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Erinnerungen

Mit der Erinnerungsfunktion wird der automatische Versand von Mails organisiert.

course_reminder_access_v1_de.png

Unter Kursadministration → Erinnerung werden alle Erinnerungen eines Kurses angezeigt und können dort auch erstellt werden. Zusätzlich gibt es bei allen Kursbausteinen, die mit der Erinnerungsfunktion verknüpft werden können, einen eigenen Tab „Erinnerungen“ direkt am Baustein.

Erinnerungen, die nicht an einen bestimmten Kursbaustein gebunden sind, finden Sie im Kurseditor beim obersten Kursbaustein – ebenfalls im Tab „Erinnerungen“.

An all diesen Stellen können Erinnerungen erstellt, angezeigt, bearbeitet und der Versand überprüft werden.

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Erinnerung erstellen

Als Kursbesitzer:in definieren Sie

  • unter welchen Bedingungen die Erinnerung verschickt werden soll
  • den Mailtext
  • an wen die Erinnerung verschickt werden soll

Um eine Erinnerung zu erstellen klicken Sie auf die Schaltfläche "Erinnerung erstellen". Es erscheint ein Wizard, der Sie Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess führt.

course_reminder_new_v1_de.png

Schritt: Bedingungen bearbeiten

Geben Sie als erstes die Beschreibung für die Erinnerung ein. Diese Beschreibung ist nur für die Autor:innen sichtbar und dient der übersichtlichen und informativen Darstellung der Erinnerungen eines Kurses. Wählen Sie dann die Bedingungen für den Versand aus.

Schritt: Bedingungen überprüfen

Im zweiten Schritt des Wizards werden die Bedingungen überprüft und noch einmal angezeigt an wen gemäß der Konfiguration die Erinnerung versandt würde.

Schritt: E-Mail Benachrichtigung

Im letzten Schritt geben Sie dann den zu versendenden E-Mail-Text ein und können auswählen ob die Erinnerungen an alle Personen des Kurses auf die die definierten Regeln zutreffen versandt werden sollen. Optional dazu kann noch eine Kopie an Kursbesitzer:innen, Betreuende oder Personen mit einer externen Mail-Adresse verschickt werden.

Alternativ kann die erstellte Erinnerung auch nur an die Besitzer:innen, zuständige Betreuer:innen oder externe E-Mail-Adressen versandt werden. Diese Option bietet sich vor allem für Test-Erinnerungen oder spezifische Erinnerungen für Lehrpersonen an.

Sobald die Bedingungen für eine Erinnerung erfüllt sind, werden die Mails automatisch zum Versand freigegeben. Die genaue Sendezeit und Häufigkeit wird von Ihrem Systemadministrator systemweit festgelegt.

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Bedingungen für den Versand von Erinnerungen

Entscheidend für die zu versendenden Erinnerungen sind die konkreten Bedingungen. Hier bietet OpenOlat jede Menge Möglichkeiten. Die konkreten Bedingungen können aus einem Dropdown-Menü gewählt werden. Je nach Bedingung erscheint rechts daneben ein weiteres Eingabefeld für genauere Angaben.

Bedingungen für Erinnerungen

Mehrere Bedingungen können nach Wunsch kombiniert werden können. Dadurch können auf den individuellen Bedarf zugeschnittene Erinnerungen ausgelöst werden. Es muss aber mindestens ein Kriterium gewählt werden, damit ein Versand ausgelöst werden kann.

course_reminder_condition2_v1_de.png

Hinweis

Bei der Verknüpfung handelt es sich um eine "und" Verknüpfung. Das heißt, nur wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird die Erinnerungsmail ausgelöst.

Es können folgende Kriterien als Bedingung konfiguriert werden:

  • Einschreibedatum
    Versand x Tage, Wochen, Monate oder Jahre danach
    Beispiel: Benutzer:innen erhalten 2 Tage nach der Einschreibung zusätzliche Informationen zum Kurs.

  • Kursstatus
    Wählen Sie, in welchem Status sich der Kurs befinden muss, damit eine Erinnerung verschickt wird.

    • Vorbereitung
    • Review
    • Freigabe Betreuer:innen
    • Veröffentlicht
    • Nicht Vorbereitung
    • Nicht Review
    • Nicht Freigabe Betreuer:innen
    • Nicht Veröffentlicht

    Beispiel: Nur wenn der Kurs den Status "Freigabe Betreuer:innen" hat, erhalten alle Betreuer:innen eine Info-Mail über ihre Betreuungsaufgabe.

  • Beginndatum Durchführungszeitraum des Kurses
    x Tage, Wochen, Monate oder Jahre davor oder danach

  • Enddatum Durchführungszeitraum des Kurses
    x Tage, Wochen, Monate oder Jahre davor oder danach

  • Erster Kursbesuch
    x Tage, Wochen, Monate oder Jahre danach

  • Letzter Kursbesuch
    x Tage, Wochen, Monate oder Jahre danach

  • Teilnehmer:in befindet sich in der Kursdurchführung Nummer
    Hier geht es um die Erstdurchführung oder Kurswiederholung zur Rezertifizierung.

    Beispiel: Kursteilnehmende die den Kurs das zweite Mal durchlaufen erhalten eine Erinnerungsmail.

  • Fortschritt
    Diese Option gibt es nur bei Lernpfad Kursen. Hier erfolgt der Versand basierend auf dem prozentualen Kursfortschritt der Teilnehmenden, wie er in den Einstellungen der Kurs-Administration konfiguriert wurde.
    Beispiel: Lernende, die mindestens 80% eines Kurses erfolgreich erledigt haben erhalten eine Motivationsmail um noch bald die letzten 20% zu erledigen.

  • Ausstellungsdatum Zertifikat
    Diese Option wird nur angezeigt, wenn die Zertifikatvergabe aktiviert ist (Kursadministration > Einstellungen > Tab "Bewertung").
    Beispiel: Die Mail wird versandt 1 Tag nachdem ein Zertifikat ausgestellt wurde.

  • Ablaufdatum Zertifikat
    Diese Option wird nur angezeigt, wenn die Zertifikatvergabe aktiviert ist (Kursadministration > Einstellungen > Tab "Bewertung"). Beispiel: Die Mail wird versandt 2 Wochen bevor das Zertifikat abläuft, so dass die Teilnehmenden daran erinnert werden die für das Zertifikat notwendigen Aktivitäten durchzuführen bevor das Zertifikat abläuft.

  • Gruppenmitglieder
    Auswahl einer bestimmten Gruppe. Nur deren Gruppenmitglieder erhalten die Mail.

  • Kursrolle
    Die Erinnerungsempfänger:innen müssen eine der folgenden Rollen innehaben:

    • Besitzer:innen
    • Betreuer:innen
    • Teilnehmer:innen
    • Betreuer:innen und Teilnehmer:innen
    • Besitzer:innen und Betreuer:innen
    • Mitglieder

    Beispiel: Nur Besitzer:innen und Betreuer:innen erhalten eine Erinnerung.

  • Eigenschaft Benutzer:in
    Die Erinnerungsempfänger:innen müssen einen bestimmten Wert zu einem der folgenden Merkmale aufweisen:

    • Postleitzahl
    • Region / Kanton
    • Stadt
    • Land
    • Institution
    • Institutionsnummer (Matrikelnummer)
    • Institutions-E-Mail
    • Organisationseinheit / Studiengruppe
    • Studienfach

    Beispiel: Benutzer aus der Stadt Zürich.

    Voraussetzung ist, dass die Angaben auch eingetragen bzw. übertragen wurden.

  • Bis Datum
    Eingabefelder für Datum und Uhrzeit, als Eingabehilfe Button zur Anzeige des Kalenders. Diese Bedingung eignet sich häufig für die Kombination mit anderen Bedingungen.

  • Nach Datum
    Eingabefelder für Datum und Uhrzeit, als Eingaehilfe Button zur Anzeige des Kalenders. Diese Bedingung eignet sich häufig für die Kombination mit anderen Bedingungen, z.B. wenn bis zu einem bestimmten Termin ein bestimmter Kursfortschritt nicht erreicht wurde.

  • Datum des letzten Versuchs
    Diese Option bezieht sich auf bewertbare Kursbausteine.

    • In der Dropdown-Liste werden die möglichen Kursbausteine, die berücksichtigt werden können, angezeigt.
    • x Tage, Wochen, Monate oder Jahre danach
      Beispiel: Die Erinnerung wird verschickt 1 Woche nachdem ein bestimmter Test ausgefüllt wurde.

  • Versuche
    Diese Option betrifft nur bewertbare Kursbausteine. Hier wird die Anzahl der Lösungsversuche für den Mailversand berücksichtigt.
    Beispiel: Ein Test wurde noch kein Mal (0) durchgeführt.

  • Bestanden
    Diese Option betrifft nur bewertbare Kursbausteine, für die ein Bestanden-Status im Editor konfiguriert wurde. Dieser kann hier als Bedingung ausgewählt werden.
    Beispiel: Ein Test-Kursbaustein wurde mit "Bestanden" bewertet.

  • Punkte
    Diese Option betrifft nur bewertbare Kursbausteine, für die eine Punktezahl definiert wurde. Der Versand kann dann in Abhängigkeit einer Punktzahl erfolgen.
    Beispiel: In einer Checkliste wurden weniger als 3 Punkte erreicht.

  • Termin: Aufgabe Zuweisung
    Diese Option betrifft nur Kursbausteine vom Typ "Aufgabe", bei denen auch die Aufgabenstellung im Kursbaustein abgelegt wurde und ein Termin für die Zuweisung zugeordnet wurde. Der Versand der Erinnerungsmail bezieht sich dann auf den im Kurseditor hinterlegten Termin, z.B. x Tage, Wochen, Monate davor.

  • Termin: Aufgabe Dokumente abgeben
    Diese Option betrifft nur Kursbausteine vom Typ "Aufgabe" bei denen die "Abgabe" in der Workflow-Konfiguration aktiviert wurde. Eine Erinnerungsmail kann dann x Tage, Wochen, Monate vor dem Abgabetermin verschickt werden.

  • Termin: Aufgabe Peer-Review Abgabe
    Diese Option betrifft nur Kursbausteine vom Typ "Aufgabe" bei denen im Workflow die Peer-Review Funktion aktiviert wurde und ein "bis" Datum mit dem Review verknüpft wurde. Beispiel: Eine Erinnerung wird 3 Tage vor dem finalen Peer-Review Endtermin verschickt.

  • Termin: Formular ausfüllen
    Diese Option betrifft nur Kursbausteine vom Typ "Formular" bei denen im Kurseditor ein Endtermin für das Ausfüllen hinterlegt wurde. Beispiel: Eine Erinnerung wird 2 Tage vor der Ausfülldeadline für das Formular verschickt.

Hinweise zur Konfiguration der Erinnerungen

Wann wird die Mail verschickt, wenn ich hier ein Datum angebe?

Der Versand der Kurserinnerungen findet nicht sofort statt. Alle Erinnerungsmails werden gemeinsam z.B. täglich um 9.00 Uhr verschickt. Dies ist eine Voreinstellung und kann von Administrator:innen geändert und bis auf "stündlich" angepasst werden (Administration > Module > Kurserinnerungen). Zum Versandzeitpunkt prüft OpenOlat jeweils, welche Bedingungen erfüllt sind und verschickt entsprechend die Mails. Es werden dann alle Kurserinnerungen verschickt, die z.B. um 9.00 die Bedingungen erfüllen ("im Ausgangskorb liegen").

Wenn "Bis Datum" abgeprüft wird, kann die Bedingung zum Zeitpunkt der Reminder-Erstellung schon erfüllt sein und es werden Mails verschickt. Sinn macht diese Einstellung vor allem in Verbindung mit einer weiteren Bedingung, z.B. Wenn "bis Datum" "der Test bestanden wurde", wird eine Mail verschickt "Sie haben sich termingerecht qualifiziert und erhalten dafür ...".

Wenn "Nach Datum" mit einem Datum nach dem Zeitpunkt der Reminder-Erstellung verwendet wird, werden die Mails im "Ausgangskorb" zum erstmöglichen Versandtermin verschickt, wenn das "Nach Datum" erreicht wurde.

Option davor/danach

Für Bedingungen, welche zu einem Datum eine Angabe "davor" oder "danach" benötigen, wird dies als Auswahlliste zur Verfügung gestellt. Option davor/danach

Datum

Zum eingetragenen Datum (inkl. Uhrzeit) wird die Erinnerung zur nächst möglichen Sendezeit verschickt. Wird das "bis Datum" verwendet, so wird die Erinnerung zum nächstmöglichen Sendezeitpunkt gesendet, bis das Datum (und die Uhrzeit) erreicht ist.
Beispiel: 24.06.2021 16:30

Zeitspanne

Diese Bedingungen bauen darauf auf, wie lange etwas schon her ist, oder wie lange ein bestimmter Zeitpunkt noch entfernt ist.

Beispiel: 5 Wochen bevor die Zuweisung für die Gruppenaufgabe schliesst.

Beispiel: 5 Tage nachdem der User den Kurs zum ersten Mal aufgerufen hat.

Operatoren

Für die Bedingungen "Teilnehmer:in befindet sich in der Kursdurchführung Nummer", "Versuche" und "Punkte" werden Operatoren benötigt um die verschiedenen Zustände "mehr als, weniger als, weniger oder gleich, mehr oder gleich, gleich" und "ungleich" korrekt darzustellen. Sie dienen dazu Ausdrücke miteinander zu vergleichen, und in Abhängigkeit davon einen logischen Rückgabewert zu erzeugen.

Operator Bezeichnung Erklärung
< kleiner korrekt wenn a kleiner b ist
<= kleiner gleich korrekt, wenn a kleiner oder gleich b ist
= gleich korrekt, wenn a gleich b ist
=> grösser gleich korrekt, wenn a grösser oder gleich b ist
> grösser korrekt, wenn a grösser b ist
!= ungleich korrekt, wenn a ungleich b ist

In unseren Bedingungen wird in diesem Fall z.B. das Ergebnis eines Testes (a) mit dem eingegebenen Wert in der Bedingungsregel (b) verglichen. Ist der logische Rückgabewert "True", also trifft die Bedingung zu, dann wird die Erinnerung ausgelöst.

Beispiel: Eine Erinnerung soll verschickt werden, wenn ein Teilnehmer in einem Test maximal 5 Punkte erreicht hat. In OpenOlat sieht die Bedingung dann folgendermassen aus: Erinnerung Operatoren

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E-Mail Text

Mit Hilfe des E-Mail-Textes, der nach Bedarf angepasst werden kann, erstellen Sie ganz spezifische, auf die Situation angepasste E-Mail-Erinnerungen.

Tipp

Durch Bewegen des Mauszeigers auf das kleine Fragezeichensymbol werden Ihnen die verfügbaren Variablen angezeigt.

course_reminders_variables_v1_de.png

Im Betreff verfügbare Variablen

  • $courseName: Der Name des Kurses wie auf der Infoseite.
  • $courseAuthors: Die Namen, die in den Kurseinstellungen, Tab "Metadaten" unter "Autor:innen/Durchführung mit" eingegeben wurde.
  • $courseExecPeriodStart: Das Datum, das in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Beginn des Durchführungzeitraum angegeben wurde.
  • $courseExecPeriodEnd: Das Datum, das in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Ende des Durchführungzeitraum angegeben wurde.
  • $courseLocation: Der Text, der in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Durchführungsort eingegeben wurde.

Im Mailtext verfügbare Variablen

  • $firstName: Der Vorname des Benutzers.
  • $lastName: Der Nachname des Benutzers.
  • $fullName: Der vollständige Name je nach Systemkonfiguration. Der Standardwert ist "Nachname, Vorname".
  • $email: Die E-mail-Adresse des Benutzers.
  • $userName: Der Benutzername.
  • $courseUrl: Die Internetadresse des Kurses.
  • $courseName: Der Name des Kurses wie auf der Infoseite.
  • $courseDescription: Die Beschreibung des Kurses wie auf der Infoseite.
  • $courseAuthors: Die Namen, die in den Kurseinstellungen, Tab "Metadaten" unter "Autor:innen/Durchführung mit" eingegeben wurde.
  • $courseCertification: Die Beschreibung der Bescheinigung, wie sie in den Kurseinstellungen, Tab "Info" angegeben wurde.
  • $courseExecPeriodStart: Das Datum, das in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Beginn des Durchführungzeitraum angegeben wurde.
  • $courseExecPeriodEnd: Das Datum, das in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Ende des Durchführungzeitraum angegeben wurde.
  • $courseExpOfWork: Der geschätzte Zeitaufwand, der in den Kurseinstellungen, Tab "Metadaten" unter "Zeitaufwand" als Text eingegeben wurde.
  • $courseLocation: Der Text, der in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Durchführungsort eingegeben wurde.
  • $courseMainLang: Die Sprache, die in den Kurseinstellungen, Tab "Metadaten" unter "Hauptsprache" eingegeben wurde.
  • $courseObjectives: Der Text, der in den Kurseinstellungen, Tab "Info" als Lernzielbeschreibung eingegeben wurde.
  • $courseReference: Der Text, der in den Kurseinstellungen im Tab "Info" unter "Kennzeichen" eingegeben wurde.
  • $courseRequirements: Der Text, der in den Kurseinstellungen im Tab "Info" unter "Voraussetzungen" eingegeben wurde.
  • $courseTeaser: Der Teaser-Text, der in den Kurseinstellungen im Tab "Info" eingegeben wurde.
  • $recipientFirstName: siehe Beispiel
  • $recipientLastName: siehe Beispiel

Hier ein Beispiel:

Erinnerung Mail

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Empfänger

Erinnerungen sind gut geeignet, um Kursteilnehmer:innen daran zu erinnern, was sie als nächstes erledigen sollten. Eine Kopie an die Betreuer:innen und/oder Kursbesitzer:innen informiert auch diese, dass Teilnehmer:innen etwas zu erledigen haben.

In manchen Fällen sollen Erinnerungen ausschliesslich an Betreuer:innen geschickt werden.

Beispiel:
Kursteilnehmer:innen zeigen keinen Fortschritt. Der/die Betreuer:in sollte dann Kontakt mit diesen Kursteilnehmer:innen aufnehmen und Hilfestellung leisten. Die Erinnerung dazu sollte nur an den/die Betreuer:in gehen. Sie könnten als Bedingungen z.B. eingeben, dass der Fortschritt noch unter x% ist und gleichzeitig ein bestimmter Punktewert in einem Eingangstest nicht erreicht wurde.

Ebenso können Erinnerungen auch ausschliesslich an die Kursbesitzer:innen versandt werden.

Beispiel:
Manchmal vergessen Autor:innen ihren Kurs zu publizieren, weil noch Dinge unklar waren als sie das letzte Mal an der Kurserstellung gearbeitet haben. In diesem Fall kann der Kursstatus in Kombination mit der Rolle als Versandkriterium verwendet werden.

course_reminder_condition_status_v1_de.png

Für besondere Fälle können Erinnerungen auch ausschliesslich an bestimmnte externe Mailadressen versandt werden.

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Erinnerungen kontrollieren und bearbeiten

Wurden bereits Erinnerungen erstellt, sind diese unter Administration > Erinnerungen aufgelistet. Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle für diesen Kurs bereits erstellten Erinnerungen und können sich auch bereits versendete Erinnerungen anzeigen lassen. Die Liste der bereits versendeten Erinnerungen enthält Informationen zum Empfänger sowie die Sendezeit. Einzelne Erinnerungen aus dieser Liste können über den Link "Wieder schicken" einfach verschickt werden.

Erinnerungen Aktionsmenü

Neue Erinnerungen können jederzeit erstellt werden.

Soll z.B. eine einzelne Bedingung für den Versand entfernt werden, finden Sie im Bearbeitungsmodus die Buttons zum Löschen einer einzelnen Bedingung rechts neben der jeweiligen Bedingung.

Erinnerungen können auch gezielt und wiederholt ausgelöst werden. Dabei werden Erinnerungen aber dennoch nur an jene Benutzer geschickt, für die alle Bedingungen als erfüllt gelten.

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Weiterführende Informationen

Weitere OpenOlat Werkzeuge, die auf andere Weise auch für Erinnerungen verwendet werden können:

Persönliches Menü: E-Mail >
Kursbaustein Mitteilungen >
Teilnehmer Infos >