Automatischer Gruppenlebenszyklus

Der Gruppenlebenszyklus macht es einfach, nicht benutzte Gruppen nach einer bestimmten Frist automatisch zu inaktivieren und dann zu löschen. Eine Gruppe durchläuft dabei fünf Stationen: Erstellung, aktiv, Inaktivierung, Löschung als Markierung und endgültige Löschung.

Hinweis

Der Prozess gleicht dem Lebenszyklusmanagement von Benutzerkonten und Kursen.

Gruppenstatus überprüfen

Berechtigte Personen (Gruppenverwalter:innen, Administrator:innen) erhalten bei Klick auf "Gruppen" in der Hauptnavigation ein zusätzliches Tab "Gruppenverwaltung".

Durch Klick auf einen der 3 Pfeile (Phasen/Status) werden alle vorhandenen Gruppen sortiert in 3 Kategorien aufgelistet:

• I. Aktive Gruppen
• II. Inaktive Gruppen
• III. Gelöschte Gruppen

Unterhalb der Pfeile grenzen Filter die Liste weiter ein, bei aktiven Gruppen zum Beispiel "Länger ohne Aktivität", "Zu inaktivieren" oder "Innerhalb Reaktionsfrist".

Die Zusatzinformationen in den 3 Pfeilen beschreiben die Konfiguration, die von der Administrator:in für diese Phase eingerichtet wurde.

Konfiguration

Administrator:innen können den Verlauf des Gruppenlebenszyklus in der System-Administration konfigurieren unter:
Administration > Lebenszyklen > Gruppen

Die Konfiguration umfasst 4 Abschnitte:

• 1 Konfiguration automatische Methoden
  Hier können Sie Gruppen definieren, welche bei den automatischen Methoden berücksichtigt oder explizit ausgeschlossen werden.

• 2 Inaktivierung
  Bei der Inaktivierung wird der Status der Gruppe von "Aktiv" auf "Inaktiv" gestellt und die Mitglieder können nur noch schreibgeschützt auf die Gruppe zugreifen. Inaktive Gruppen können vollständig reaktiviert werden.
  Optionen:

  • Anzahl der Tage, die eine Gruppe ohne Aktivität im Status "Aktiv" verbleibt, bis sie inaktiviert wird
  • automatische oder manuelle Inaktivierung?
  • Benachrichtigungen über bevorstehende Inaktivierung
  • Reaktionsfrist
  • falls Reaktivierung erfolgt, Wartezeit bis zur erneuten Inaktivierung
  • Benachrichtigungen über erfolgte Inaktivierung

• 3 Löschung
  Beim Löschen werden alle Mitglieder aus der Gruppe und die Verknüpfungen auf Kurse entfernt. Alle restlichen Daten bleiben erhalten und sind einsehbar. Die Gruppe kann wiederhergestellt werden.
  Optionen:

  • automatische oder manuelle Löschung?
  • Benachrichtigungen über bevorstehende Löschung
  • Reaktionsfrist
  • Anzahl der Tage, die eine Gruppe im Status "Inaktiv" verbleibt, bis sie gelöscht wird
  • Benachrichtigungen über erfolgte Löschung

• 4 Unwiderrufliche Löschung
  Beim unwiderruflichen Löschen wird die Gruppe vollständig entfernt.
  Optionen:

  • Anzahl der Tage, die eine Gruppe im Status "Gelöscht" verbleibt, bis sie endgültig gelöscht wird
  • automatische oder manuelle Löschung?

Das Resultat der gemachten Einstellungen ist sowohl in den 3 Pfeilen im oberen Teil des Konfigurationsscreens (für Administrator:innen) zusammengefasst, als auch in den Pfeilen im Tab "Gruppenverwaltung", das Gruppenverwalter:innen und Administrator:innen unter der Hauptnavigation in "Gruppen" sehen.

Beispiel: Ansicht für Gruppenverwalter:innen

• aktiv: Die Gruppe wird benutzt und es hat sie jemand innerhalb der eingestellten Frist noch besucht. (Standardwert: 400 Tage ohne Besuch).

• inaktiv: Die Gruppe ist inaktiv. Eine Mail wird verschickt (falls so konfiguriert). Wenn niemand mehr etwas an dieser Gruppe ändert, wird sie gelöscht.

• gelöscht: Im Status "gelöscht" ist die Gruppe wiederherstellbar. Allerdings sind nicht alle Daten wiederherstellbar. Nach 2 Tagen wird diese Gruppe komplett gelöscht.

Beispiele zum zeitlichen Verlauf eines Statuswechsels

Die vier Beispiele zeigen den Statuswechsel automatisch oder manuell, jeweils ohne und mit Reaktionsfrist. Mit Reaktionsfrist geht eine Benachrichtigung zu Beginn der Frist hinaus, in allen Fällen eine beim Statuswechsel, sofern konfiguriert.

Ausschluss einer Gruppe vom Gruppenlebenszyklus

Gruppenbetreuer:innen haben die Möglichkeit, ihre Gruppe aus den automatischen Methoden explizit auszuschliessen. Das heisst, dass alle Aktionen im Gruppenlebenszyklus manuell angestossen werden müssen. Sie finden die Option unter:
Gruppe > Administration > Gruppen-Lebenszyklus

Wichtig

Ist die Option bereits aktiviert und schreibgeschützt, gehört die Gruppe zu einem bestimmten Gruppentyp (extern verwaltet oder mit eingebundenen Kursen), welcher in der System-Administration unter Administration > Lebenszyklen > Gruppen bereits global ausgeschlossen wurde.

Wer bekommt die Benachrichtigungen?

Sobald durch die eingestellten Bedingungen eine automatische Benachrichtigung ausgelöst wird, prüft OpenOlat in dieser Reihenfolge, an wen die Benachrichtigung als Mail verschickt wird:

1. Hat die Gruppe Gruppenbetreuer:innen, erhalten alle Gruppenbetreuer:innen die Mail.
2. Hat die Gruppe keine Gruppenbetreuer:innen, ist aber in Kurse eingebunden, erhalten alle Besitzer:innen dieser Kurse die Mail.
3. Trifft beides nicht zu, wird niemand benachrichtigt.