  • Bei ausgebuchten oder überbuchten Durchführungen erscheint die entsprechende Meldung.

Verbleibende Plätze und Abstand zur Mindestanzahl unter der Teilnehmerzahl, dazu die Kursverantwortlichen mit ihrer Rolle

To-do-Widget

Das Widget To-do zeigt Ihnen, welche Aufgaben in dieser Durchführung anstehen. Die Kennzahlen Meine To-dos, Offen und Überfällig führen je zur passenden Ansicht der To-dos. Über den Button "Alle anzeigen" gelangen Sie zum Tab «To-dos» dieser Durchführung.

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Tab Struktur

Wenn es sich um eine strukturierte Durchführung handelt (der Typ wird beim Erstellen einer neuen Durchführung ausgewählt) wird das Tab "Struktur" angezeigt. In der angezeigten Baumstruktur kann jedes einzelne Element der Durchführung bearbeitet werden, bzw. es können Informationen dazu abgefragt werden.

Die Baumstruktur mit dem Menü Erstellen, dem Download, der Spalte Ref. mit Referenzierte Kurse und den Symbolspalten

Tabs nach Status und Filter wie "Status", "Typ" und "Durchführungszeitraum" grenzen die Elemente ein. Mit "Alle öffnen" und "Alle schliessen" unter der Tabelle klappen Sie die Baumstruktur ganz auf oder zu.

Die Tabelle im Tab "Struktur" bietet folgende Funktionen:

  • Erstellen: Möchten Sie für diese Durchführung abweichend von der Produkt-Struktur ("Kopiervorlage" dieser Struktur) andere Elemente hinzufügen, finden Sie unter dem Button Erstellen die verfügbaren Element-Typen, wie sie in der System-Administration unter Administration > Module > Course Planner > Tab Elementtypen definiert wurden.
  • Download: Mit dem Download-Button können Sie die angezeigte Struktur auch als Excel-Datei herunterladen.
  • Ref.: In dieser Spalte können Sie die in diesem Element referenzierten Inhalte anzeigen lassen; der Detailbereich heisst "Referenzierte Kurse".
  • Stundenpläne: In der Spalte mit dem Kalendersymbol finden Sie die Stundenpläne der jeweiligen Elemente.
  • Absenzen: In der folgenden Spalte finden Sie die Absenzen, vorausgesetzt, Absenzmanagement ist für das Element eingeschaltet, direkt in den Optionen der Einstellungen oder über den Elementtyp.
  • Datenerhebungsvorschau: Sind in der System-Administration das Modul "Qualitätsmanagement" und die "Datenerhebungsvorschau" eingeschaltet, können Sie bei jedem Element zur zugeordneten Datenerhebungsvorschau springen. Beides finden Sie unter: Administration > Module > Qualitätsmanagement.
  • Lernfortschritt: In dieser Spalte wird der durchschnittliche Fortschritt aller Teilnehmer:innen angezeigt. Berücksichtigt werden dabei alle Lernpfadkurse dieses Elements. Herkömmliche Kurse liefern keine Daten zum Lernfortschritt.
  • 3 Punkte: Am Zeilenende finden Sie die Aktionen zu einem Element: In neuem Tab öffnen, Bearbeiten, Element verschieben, ein Eintrag zum Erstellen eines Unterelements, beschriftet mit dem Elementtyp (zum Beispiel Neues Unterelement "Modul" erstellen), Element kopieren, Mitgliederverwaltung und Löschen.

Das Menü der drei Punkte mit allen Aktionen zu einem Element, vom Öffnen in neuem Tab bis zum Löschen

Ein Element verschieben

Über die Aktion Element verschieben unter den 3 Punkten öffnen Sie den Verschiebe-Dialog. Das zu verschiebende Element ist darin zusammen mit seinen Unterelementen farblich hervorgehoben; diese Zeilen lassen sich nicht als Ziel auswählen.

Jede mögliche Zielposition wird als Radiobutton angezeigt. Nicht erlaubte Zielpositionen (z. B. ein nicht kompatibler Elementtyp) sind ausgegraut und nicht auswählbar.

Nach der Auswahl einer Zielposition erscheinen direkt am Element die Aktionen:

  • Oben
  • Unten
  • Unterelement

Mit einem Klick auf Element verschieben wird die Verschiebung ausgeführt.

Die möglichen Zielpositionen als Radiobuttons mit den Aktionen Oben, Unten und Unterelement, das zu verschiebende Element farbig hervorgehoben

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Tab Kursinhalt

Die Liste zeigt alle zu dieser Durchführung gehörenden Kurse mit den Spalten "Typ", "Titel", "Erstellt durch" und "Status", je nach Konfiguration auch "Zeitabschnitt". Die Spalte "Ref." nennt die Anzahl Termine eines Kurses; ein Klick auf die Zahl listet die Termine auf.

Sollen für diese Durchführung (abweichend von der ursprünglichen Struktur) weitere Kurse hinzugefügt werden, verwenden Sie den Button "Kurs hinzufügen" rechts oben.

Die Option zum Entfernen eines einzelnen Kurses aus dieser Durchführung finden Sie unter den 3 Punkten am Ende einer Zeile.
Für das Entfernen mehrerer Kurse markieren Sie die Kurse mit den Checkboxen der ersten Spalte. Dann erscheinen über der Liste die Buttons "Status ändern" und "Entfernen".

Zwei markierte Kurse und darüber die Buttons Status ändern und Entfernen, rechts oben der Button Kurs hinzufügen


Automatisch gesteuerte Kursinhalte
Steuern Automatisierungsregeln den Inhalt dieser Durchführung, erscheint oberhalb der Liste der Abschnitt «Übersicht Automatisierung». Aufgeführt sind nur aktive Regeln, die den Inhalt betreffen. Zu jeder Regel sehen Sie die Art der Regel, also «Instanziierung» oder den Zielstatus, dazu das Datum der geplanten Ausführung und die Bedingung, die die Ausführung auslöst. Über den Link «Einstellungen» wechseln Sie direkt zur Konfiguration der Automatisierung.

Die Infobox Übersicht Automatisierung mit Art, geplantem Ausführungsdatum und auslösender Bedingung je Regel sowie dem Link Einstellungen


Kurstemplates als Kursinhalt
Wenn es dem gewählten Durchführungstyp (Einzelkurs erforderlich) entspricht, besteht die Möglichkeit auch ein Kurstemplate hinzuzufügen, das zu einem späteren Zeitpunkt instanziiert werden kann. Das heisst, zum Zeitpunkt der Planung im Course Planner ist ein Kurs nur angekündigt, aber noch nicht hinzugefügt. Erst wenn die Kursdurchführung tatsächlich stattfindet, weil z.B. genügend Buchungsaufträge vorhanden sind, wird der Kurs der Durchführung hinzugefügt (instanziiert).

Die Verwendung eines Templates zur Instanziierung empfiehlt sich, wenn es sich um einen immer wiederkehrenden gleichen Kurs handelt.

Der Abschnitt Kurstemplate unterhalb der noch leeren Kursliste, mit dem Button Kurstemplate hinzufügen für ein Kurstemplate, das später instanziiert wird

Die Buttons "Kurs hinzufügen" und "Kurstemplate hinzufügen" werden inaktiv, sobald die Anzahl Kurse oder Templates hinzugefügt ist, die dem gewählten Durchführungstyp entsprechen.

Erstellung von Kurstemplates
Kurstemplates werden erstellt, indem im Kurs unter Kurs > Administration > Einstellungen > Freigabe > Verwendungszweck die Option "Template" gewählt wird. Die Templates für Kursinhalte im Course Planner sind ohne eigenständige Mitgliederverwaltung, da die Mitglieder für jede Durchführung im Course Planner hinzugefügt werden.

Wichtig

Templates werden kopiert. Bei späterer Änderung des Templates bleibt die früher erstellte Kopie unverändert.

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Tab Termine

  • Bestehen viele Termine, helfen die Tabs "Alle", "Relevant", "Heute", "Bevorstehend", "Vergangene", "Ohne Dozenten", "Pendent" und "Abgeschlossene" sowie die Filter oberhalb der Tabelle, den Überblick zu behalten.
  • Kann der Elementtyp der Durchführung Unterelemente enthalten, wählen Sie mit "Alle Ebenen", ob auch die Termine der untergeordneten Elemente erscheinen, oder mit "Diese Ebene" nur die Termine dieses Elements.
  • Rechts über der Tabelle wechseln Sie zwischen Tabellenansicht und Zeitansicht.
  • Mit dem Button "Termin hinzufügen" lassen sich neue Termine zur aktuell gewählten Durchführung hinzufügen.
  • Ein Klick auf das + am Anfang einer Zeile zeigt die Details dieses Termins.
  • Es besteht auch die Möglichkeit, Termine zu importieren. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil neben dem Button "Termin hinzufügen".

Die Umschalter Alle Ebenen und Diese Ebene über den Terminen einer Durchführung, rechts der Button Termin hinzufügen mit dem Pfeil für den Import

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Tab Mitglieder

Ein Notiz-Symbol in der Mitgliederliste zeigt, bei welcher Teilnehmer:in ein Kommentar zur Buchung vorliegt

Wie bereits weiter oben erwähnt, kann ein Bildungsprodukt (aus einem oder mehreren Kursen bestehend) mehrfach durchgeführt werden. An jeder Durchführung sind andere Teilnehmer:innen dabei.

Deshalb werden Teilnehmer:innen zu Mitgliedern einer bestimmten Durchführung gemacht (nicht zu Mitgliedern einzelner Kurse oder eines Bildungsprodukts). Es kann bestimmt werden, ob sie Mitglieder der gesamten Durchführung oder nur eines Teilbereiches werden.

In der Mitgliederliste zeigt ein Notiz-Symbol in der Spalte "Teilnehmer:inkommentar", ob zur Buchung ein Kommentar der Teilnehmer:in vorliegt; auch der Spaltenkopf zeigt nur das Symbol. Ein Klick darauf öffnet den Kommentar. Dieselbe Angabe führt die Tabelle der Buchungsaufträge im Tab Katalog in der Spalte "Kommentar Teilnehmer:in" .

In der Mitgliederliste sehen Sie auch, unter welcher Nummer die Buchhaltung eine Person führt. Die Spalte "Debitorennummer" ist standardmässig ausgeblendet, Sie blenden sie über "Spalten auswählen" ein. Werte zeigt die Spalte nur, wenn die Debitorennummer im Modul Organisationen eingeschaltet ist. Ist für eine Person eine Debitorennummer erfasst, zeigen auch die Details ihrer Mitgliedschaft die Nummer.

Wer wissen will, was eine Person beim Buchen angegeben hat, öffnet die Details ihrer Mitgliedschaft in der Mitgliederliste. Hat die Person ein Angebot mit Formularen für Buchungsaufträge gebucht, zeigt die Detailansicht unterhalb der Buchungsaufträge den Abschnitt Formulare für Buchungsaufträge. Die Tabelle führt je Formular Titel, Kennzeichen, Schrittname, Buchungsauftrag, Status und Abgabedatum. Mit Formular ansehen öffnen Sie die Antworten, mit Formular bearbeiten korrigieren Sie sie, solange das Formular den Status "Offen" oder "Abgeschlossen" hat.

Der Abschnitt Formulare für Buchungsaufträge unterhalb der Buchungsaufträge, mit zwei abgeschlossenen Formularen samt Schrittname, Buchungsauftrag und Abgabedatum

Würden die Teilnehmer:innen zu Mitgliedern des Bildungsprodukts (der "Kopiervorlage") gemacht, wären sie in allen Durchführungen dieses Produkts als Teilnehmer:innen dabei. Dies ist nicht erwünscht. Deshalb können zu einem Produkt nur Besitzer:innen als Mitglieder hinzugefügt werden, keine Teilnehmer:innen.

Mitgliederverwaltung im Course Planner

Weil die Mitgliederverwaltung bei Verwendung des Course Planners in der Durchführung gemacht wird, gibt es in den Einstellungen der Kurse den Verwendungszweck "Verwendung im Course Planner":
Kurs > Administration > Einstellungen > Tab Freigabe > Abschnitt Verwendung

Der Kurs hat dann keine eigenständige Mitgliederverwaltung mehr, die Mitgliederverwaltung erfolgt nun ausschliesslich in der Mitgliederverwaltung der Durchführung, innerhalb des Course Planners.


Tab Mitglieder > Mitglieder hinzufügen

Um Teilnehmer:innen zu einer Durchführung als Mitglieder hinzuzufügen, verwenden Sie:
Course Planner > Durchführungen > "Ihre Durchführung" > Tab Mitglieder > Button "Teilnehmer:innen hinzufügen"

Der Button Teilnehmer:innen hinzufügen rechts über der Mitgliederliste, mit dem der Assistent zur Aufnahme startet

Der Assistent führt durch die Schritte Benutzersuche, Buchungsauftrag, Mitgliedschaft, Übersicht und Benachrichtigung. Den Schritt Buchungsauftrag gibt es nur, wenn die Durchführung Angebote hat.

Im Schritt Buchungsauftrag wählen Sie das Angebot, über das die Teilnehmer:innen aufgenommen werden. Verwendet dieses Angebot Formulare, folgt für jedes Formular ein eigener Schritt, beschriftet mit seinem Schrittnamen. Diese Schritte liegen zwischen den Schritten Buchungsauftrag und Mitgliedschaft und erscheinen, sobald Sie den Schritt Buchungsauftrag mit Weiter verlassen. Sie füllen die Formulare einmal aus, OpenOlat speichert die Antworten für jede ausgewählte Person an deren eigenem Buchungsauftrag. Die Option Ohne Buchungsauftrag erscheint nur, wenn die Durchführung im Tab Katalog auf Ohne Buchungsauftrag zulässig steht. Mit dieser Option entsteht kein Buchungsauftrag, und es folgen keine Schritte für Formulare.

Zwei Schritte für Formulare zwischen den Schritten Buchungsauftrag und Mitgliedschaft


Tab Mitglieder > Einladung und Mitgliedschaftsanfragen

Wenn Teilnehmer:innen einer Durchführung zugewiesen werden, erhalten sie je nach Kontext eine Systembenachrichtigung per E-Mail:

  • Zuweisung zu einem Kurs: Benachrichtigung mit Link in den Kursbereich
  • Zuweisung zu einem Bildungsprodukt: Benachrichtigung mit Link in den Kursbereich
  • Zuweisung zu einer Gruppe: Benachrichtigung mit Link in den Gruppenbereich

Im Kursbereich, im Gruppenbereich sowie direkt auf der Kurs- oder Bildungsprodukt-Info-Seite erscheint die Hinweisbox "Anfragen zur Mitgliedschaft akzeptieren". Teilnehmer:innen können die Anfrage dort annehmen oder ablehnen. Eine Annahme ist an allen drei Stellen gleichermassen möglich.

Die Hinweisbox Anfragen zur Mitgliedschaft akzeptieren mit den Aktionen Details, Akzeptieren und Ablehnen

Wichtig

Ob eine Bestätigung durch die eingeladenen Personen erforderlich ist, hängt von der Konfiguration der Reservierungspflicht ab. Details dazu finden Sie im Abschnitt zur Bestätigung der Mitgliedschaft weiter unten.

Für Administrator:innen: Systemweite Konfiguration der Einladung >


Tab Mitglieder > Bestätigung der Mitgliedschaft durch Linienvorgesetzte/Ausbildungsverantwortliche

Im Course Planner kann eingerichtet werden, dass ein Buchungswunsch von einer administrativen Rolle (z.B. Linienvorgesetzte:r oder Ausbildungsverantwortliche:r) bestätigt werden muss. Mit dieser Einstellung können Teilnehmende einen Kurs buchen; die vorgesetzte Person muss die Buchung aber in einem Zwischenschritt bestätigen oder ablehnen.

Dieser Genehmigungsschritt kann auch in allen Angeboten eingerichtet werden, ausser bei Bezahlung mit Paypal (denn dort wird sofort bezahlt/gebucht).

Die Wahl zwischen Standard und Mit Bestätigung, dazu Bestätigung durch administrative Rollen und das Feld Bestätigung bis

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Tab Katalog

Die verschiedenen Durchführungen können im Katalog angeboten werden. Dazu muss ein Angebot erstellt werden, wie zu jedem Katalogeintrag.

Der Teilbereich "Angebote" zeigt von oben nach unten die Übersicht, die Einstellungen, die Angebote mit dem Button Angebot hinzufügen und die Formulare für Buchungsaufträge.

Die Übersicht, der Abschnitt Einstellungen und die Angebote einer Durchführung mit dem Button Angebot hinzufügen

Um potenzielle Teilnehmer:innen auf ein Angebot im Katalog aufmerksam zu machen, können Sie einen Direktlink auf das Angebot z.B. in einer Mail verschicken. Sie finden die Links in der Übersicht der Angebote (je Durchführung im Tab Katalog). Der Dialog «Links» führt je einen Direktlink für den externen und den internen Katalog. Ein Klick auf das QR-Code-Symbol vor einem Link zeigt den Link als QR-Code.

Der Dialog Links mit je einem Direktlink auf das Angebot für den externen und den internen Katalog, vor jedem Link ein QR-Code-Symbol

Tab Katalog > Einstellungen

Im Abschnitt Einstellungen unter der Übersicht legen Sie fest, ob jede Teilnahme an dieser Durchführung über ein Angebot gebucht sein muss und wie weit vorne die Durchführung im Katalog erscheint.

  • Buchung: Die Einstellung legt fest, ob beim Hinzufügen von Teilnehmer:innen im Course Planner zwingend eine Buchung über ein Angebot nötig ist. Mit Ohne Buchungsauftrag zulässig (Standard) bietet der Assistent im Tab Mitglieder auch die Aufnahme ohne Angebot an. Mit Buchungsauftrag erforderlich fehlt diese Möglichkeit, jede Aufnahme läuft über ein Angebot. Die Einstellung gilt für die ganze Durchführung, nicht für ein einzelnes Angebot.
  • Katalog-Priorität bei Sortierung: Die Priorität bestimmt, wie weit vorne ein Angebot im Katalog erscheint. Über den Button Bearbeiten neben dem Wert passen Sie sie an. Die Zeile erscheint nur, wenn die "Sortierung nach Priorität" in der System-Administration eingeschaltet ist: Administration > Module > Katalog > Tab "Einstellungen". Mehr zur Sortierung nach Priorität >

Die Auswahl Buchung mit Ohne Buchungsauftrag zulässig und Buchungsauftrag erforderlich, darunter die Katalog-Priorität bei Sortierung mit dem Button Bearbeiten

Tab Katalog > Formulare für Buchungsaufträge

Braucht eine Durchführung beim Buchen mehr als Name und Rechnungsadresse, etwa Essenswünsche, Vorkenntnisse oder eine Mitgliedernummer, holen Formulare diese Informationen beim Buchen eines Angebots ein. Pro Angebot legen Sie fest, welche Formulare zum Einsatz kommen und in welcher Reihenfolge. So kann ein Angebot für Berufstätige andere Fragen stellen als ein Angebot derselben Durchführung für Studierende. Die Antworten liegen danach an drei Orten: beim Formular in der Durchführung, beim Buchungsauftrag und bei der Mitgliedschaft der Person.

Als Formular dient eine Formular-Lernressource. Den Abschnitt gibt es nur bei Durchführungen im Course Planner, nicht bei Angeboten eines Kurses oder einer anderen Lernressource. Angebote der Angebotsart PayPal Checkout verwenden keine Formulare. Formulare hinzufügen, verwenden und entfernen können alle, die die Durchführung bearbeiten dürfen; die Rollen nennt die Rechte-Matrix.

Ein Formular kommt in zwei Stufen zum Einsatz. Zuerst fügen Sie es der Durchführung hinzu, danach schalten Sie es im einzelnen Angebot ein. Ein hinzugefügtes Formular allein wird beim Buchen noch nicht verlangt.

Formular hinzufügen

Den Abschnitt Formulare für Buchungsaufträge finden Sie unterhalb der Angebote:
Course Planner > Durchführungen > "Ihre Durchführung" > Tab Katalog > Angebote > Button "Formular hinzufügen"

Zur Auswahl stehen Formular-Lernressourcen mit dem Verwendungszweck "Einbindung", auf die Sie im Autorenbereich zugreifen können. Der Dialog öffnet mit Ihren Favoriten; alle anderen Formulare finden Sie unter Meine Einträge oder Suche. Das gewählte Formular steht danach allen Angeboten der Durchführung zur Verfügung, verwendet wird es noch in keinem.

Die Formulare mit Schrittname, Position je Angebot und den Zählern je Status, dazu Daten exportieren und Formular hinzufügen

Die Tabelle führt je Formular:

  • Titel und Kennzeichen der Formular-Lernressource.
  • Schrittname: die Beschriftung, unter der das Formular beim Buchen als Schritt erscheint. Beim Hinzufügen übernimmt OpenOlat den Titel des Formulars. Ein Klick auf den Schrittnamen öffnet Schrittname bearbeiten; das Feld darf nicht leer bleiben.
  • Angebot: je Angebot der Durchführung eine Spalte, beschriftet mit der internen Bezeichnung des Angebots oder, wenn keine gesetzt ist, mit der Angebotsart. Verwendet das Angebot das Formular, steht dort seine Position.
  • #Offen, #Abgeschlossen, #Storniert: die Anzahl der Formulare je Status. "Offen" ist ein Formular, das zu einem Buchungsauftrag gehört, aber noch nicht ausgefüllt ist. "Abgeschlossen" ist ein ausgefülltes Formular. "Storniert" wird ein Formular, wenn sein Buchungsauftrag storniert wird.

Die Ansichten Verwendet und Nicht verwendet grenzen die Liste auf Formulare ein, die mindestens ein Angebot verwendet oder keines. Unter den 3 Punkten am Zeilenende öffnet Formular öffnen die Formular-Lernressource, Formular entfernen nimmt das Formular aus der Durchführung.

Formular im Angebot verwenden

Damit ein Formular beim Buchen verlangt wird, schalten Sie es im Angebot ein. Öffnen Sie dazu das Angebot zum Bearbeiten. Hat die Durchführung Formulare, zeigt der Dialog den Abschnitt Formulare für Buchungsaufträge. Dort legen Sie fest, welche Formulare für das Angebot verwendet werden und in welcher Reihenfolge.

  • Verwenden: Der Schalter nimmt das Formular in dieses Angebot auf. Er steht zunächst auf aus.
  • Position: Mit den Pfeilen bestimmen Sie die Reihenfolge der verwendeten Formulare und damit die Reihenfolge der Schritte beim Buchen.
  • Titel, Kennzeichen und Schrittname dienen der Orientierung. Den Schrittnamen ändern Sie in der Tabelle der Durchführung.

OpenOlat übernimmt die Änderungen, wenn Sie das Angebot speichern.

Zwei verwendete Formulare mit eingeschaltetem Schalter Verwenden und den Pfeilen für die Position, darunter ein nicht verwendetes Formular

Haben bereits Personen das Angebot gebucht, legt OpenOlat beim Einschalten für ihre Buchungsaufträge je ein Formular mit dem Status "Offen" an. Diese Personen zählen unter #Offen, bis jemand das Formular über Formular bearbeiten ausfüllt.

Formulare beim Buchen

Bucht eine Person ein Angebot, das Formulare verwendet, führt OpenOlat sie durch einen Assistenten. Jedes Formular ist ein eigener Schritt, beschriftet mit dem Schrittnamen und in der Reihenfolge der Position. Das gilt für die Angebotsarten Frei verfügbar, Zugangscode und Rechnung. Die Buchung ist erst abgeschlossen, wenn alle Formulare ausgefüllt sind; die Antworten stehen danach mit dem Status "Abgeschlossen" beim Buchungsauftrag. Auch beim Hinzufügen von Teilnehmer:innen im Tab Mitglieder erscheinen die Formulare des gewählten Angebots als Schritte. Wie die buchende Person den Assistenten durchläuft, beschreibt Buchung mit Formularen als Assistent.

Antworten ansehen und exportieren

Klappen Sie in der Tabelle der Durchführung die Zeile eines Formulars auf, erscheinen alle Personen mit Angebot, Buchungsauftrag, Status und Abgabedatum. Die Ansichten "Offen", "Abgeschlossen" und "Storniert" und der Filter "Status" grenzen die Liste ein. Formular öffnen öffnet die Formular-Lernressource in einem neuen Browser-Tab, Exportieren lädt die Antworten dieses einen Formulars herunter.

Die aufgeklappte Zeile eines Formulars mit den Personen, ihrem Angebot, Buchungsauftrag, Status und Abgabedatum und den Ansichten Offen, Abgeschlossen und Storniert

Formular ansehen zeigt das ausgefüllte Formular. Darüber stehen die Durchführung und die Person sowie Angebot, Buchungsauftrag, Abgabedatum und Status. Formular bearbeiten unter den 3 Punkten korrigiert die Antworten, solange das Formular den Status "Offen" oder "Abgeschlossen" hat. Ein storniertes Formular lässt sich nur ansehen.

Ein ausgefülltes Formular, darüber die Durchführung und die Person sowie Angebot, Buchungsauftrag, Abgabedatum und Status

Daten exportieren oberhalb der Tabelle lädt die Antworten aller angezeigten Formulare herunter. Je Formular entsteht eine Excel-Datei mit den Blättern "Antwort - Abgeschlossen" und "Antwort - Alle". Bei mehreren Formularen, bei einem Formular mit dem Element "Datei hochladen" oder bei konfiguriertem PDF-Service erhalten Sie eine ZIP-Datei. Sie enthält die Excel-Dateien, die hochgeladenen Dateien und bei konfiguriertem PDF-Service jedes Formular als PDF.

Dieselben Formulare mit Status und Abgabedatum führen auch die Detailansicht eines Buchungsauftrags und die Detailansicht einer Mitgliedschaft.

Formular deaktivieren oder entfernen

Ein Formular lässt sich auf zwei Arten aus dem Buchen nehmen. Sie unterscheiden sich darin, was mit den abgegebenen Formularen geschieht:

  • Verwenden ausschalten im Dialog des Angebots: Das Formular wird bei der Buchung dieses Angebots nicht mehr verwendet. Die abgegebenen Formulare bleiben bestehen. Liegen bereits abgegebene Formulare vor, bestätigen Sie den Schritt im Dialog Formular deaktivieren.
  • Formular entfernen in der Tabelle der Durchführung: Das Formular verlässt die Durchführung und alle ihre Angebote. Die abgegebenen Formulare werden gelöscht.

Achtung

Formular entfernen löscht alle abgegebenen Formulare dieses Formulars. Sollen die Antworten erhalten bleiben, schalten Sie stattdessen Verwenden in den Angeboten aus oder exportieren Sie die Daten vorher.

Tab Katalog > Buchungsaufträge

Wurden im Katalog Angebote mit Buchungsmöglichkeit ergänzt, sind die Buchungsaufträge und ihre Details ebenfalls unter dem Tab "Katalog" im Teilbereich "Buchungsaufträge" zu finden.

Die Tabs "Alle", "Offen", "Erledigt", "Bezahlt", "Storniert" und "Fehler" sowie die Filter "Status", "Angebotstyp" und "Angebot" grenzen die Liste ein. Ist die Angebotsart Rechnung verfügbar, kommen die Tabs "Angepasster Preis" und "Adressvorschlag" dazu. Mit Buchungsaufträge herunterladen erhalten Sie die Buchungsaufträge der Durchführung als Excel-Datei. Sie enthält dieselben Spalten wie der Report Buchungsaufträge, bei eingeschalteter Debitorennummer also auch die drei Spalten zur Debitorennummer.

Das Menü am Ende einer Zeile bietet je nach Status des Auftrags andere Aktionen. Bei einem offenen Auftrag mit Preis sind das Auf "Bezahlt" setzen und Preis ändern, bei einem bezahlten Auf "Offen" setzen. Liegt eine Rechnungsadresse oder ein Adressvorschlag vor, ändern Sie bei einem offenen Auftrag mit Rechnungsadresse ändern die Adresse. Buchungsauftrag ausbuchen steht bei jedem offenen Auftrag zur Verfügung, Stornogebühr ändern bei einem stornierten Auftrag mit Stornogebühr.

Der Button Buchungsaufträge herunterladen, Tabs und Filter nach Status, Angebotstyp und Angebot, dazu ein Notiz-Symbol für den Kommentar der Teilnehmer:in

Verlangt das gebuchte Angebot Formulare, führt die Detailansicht eines Buchungsauftrags den Abschnitt Formulare für Buchungsaufträge mit Titel, Kennzeichen, Schrittname, Status und Abgabedatum. Dort lassen sich die Formulare ansehen und, solange sie offen oder abgeschlossen sind, bearbeiten.

Hat ein Buchungsauftrag eine Rechnungsadresse mit erfasster Debitorennummer, zeigt seine Detailansicht die Nummer als erste Zeile der Rechnungsadresse.

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Tab Einstellungen

Alles, was eine Durchführung beschreibt und steuert, legen Sie in den Unter-Tabs der Einstellungen fest. Die Unter-Tabs "Metadaten", "Infos", "Durchführung" und "Optionen" stehen immer zur Verfügung, "Automatisierung" und "Bewertung" nur unter den Bedingungen, die ihre Abschnitte weiter unten nennen. Bei der Durchführung selbst, nicht bei ihren untergeordneten Elementen, zeigt der Button Vorschau Infoseite, wie die Infoseite der Durchführung erscheint.

Die Unter-Tabs der Einstellungen von Metadaten bis Optionen und der Button Vorschau Infoseite

Metadaten der Einstellungen

Die hier eingegebenen Metadaten werden verwendet um z.B. Suchprozesse zu vereinfachen.

Pflichtfelder sind Titel, Kennzeichen und Typ. Bei einer Durchführung kommt das Durchführungsformat dazu. Sind für den Course Planner Taxonomien hinterlegt, ordnen Sie über Durchsuchen Fachbereiche zu; bei eingeschaltetem Katalog heisst das Feld einer Durchführung Fachbereiche / Katalog. Administrator:innen sehen zusätzlich die ID des Elements, im Formular und im Kopfbereich der Einstellungen.

Die Pflichtfelder Titel, Kennzeichen und Typ sowie die Felder Durchführungsformat und Fachbereiche / Katalog

Infos in den Einstellungen

Die im Tab "Infos" gemachten Angaben werden z.B. für die Anzeige im Katalog verwendet. Bei einer Durchführung umfasst der Tab folgende Angaben, bei einem untergeordneten Element nur das Titelbild:

  • Titelbild (jpg,png,gif), der Schalter Mit Teaser-Film, Teaser und Beschreibung.
  • Abschnitt Fakten: Autor:innen / Durchführung mit, Hauptsprache und Zeitaufwand.
  • Abschnitt Anzeigeeinstellungen: Unter Auf Infoseite anzeigen wählen Sie, ob die Infoseite Termine, Lernen Sie Ihre Dozent:innen kennen, Zertifikat und Kreditpunkte zeigt; lässt der Elementtyp Unterelemente zu, steht zusätzlich Gliederung zur Wahl, Kreditpunkte nur bei aktiven Kreditpunkten. Ist Lernen Sie Ihre Dozent:innen kennen gewählt, legen Sie unter Als Dozenten angezeigte Mitglieder fest, wer als Dozent:in erscheint: Dozierende der Termine, Betreuer:innen oder Kursbesitzer:innen.
  • Aufklappbarer Abschnitt Details: Lernziele, Voraussetzungen und Bescheinigung.

Die Angaben für die Infoseite: Titelbild, Teaser und Beschreibung, die Fakten Hauptsprache und Zeitaufwand, die Anzeigeeinstellungen und die Details Lernziele, Voraussetzungen und Bescheinigung

Durchführung in den Einstellungen

Zu den Einstellungen der Durchführung gehören der Durchführungszeitraum, der Ort und die Anzahl der Teilnehmer:innen.

Der Durchführungszeitraum mit Beginn- und Enddatum, der Durchführungsort und die Anzahl Teilnehmer:innen mit Min. und Max.

Automatisierung konfigurieren

Im Unterabschnitt «Automatisierung» der Tab-Einstellungen legen Sie fest, wann Kurse automatisch instanziiert und wann Statuswechsel automatisch ausgelöst werden.

Der Unterabschnitt erscheint bei Elementen, deren Elementtyp die Verwendung «Durchführung» oder «Element» hat. Bei der Verwendung «Durchführung oder Element (legacy)» fehlt er.

Soll ein Kurs mehrfach und dabei immer genau gleich verwendet werden, kann er als Template angelegt werden. Die Kurse werden dann für jede Durchführung aus der Template-Vorlage erstellt. Die Instanziierung kann automatisiert zu einem bestimmten Zeitpunkt sowie rollenspezifisch erfolgen, z.B. einige Tage vor Beginn einer Durchführung zugänglich für Betreuer:innen. Bis dahin können die Templatebesitzer:innen noch am Template arbeiten, während die organisatorische Planung im Course Planner bereits läuft.

Geltungsbereich der Automatisierungsregeln:

Automatisierungsregeln werden auf zwei Ebenen definiert:

  • Elementtyp-Ebene in der System-Administration unter Administration > Module > Course Planner > Tab Elementtypen: Administrator:innen hinterlegen Standardregeln für jeden Elementtyp. Diese Regeln gelten als Vorlage für alle Elemente dieses Typs.
  • Element-Ebene Tab Einstellungen > Automatisierung: Für jedes einzelne Element entscheiden Sie, ob die Regeln des Elementtyps übernommen oder individuell überschrieben werden sollen.

Für das einzelne Element stehen zwei Modi zur Wahl:

  • «Vom Typ "Elementtyp" übernehmen»: Das Element verwendet die Standardregeln des Elementtyps. Die Beschriftung nennt den Namen des Typs und ob dort Regeln aktiv sind. Passen Administrator:innen die Vorlage an, wirkt sich das automatisch auf alle Elemente aus, die diesen Modus verwenden.
  • «Überschreiben»: Das Element verwendet abweichende, individuell konfigurierte Regeln, unabhängig vom Elementtyp.

Typen von Automatisierungsregeln:

Typ Auslöser
Bei Statuswechsel Eine Aktion wird ausgelöst, sobald der Durchführungs- oder Elementstatus einen bestimmten Wert annimmt.
Zeitgesteuert Eine Aktion wird relativ zum Beginn oder Ende des Durchführungszeitraums ausgelöst.

Ausführung der Regeln:

Aktivierte Automatisierungen laufen einmal täglich zu einer festen Uhrzeit. Die Uhrzeit nennt der Informationstext oberhalb der Konfiguration.

Sobald mindestens eine Regel aktiv ist, zeigt der Kopfbereich der Durchführung oberhalb der Tabs unter «Automatisierung» das Datum der nächsten Ausführung. Steht keine Ausführung mehr an, erscheint dort ein Strich.

Tabelle der Regeln:

Unter der Konfiguration listet eine Tabelle die Regeln des Elements. Die Tabs «Alle», «Relevant», «Durchführung» und «Inhalt» darüber grenzen die Liste ein; bei Elementen mit der Verwendung «Element» heisst der dritte Tab «Element». Vorgewählt ist «Relevant», der Tab zeigt nur die eingeschalteten Regeln. «Durchführung» und «Inhalt» zeigen die Regeln, die die Durchführung selbst bzw. ihre Kurse betreffen. Die Spalten nennen je Regel «Kontext», «Automatisierung», «Zielstatus» und «Bedingung», dazu unter «Der Durchführungsstatus ist», bei Elementen «Der Elementstatus ist», den Status, den die Durchführung bzw. das Element für die Ausführung haben muss, sowie «Geplante Ausführung» und «Ausführungsdatum». Der Schalter in der Spalte «Regel» zeigt, ob die Regel eingeschaltet ist.

Der Modus Überschreiben und die Tabelle der Regeln mit Kontext, Automatisierung, Zielstatus, Bedingung und geplanter Ausführung

Zu den Elementtypen und Automatisierungsregeln (Admin) >
Zu den To-dos auf CPL-Elementen >

Bewertung in den Einstellungen

Der Unter-Tab "Bewertung" setzt voraus, dass die Zertifikatsprogramme auf der OpenOlat-Instanz eingeschaltet sind, was standardmässig der Fall ist. Er wird dann bei Durchführungen vom Typ Einzelkurs angezeigt sowie bei jeder Durchführung, die bereits einem Zertifikatsprogramm zugeordnet ist. Hier verknüpfen Sie die Durchführung direkt mit einem Zertifikatsprogramm, ohne den Weg über das Programm selbst zu gehen.

  • Mit dem Schalter "Zertifikatsprogramm" blenden Sie die Auswahl eines Programms ein. Gespeichert ist die Verknüpfung erst, wenn Sie ein Programm ausgewählt haben; ohne Programm steht der Schalter beim nächsten Öffnen des Unter-Tabs wieder auf «Aus». Schalten Sie ihn bei verknüpftem Programm aus, folgt dieselbe Sicherheitsabfrage wie bei "Entfernen".
  • Ist noch kein Programm verknüpft, wählen Sie über den Button "Auswählen" ein Programm aus. Der Dialog "Zertifikatsprogramm auswählen" zeigt Titel, Kennzeichen, Gültigkeitsdauer, Rezertifizierung und benötigte Kreditpunkte. Er listet nur Programme, deren Administrative Freigabe die Organisation des Produkts enthält. Zusätzlich müssen Sie Zertifikatsprogrammbesitzer:in des Programms sein oder in einer seiner Organisationen die Rolle Administrator:in, Principal oder Kursplaner:in haben. Bleibt die Liste leer, prüfen Sie zuerst die Administrative Freigabe des Programms.
  • Ist ein Programm verknüpft, zeigt ein Panel den Programmtitel und, sofern gesetzt, das Kennzeichen. Gültigkeitsdauer und benötigte Kreditpunkte erscheinen dort, sofern sie am Programm hinterlegt sind, die Rezertifizierung nur, wenn sie am Programm eingeschaltet ist. Mit "Öffnen" öffnen Sie das Programm in einem neuen Tab, sofern Sie Zugriff auf das Programm haben. Mit "Entfernen" heben Sie die Verknüpfung auf; die Sicherheitsabfrage "Zertifikatsprogramm entfernen" bestätigt den Schritt. Teilnehmer:innen, die bereits ein Zertifikat erhalten haben, bleiben Mitglieder des Programms.

Den Schalter und die Buttons "Auswählen" und "Entfernen" bedienen Administrator:innen, Kursplaner:innen und Produktbesitzer:innen.

Der Schalter Zertifikatsprogramm und der Button Auswählen, solange kein Programm verknüpft ist

Die Programmliste mit Titel, Kennzeichen, Gültigkeitsdauer, Rezertifizierung und benötigten Kreditpunkten

Das verknüpfte Programm mit Gültigkeitsdauer, Rezertifizierung und den Aktionen Entfernen und Öffnen, angezeigt bei eingeschaltetem Schalter Zertifikatsprogramm

Eine Durchführung kann auch direkt über das Zertifikatsprogramm hinzugefügt werden.

Beim Kopieren einer Durchführung wird die Verknüpfung zum Zertifikatsprogramm übernommen, sofern Sie die Berechtigung für das Programm besitzen. Fehlt die Berechtigung, zeigt der Assistent die Warnung "Das Zertifikatsprogramm kann aufgrund fehlender Berechtigungen nicht übernommen werden." Beim Kopieren entsteht ein Eintrag im Aktivitätslog des Programms.

Optionen in den Einstellungen

Für jede Durchführung können hier separat Einstellungen vorgenommen werden für:

  • Kalenderkonfiguration
  • Stundenplan
  • Absenzenkonfiguration
  • Absenzmanagement
  • Fortschrittskonfiguration
  • Fortschritt

Kalender-, Absenzen- und Fortschrittskonfiguration, je vom Typ übernommen oder überschrieben, mit den Schaltern Stundenplan, Absenzmanagement und Fortschritt

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Tab Absenzen

Dieser Tab erscheint nur, wenn auf dem Element die Absenzen aktiviert wurden.

Die Aktivierung erfolgt in den Einstellungen der Durchführung: Tab Einstellungen > Optionen > Absenzenkonfiguration.

Je Teilnehmer:in die Einheiten, anwesend, unentschuldigt, entschuldigt und dispensiert, dazu die Spalte Fortschritt mit Balken und % Anwesend, darunter die Zeile Total und die Farblegende

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Tab Reports

Die hier erstellbaren Reports beziehen sich auf die aktuell gewählte Durchführung.

Im Unterschied dazu bezieht sich die Report-Erstellung, die in der Übersicht aufgerufen werden kann, auf alle Durchführungen. Die Struktur der Excel-Dateien (Spalten) und das Vorgehen zum Erstellen ist bei beiden identisch.

Die Reportvorlagen mit der Spalte Ausführen und darunter ein generierter Report als Excel-Datei mit Info, Kopieren nach, Löschen und Herunterladen

Durch Klick auf das Symbol in der Spalte "Ausführen" werden anhand der aufgelisteten Vorlagen Excel-Dateien mit den aktuellen Daten erzeugt.

Die so erstellten Excel-Dateien finden Sie dann im unteren Bereich des Screens aufgeführt. Sie können kopiert und heruntergeladen werden.

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Kopieren einer Durchführung

Die Aktion "Element kopieren" finden Sie in der Liste der Durchführungen am Ende einer Zeile unter den 3 Punkten.

Die Aktion Element kopieren im Menü der drei Punkte am Ende einer Zeile, mit der der Kopier-Assistent startet

Im ersten Schritt des kleinen Wizards kann gewählt werden, ob auch Kursinhalte, Termine, Mitglieder, To-dos und Raumbuchungen kopiert werden sollen. Unter Titel und Kennzeichen schlägt der Wizard die Angaben der Vorlage mit dem Zusatz "(Kopie)" vor.

  • Kursinhalt: Kopieren verwendet ein vorhandenes Template wieder und kopiert die Termine; ist kein Template vorhanden, wird der Kurs kopiert. Wiederverwenden teilt den Kurs mit anderen Durchführungen oder verwendet das Template wieder. Nicht kopieren übernimmt keine Kursinhalte.
  • Eigenständige Termine: Termine ohne Kurs werden mit Kopieren übernommen, mit Nicht kopieren nicht.
  • To-dos und Raumplanung: siehe To-dos beim Kopieren übernehmen und Raumbuchungen beim Kopieren übernehmen.
  • Betreuer:innen: Standard kopiert die Mitgliedschaften und die Zuordnungen zu Terminen, Nur Mitgliedschaft nur die Mitgliedschaften, Nicht kopieren keine.
  • Klassenlehrer:innen / Kursbesitzer:innen / Elementbesitzer:innen: Inklusive Mitgliedschaft kopiert die Mitgliedschaften, Nicht kopieren keine.

Titel und Kennzeichen der Kopie, Optionen für Kursinhalt, eigenständige Termine, To-dos, Raumplanung und Mitgliedschaften

Der zweite Schritt des Wizards zeigt Ihnen eine Übersicht der Elemente, die nun kopiert werden.
Sie können hier noch Anpassungen (insbesondere der Termine) vornehmen.
Durch Klick auf das + vor einem Element zeigen Sie die Kurse und Termine des Elements an.

Die zu kopierenden Elemente mit den Zählern #Kurse, #Templates, #Termine, #Räume und #To-dos, ein Element aufgeklappt mit der Spalte Räume in der Tabelle Termine

In den Detailbereichen "Kurse", "Termine" und "To-dos" zeigt die Spalte "Aktivität" mit einem Symbol, was mit der einzelnen Zeile geschieht: kopieren, wiederverwenden oder nicht kopieren.

In einer Durchführung hat es viele verschiedene Terminangaben, die in einer bestimmten Reihenfolge angelegt sind. Beim Kopieren können alle diese Daten automatisch angepasst werden und gemeinsam verschoben werden. Verwenden Sie dazu im Schritt «Übersicht Elemente» den Button "Alle Daten schieben" rechts über der Liste der Elemente. Der Dialog zeigt das "Bezugsdatum (frühestes)". Unter "Verschiebung nach" wählen Sie zwischen "Datum" und "Tage" und geben anschliessend das "Neue Datum" bzw. die Anzahl Tage an.

Bezugsdatum, die Wahl der Verschiebung nach Datum oder Tage und das neue Datum

Hat die Durchführung Angebote, folgt als dritter Schritt "Angebote". Er listet die Angebote der Vorlage, alle sind ausgewählt; ein abgewähltes Angebot übernimmt die Kopie nicht. Hat ein Angebot einen Zeitraum, verschiebt der Wizard ihn um dieselbe Anzahl Tage wie "Alle Daten schieben". In der Zeile des Angebots passen Sie den Zeitraum an.

To-dos beim Kopieren übernehmen

Wer eine Durchführung kopiert, übernimmt ihre To-dos in die Kopie und muss sie für die neue Durchführung nicht neu anlegen. Im ersten Schritt des Wizards bestimmen Sie mit der Auswahl "To-dos", wie dabei vorgegangen wird:

  • Standard: To-dos mit Zuweisungen kopieren.
  • Nur To-dos: To-dos ohne Zuweisungen kopieren.
  • Nicht kopieren: To-dos werden nicht kopiert.

Mit Standard übernimmt die Kopie auch die Einträge unter «Zugewiesen» und «Delegiert». Die eingetragenen Personen erhalten je Kopie eine einzige E-Mail, nicht eine je To-do: bei mehreren To-dos die E-Mail «Neue To-dos» mit einer Zeile und einem Link je To-do, bei genau einem To-do die E-Mail «Neues To-do». Bei mehr als 20 To-dos zeigt die E-Mail die ersten 20 und darunter die Zeile «… und N weitere». OpenOlat verschickt die E-Mails erst, wenn die Kopie abgeschlossen ist; bricht die Kopie ab, geht keine E-Mail los. Wer beim Kopieren keine E-Mails auslösen will, wählt Nur To-dos oder Nicht kopieren; mit Nur To-dos entstehen die To-dos ohne Einträge unter «Zugewiesen» und «Delegiert», und Sie weisen sie danach von Hand zu. Ein im Schritt «Übersicht Elemente» abgewähltes To-do wird nicht kopiert und erscheint in keiner E-Mail.

Ausnahmen, etwa für die Person, die kopiert und selbst eingetragen ist, beschreibt der Abschnitt Wann OpenOlat E-Mails zu To-dos verschickt.

In der Übersicht der Elemente zeigt die Spalte "#To-dos", wie viele To-dos ein Element enthält. In der Detailansicht eines Elements listet der Bereich "To-dos" alle To-dos mit den Spalten "Aktivität", "Titel", "Priorität", "Datumseingabe" (absolut oder relativ), "Fälligkeitstermin", "Fälligkeit" (die verbleibende Zeit), "Status", "Zugewiesen", "Delegiert" und "Tags" auf. Über die Checkbox am Zeilenanfang wählen Sie einzelne To-dos vom Kopieren ab. Sind keine To-dos vorhanden, erscheint der Hinweis "Keine To-dos verfügbar."

Die Spalte #To-dos in der Übersicht der Elemente und darunter der Bereich To-dos eines aufgeklappten Elements mit drei ausgewählten To-dos, die mitkopiert werden

Raumbuchungen beim Kopieren übernehmen

Ist das Modul «Räume» aktiviert, zeigt der erste Schritt des Wizards zusätzlich den Abschnitt «Raumverwaltung». Mit der Auswahl «Raumplanung» bestimmen Sie dort, ob die Raumbuchungen der Termine mitkopiert werden:

  • Kopieren: Die Raumbuchungen werden zusammen mit den Terminen kopiert. Diese Option ist vorausgewählt.
  • Nicht kopieren: Die Raumbuchungen werden nicht kopiert.

Die Auswahl ist nur aktiv, wenn überhaupt Termine kopiert werden, also wenn bei Kursinhalt oder bei Eigenständige Termine die Option «Kopieren» gewählt ist. Andernfalls ist sie ausgegraut und es entstehen keine Buchungen.

Sie sehen den Abschnitt «Raumverwaltung» nicht?

Der Abschnitt erscheint nur, wenn ein:e Systemadministrator:in das Modul «Räume» aktiviert hat.
Räume verwalten (Administration) >

Die Kopie übernimmt den Raum der ursprünglichen Buchung. Der Zeitraum der Buchung folgt dem kopierten Termin: Verschieben Sie mit «Alle Daten schieben» die Termine, verschieben sich die Buchungen mit. OpenOlat prüft beim Kopieren nicht, ob der Raum im neuen Zeitraum noch frei ist. Konflikte wie eine Doppelbuchung erscheinen erst danach als Warnung in der Raumplanung.

Im Schritt «Übersicht Elemente» erscheint bei aktivem Modul und gewählter Option «Kopieren» zusätzlich die Spalte "#Räume"; klappen Sie ein Element auf, führt die Tabelle «Termine» dort auch die Spalte "Räume" mit den gebuchten Räumen. Mit «Nicht kopieren» fehlen beide Spalten.

Die Aktion «Element kopieren» steht Administrator:innen, Kursplaner:innen und Produktbesitzer:innen zur Verfügung. Die vollständige Übersicht finden Sie in der Rechte-Matrix des Course Planners.

Einzelne Termine kopieren Sie stattdessen in der Terminliste einer Durchführung mit der Aktion «Kopieren». Markieren Sie dort mehrere Termine und kopieren Sie diese gemeinsam, übernimmt OpenOlat die Raumbuchungen automatisch. Kopieren Sie einen einzelnen Termin, öffnet sich der Bearbeitungsdialog der Kopie mit leerem Feld «Räume»; die Räume wählen Sie dort selbst.

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Löschen einer Durchführung

Auch die Option zum Löschen finden Sie in der Liste der Durchführungen am Ende einer Zeile unter den 3 Punkten.

Die Aktion Löschen im Menü der drei Punkte am Ende einer Zeile

Haben Sie eine Durchführung bereits angezeigt, finden Sie die Option zum Löschen auch rechts oben unter den 3 Punkten.

Die Aktion Löschen im Menü der drei Punkte rechts oben, oberhalb der Tabs

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Weiterführende Informationen

Auf dieser Seite erwähnt
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Weiterführend
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