Lebenszyklen: Übersicht
In diesem Abschnitt können die folgenden Lebenszyklen administriert werden:
Gruppen
In der OpenOlat-Administration können Einstellungen für den Gruppen-Lebenszyklus vorgenommen werden. Dieser vollzieht sich in den Schritten
- Inaktivierung
- Löschung
- unwiderruflichen Löschung
Einstellung können sowohl für Gruppen generell, als auch nur für bestimmte Gruppentypen gemacht werden.
Gruppen-Lebenszyklus: Details
Schritte und Einstellungen für den automatischen Gruppen-Lebenszyklus.
Gruppen-Lebenszyklus
Kurse
Im Lebenszyklus von Kursen kann festgelegt werden,
- ob und wann ein Kurs automatisch in den Status "Beendet" versetzt wird,
- wann er danach in den Papierkorb verschoben wird,
- und wann er endgültig gelöscht wird
Über jede Statusänderung können die Kursbesitzer:innen automatisch informiert werden.
Laufenden Prozess steuern
Eine gespeicherte Änderung der Lebenszyklus-Einstellungen wirkt sich sofort auf einen bereits laufenden Prozess aus: Der Prozess prüft die aktive Konfiguration vor jedem Kurs erneut. Damit ist sichergestellt, dass geänderte Regeln sofort wirksam sind. Über die Schaltfläche "Prozess stoppen" lässt sich ein laufender Durchlauf zusätzlich sofort anhalten. So greift eine korrigierte Einstellung auch dann unmittelbar, wenn bereits viele Kurse zur Verarbeitung ausgewählt wurden.
Konto
Ähnlich dem automatisch gesteuerten Kurs-Lebenszyklus lässt sich auch der Lebenszyklus der Konten automatisieren. Sie konfigurieren ihn in der System-Administration unter:
Administration > Lebenszyklen > Konto
Kontoablauf und automatischer Kontolebenszyklus
Die Konfiguration steht in zwei getrennten Bereichen. Der Bereich Kontoablauf steuert, was geschieht, wenn ein Konto sein hinterlegtes Ablaufdatum erreicht. Dieses Datum wird pro Konto gesetzt, etwa für Gastdozierende oder befristete Projektmitarbeit. Der Bereich Automatischer Kontolebenszyklus steuert dagegen, was mit Konten geschieht, die über längere Zeit nicht mehr benutzt werden. Hier zählt nicht ein Datum, sondern der letzte Login.
Beide Prozesse haben eigene Auslöser und eigene Benachrichtigungen. Es greift, was zuerst eintritt: Ein Konto wird durch seinen Kontoablauf deaktiviert, auch wenn die Inaktivitätsfrist noch lange nicht erreicht ist.
Liegt das Ablaufdatum vor dem Termin der automatischen Inaktivierung, nennt die Angabe "Tage bis Inaktivierung" im Reiter "Konto" deshalb das Ablaufdatum. Sie zeigt immer den nächsten fälligen Termin, nicht die reine Inaktivitätsfrist.
Jeder der beiden Bereiche nennt in seinem Erklärtext die Uhrzeit, zu der OpenOlat den jeweiligen Prozess täglich ausführt.
Ein Konto durchläuft dabei die Zustände aktiv, reaktiviert in der Karenzfrist, inaktiv und gelöscht. Welche Angaben ein Konto in welchem Zustand zeigt, beschreibt Benutzer konfigurieren.
Varianten im Überblick
Der Lebenszyklus läuft in getrennten Schritten und wird aus teils unterschiedlichen Einstellungen gespeist.
| Variante | Auslöser | Einstellungsquelle | Mailbenachrichtigung | Version |
|---|---|---|---|---|
| Kontoablauf | Das hinterlegte Ablaufdatum des Kontos ist erreicht. | Das Datum wird pro Konto gesetzt: Benutzerverwaltung > Konto erstellen oder nachträglich im Reiter "Konto". Auch der Benutzerimport, die Massenänderung und die Aktion "Temporäres Konto erstellen" setzen es. |
Vor und nach dem Kontoablauf, im Bereich "Kontoablauf" | |
| Deaktivierung | Während der Inaktivitätsfrist erfolgt keine Anmeldung. | Schalter "Konten nach Inaktivität deaktivieren" und Feld "Anzahl Tage vor Deaktivierung". Manuell über den Reiter "Konto" einer Person. | Vor und nach der Deaktivierung, im Bereich "Automatischer Kontolebenszyklus" | |
| Löschung | Das Konto bleibt nach der Deaktivierung die eingestellte Zeit inaktiv. | Schalter "Inaktive Konten löschen" und Feld "Anzahl Tage vor Löschung". Manuell über Benutzerverwaltung > Konten löschen. |
Vor und nach der Löschung, im Bereich "Automatischer Kontolebenszyklus" |
Wichtig
Der Bereich "Kontoablauf" konfiguriert nur die Benachrichtigungen. Ein systemweites Ablaufdatum gibt es nicht: Das Datum trägt jedes Konto einzeln.
Zu jedem Schritt formulieren Sie eine eigene Benachrichtigung und legen fest, wie viele Tage vor dem Schritt OpenOlat sie versendet. Die unwiderrufliche Löschung im letzten Schritt richten Sie automatisch oder ausschliesslich manuell ein.
Deaktivierung und Reaktivierung
Die Deaktivierung setzt den Kontostatus auf "Inaktiv". Die Person kann sich nicht mehr anmelden. Das Konto selbst bleibt vollständig erhalten. Passwort, Profil, Rollen, Gruppenmitgliedschaften und Kursdaten bleiben unverändert.
Die Reaktivierung setzt den Kontostatus zurück auf "Aktiv". Die Person meldet sich mit dem bisherigen Passwort an. Ein neues Passwort ist nicht nötig.
Ein Konto reaktivieren Sie manuell unter:
Benutzerverwaltung > "Konto der Person" > Reiter "Konto"
Bei eingeschalteter automatischer Deaktivierung hat die Person nach einer Reaktivierung 30 Tage Zeit, sich anzumelden. In dieser Zeit lässt der automatische Kontolebenszyklus das Konto stehen, und der Reiter "Konto" weist die verbleibenden Tage mit dem Zusatz "(Karenzfrist)" aus. Erfolgt keine Anmeldung, deaktiviert OpenOlat das Konto erneut.
Die 30 Tage sind systemweit festgelegt und gelten für alle Konten.
Daten entfernt erst die Löschung. Sie löscht auch das Passwort unwiderbringlich, siehe Benutzer:in löschen >.
Die Löschung entfernt die Daten des Kontos und trägt die Person aus allen Gruppen und Rollen aus. Der Datensatz selbst bleibt anonymisiert bestehen: OpenOlat ersetzt den Anmeldenamen durch eine ID der Form "del_884736" und setzt den Status auf "Gelöscht". Das ist nötig, weil Objekte wie Forenbeiträge weiterhin auf das Konto verweisen. Die anonymisierten Konten finden Sie unter Benutzerverwaltung > Status > Gelöschte Konten, siehe Benutzer-/Kontosuche.
Ein Konto mit dem Status "Aktiv und nicht löschbar" nimmt der automatische Lebenszyklus von der Löschung aus.
Weiterführende Informationen
Auf dieser Seite erwähnt
Gruppen-Lebenszyklus >
Benutzer:in löschen >
Weiterführend
Benutzer konfigurieren >
Benutzer-/Kontosuche >