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Erinnerungen

Mit der Erinnerungsfunktion wird der automatische Versand von Mails organisiert.

course_reminder_access_v1_de.png

Zusätzlich zum Weg über die Kursadministration können für bestimmte bewertbare Kursbausteine Erinnerungen auch direkt bei dem jeweiligen Kursbaustein eingerichtet werden. In diesem Fall ist der entsprechenden Kursbaustein bereits vorgewählt. So kann beispielweise rasch eine Erinnerung für Lernende erstellt werden, die einen bestimmten Test noch gar nicht durchgeführt haben (Versuche = 0). Oder es kann eine E-Mail an alle Personen verschickt werden, die eine Aufgabe bestanden haben.

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Erinnerung erstellen

Als Kursbesitzer:in definieren Sie in einer Regelliste,

  • unter welchen Bedingungen die Erinnerung verschickt werden soll
  • den Mailtext
  • an wen die Erinnerung verschickt werden soll

Sobald die Bedingungen erfüllt sind, werden die Mails automatisch zum Versand freigegeben. Die genaue Sendezeit und Häufigkeit wird von Ihrem Systemadministrator systemweit festgelegt.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Erinnerung erstellen". Es erscheint ein Wizard, der Sie Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess führt.

course_reminder_new_v1_de.png

Geben Sie als erstes die Beschreibung für die Erinnerung ein. Diese Beschreibung ist nur für die Autor:innen sichtbar und dient der übersichtlichen und informativen Darstellung aller Erinnerungen eines Kurses. Wählen Sie dann die Bedingungen für den Versand aus.

Im zweiten Schritt des Wizards werden die Bedingungen überprüft und noch einmal angezeigt.

Im letzten Schritt geben Sie dann den E-Mail Text ein und können auswählen, ob auch Betreuer:innen oder Besitzer:innen eine Kopie erhalten sollen oder eine Kopie an eine externe Adresse verschickt werden soll.

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Bedingungen für den Versand von Erinnerungen

Die Bedingungen können aus einem Dropdown-Menü gewählt werden. Je nach Bedingung erscheint rechts daneben ein weiteres Eingabefeld für genauere Angaben.

course_reminder_condition1_v1_de.png

Mehrere Bedingungen können nach Wunsch kombiniert werden können. Dadurch können auf den individuellen Bedarf zugeschnittene Erinnerungen ausgelöst werden. Es muss aber mindestens ein Kriterium gewählt werden, damit ein Versand ausgelöst werden kann.

course_reminder_condition2_v1_de.png

Hinweis

Bei der Verknüpfung handelt es sich um eine "und" Verknüpfung. Das heißt, nur wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird die Erinnerungsmail ausgelöst.

Es können folgende Kriterien als Bedingung konfiguriert werden:

  • Einschreibedatum
    Versand x Tage, Wochen, Monate oder Jahre danach
    Beispiel: Benutzer:innen erhalten 2 Tage nach der Einschreibung zusätzliche Informationen zum Kurs. (Vorausgesetzt auch die übrigen Bedingungen werden erfüllt.)

  • Kursstatus
    Wählen Sie, in welchem Status sich der Kurs befinden muss, damit eine Erinnerung verschickt wird.

    • Vorbereitung
    • Review
    • Freigabe Betreuer:innen
    • Veröffentlicht
    • Nicht Vorbereitung
    • Nicht Review
    • Nicht Freigabe Betreuer:innen
    • Nicht Veröffentlicht

Beispiel: Nur wenn der Kurs den Status "Freigabe Betreuer:innen" hat, erhalten alle Betreuer:innen eine Info-Mail über ihre Betreuungsaufgabe.

  • Beginndatum Durchführungszeitraum des Kurses
    x Tage, Wochen, Monate oder Jahre davor oder danach

  • Enddatum Durchführungszeitraum des Kurses
    x Tage, Wochen, Monate oder Jahre davor oder danach

  • Erster Kursbesuch
    x Tage, Wochen, Monate oder Jahre danach

  • Letzter Kursbesuch
    x Tage, Wochen, Monate oder Jahre danach

  • Teilnehmer:in befindet sich in der Kursdurchführung Nummer
    Siehe Hinweis zu Operatoren

  • Fortschritt
    Nur bei Lernpfad Kursen. Hier erfolgt der Versand basierend auf dem prozentualen Kursfortschritt der Teilnehmenden, wie er in den Einstellungen der Administration konfiguriert wurde.
    Beispiel: Benutzer die mindestens 80% eines Kurses erfolgreich abgeschlossen haben.
    Siehe Hinweis zu Operatoren

  • Ausstellungsdatum Zertifikat
    Diese Option wird nur angezeigt, wenn die Zertifikatvergabe aktiviert ist (Kursadministration > Einstellungen > Tab "Bewertung").

  • Ablaufdatum Zertifikat
    Diese Option wird nur angezeigt, wenn die Zertifikatvergabe aktiviert ist (Kursadministration > Einstellungen > Tab "Bewertung").

  • Gruppenmitglieder
    Auswahl einer bestimmten Gruppe. Nur deren Gruppenmitglieder erhalten die Mail.

  • Kursrolle
    Die Erinnerungsempfänger:innen müssen eine der folgenden Rollen innehaben:

    • Besitzer:innen
    • Betreuer:innen
    • Teilnehmer:innen
    • Betreuer:innen und Teilnehmer:innen
    • Besitzer:innen und Betreuer:innen
    • Mitglieder

    Beispiel: Nur Besitzer:innen und Betreuer:innen erhalten eine Erinnerung.

  • Eigenschaft Benutzer:in
    Die Erinnerungsempfänger:innen müssen einen bestimmten Wert zu einem der folgenden Merkmale aufweisen:

    • Postleitzahl
    • Region / Kanton
    • Stadt
    • Land
    • Institution
    • Institutionsnummer (Matrikelnummer)
    • Institutions-E-Mail
    • Organisationseinheit / Studiengruppe
    • Studienfach

    Beispiel: Benutzer aus der Stadt Zürich.

  • Bis Datum
    Eingabefelder für Datum und Uhrzeit, als Eingabehilfe Button zur Anzeige des Kalenders

  • Nach Datum
    Eingabefelder für Datum und Uhrzeit, als Eingabhilfe Button zur Anzeige des Kalenders

Wann wird die Mail verschickt, wenn ich hier ein Datum angebe?

Der Versand der Kurserinnerungen findet nicht sofort statt. Alle Erinnerungsmails werden gemeinsam z.B. täglich um 9.00 Uhr verschickt. Dies ist eine Voreinstellung und kann von Administrator:innen geändert und bis auf "stündlich" angepasst werden (Administration > Module > Kurserinnerungen). Zum Versandzeitpunkt prüft OpenOlat jeweils, welche Bedingungen erfüllt sind und verschickt entsprechend die Mails. Es werden dann alle Kurserinnerungen verschickt, die z.B. um 9.00 die Bedingungen erfüllen ("im Ausgangskorb liegen").

Wenn "Bis Datum" abgeprüft wird, kann die Bedingung zum Zeitpunkt der Reminder-Erstellung schon erfüllt sein und es werden Mails verschickt. Sinn macht diese Einstellung vor allem in Verbindung mit einer weiteren Bedingung, z.B. Wenn "bis Datum" "der Test bestanden wurde", wird eine Mail verschickt "Sie haben sich termingerecht qualifiziert und erhalten dafür ...".

Wenn "Nach Datum" mit einem Datum nach dem Zeitpunkt der Reminder-Erstellung verwendet wird, werden die Mails im "Ausgangskorb" zum erstmöglichen Versandtermin verschickt, wenn das "Nach Datum" erreicht wurde.

  • Datum des letzten Versuchs
    Diese Option betrifft nur bewertbare Kursbausteine.

    • Dropdown zur Auswahl eines bewertbaren Kursbausteins
    • x Tage, Wochen, Monate oder Jahre danach

  • Versuche
    Diese Option betrifft nur bewertbare Kursbausteine. Hier wird die Anzahl der Lösungsversuche für den Mailversand berücksichtigt.
    Beispiel: Ein Test wurde noch kein Mal (0) durchgeführt.

  • Bestanden
    Diese Option betrifft nur bewertbare Kursbausteine, für die ein Bestanden-Status im Editor konfiguriert wurde. Dieser kann hier als Bedingung ausgewählt werden.
    Beispiel: Ein Test-Kursbaustein wurde mit "Bestanden" bewertet.

  • Punkte
    Diese Option betrifft nur bewertbare Kursbausteine, für die eine Punktezahl im Editor konfiguriert wurde. Diese können hier als Bedingung ausgewählt werden.
    Beispiel: In einer Checkliste wurden weniger als 3 Punkte erreicht.

  • Termin: Aufgabe Zuweisung
    Diese Option betrifft nur Kursbausteine vom Typ "Aufgabe".

  • Termin: Aufgabe Dokumente abgeben
    Diese Option betrifft nur Kursbausteine vom Typ "Aufgabe". Wenn dort eine bearbeitete Aufgabe hochgeladen werden kann, kann eine Bedingung für eine Erinnerung sich auf den Abgabezeitpunkt der Aufgabendokumente beziehen.

  • Termin: Aufgabe Peer-Review Abgabe
    Diese Option betrifft nur Kursbausteine vom Typ "Aufgabe". Wenn dort ein Peer-Review konfiguriert ist, kann eine Bedingung sich auf den Abgabezeitpunkt des Peer-Reviews beziehen.

  • Termin: Formular ausfüllen
    Diese Option betrifft nur Kursbausteine vom Typ "Formular".

Option davor/danach

Für Bedingungen, welche zu einem Datum eine Angabe "davor" oder "danach" benötigen, wird dies als Auswahlliste zur Verfügung gestellt. Option davor/danach

Datum

Zum eingetragenen Datum (inkl. Uhrzeit) wird die Erinnerung zur nächst möglichen Sendezeit verschickt. Wird das "bis Datum" verwendet, so wird die Erinnerung zum nächstmöglichen Sendezeitpunkt gesendet, bis das Datum (und die Uhrzeit) erreicht ist.
Beispiel: 24.06.2021 16:30

Zeitspanne

Diese Bedingungen bauen darauf auf, wie lange etwas schon her ist, oder wie lange ein bestimmter Zeitpunkt noch entfernt ist.

Beispiel: 5 Wochen bevor die Zuweisung für die Gruppenaufgabe schliesst.

Beispiel: 5 Tage nachdem der User den Kurs zum ersten Mal aufgerufen hat.

Operatoren

Für die Bedingungen "Teilnehmer:in befindet sich in der Kursdurchführung Nummer", "Versuche" und "Punkte" werden Operatoren benötigt um die verschiedenen Zustände "mehr als, weniger als, weniger oder gleich, mehr oder gleich, gleich" und "ungleich" korrekt darzustellen. Sie dienen dazu Ausdrücke miteinander zu vergleichen, und in Abhängigkeit davon einen logischen Rückgabewert zu erzeugen.

Operator Bezeichnung Erklärung
< kleiner korrekt wenn a kleiner b ist
<= kleiner gleich korrekt, wenn a kleiner oder gleich b ist
= gleich korrekt, wenn a gleich b ist
=> grösser gleich korrekt, wenn a grösser oder gleich b ist
> grösser korrekt, wenn a grösser b ist
!= ungleich korrekt, wenn a ungleich b ist

In unseren Bedingungen wird in diesem Fall z.B. das Ergebnis eines Testes (a) mit dem eingegebenen Wert in der Bedingungsregel (b) verglichen. Ist der logische Rückgabewert "True", also trifft die Bedingung zu, dann wird die Erinnerung ausgelöst.

Beispiel: Eine Erinnerung soll verschickt werden, wenn ein Teilnehmer in einem Test maximal 5 Punkte erreicht hat. In OpenOlat sieht die Bedingung dann folgendermassen aus: Erinnerung Operatoren

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E-Mail Text

Mit Hilfe des E-Mail-Textes, der nach Bedarf angepasst werden kann, erstellen Sie ganz spezifische, auf die Situation angepasste E-Mail-Erinnerungen.

Tipp

Durch Bewegen des Mauszeigers auf das kleine Fragezeichensymbol werden Ihnen die verfügbaren Variablen angezeigt.

course_reminders_variables_v1_de.png

Im Betreff verfügbare Variablen

  • $courseName: Der Name des Kurses wie auf der Infoseite.
  • $courseAuthors: Die Namen, die in den Kurseinstellungen, Tab "Metadaten" unter "Autor:innen/Durchführung mit" eingegeben wurde.
  • $courseExecPeriodStart: Das Datum, das in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Beginn des Durchführungzeitraum angegeben wurde.
  • $courseExecPeriodEnd: Das Datum, das in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Ende des Durchführungzeitraum angegeben wurde.
  • $courseLocation: Der Text, der in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Durchführungsort eingegeben wurde.

Im Mailtext verfügbare Variablen

  • $firstName: Der Vorname des Benutzers.
  • $lastName: Der Nachname des Benutzers.
  • $fullName: Der vollständige Name je nach Systemkonfiguration. Der Standardwert ist "Nachname, Vorname".
  • $email: Die E-mail-Adresse des Benutzers.
  • $userName: Der Benutzername.
  • $courseUrl: Die Internetadresse des Kurses.
  • $courseName: Der Name des Kurses wie auf der Infoseite.
  • $courseDescription: Die Beschreibung des Kurses wie auf der Infoseite.
  • $courseAuthors: Die Namen, die in den Kurseinstellungen, Tab "Metadaten" unter "Autor:innen/Durchführung mit" eingegeben wurde.
  • $courseCertification: Die Beschreibung der Bescheinigung, wie sie in den Kurseinstellungen, Tab "Info" angegeben wurde.
  • $courseExecPeriodStart: Das Datum, das in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Beginn des Durchführungzeitraum angegeben wurde.
  • $courseExecPeriodEnd: Das Datum, das in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Ende des Durchführungzeitraum angegeben wurde.
  • $courseExpOfWork: Der geschätzte Zeitaufwand, der in den Kurseinstellungen, Tab "Metadaten" unter "Zeitaufwand" als Text eingegeben wurde.
  • $courseLocation: Der Text, der in den Kurseinstellungen, Tab "Durchführung" als Durchführungsort eingegeben wurde.
  • $courseMainLang: Die Sprache, die in den Kurseinstellungen, Tab "Metadaten" unter "Hauptsprache" eingegeben wurde.
  • $courseObjectives: Der Text, der in den Kurseinstellungen, Tab "Info" als Lernzielbeschreibung eingegeben wurde.
  • $courseReference: Der Text, der in den Kurseinstellungen im Tab "Info" unter "Kennzeichen" eingegeben wurde.
  • $courseRequirements: Der Text, der in den Kurseinstellungen im Tab "Info" unter "Voraussetzungen" eingegeben wurde.
  • $courseTeaser: Der Teaser-Text, der in den Kurseinstellungen im Tab "Info" eingegeben wurde.
  • $recipientFirstName: siehe Beispiel
  • $recipientLastName: siehe Beispiel

Hier ein Beispiel:

Erinnerung Mail

Am obersten Kursknoten werden zusätzlich alle Erinnerungen aufgelistet, die an keinen bestimmten Kursbaustein gebunden sind. Auch können sowohl hier als auch bei anderen Assessment Bausteinen mit dem Tab "Erinnerungen" weitere Konfigurationen vorgenommen werden, z.B. konfigurierte Erinnerungen editiert, dupliziert, versendet, gelöscht werden. Auch die Anzeige des Versands ist möglich.

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Empfänger

Erinnerungen sind gut geeignet, um Kursteilnehmer:innen daran zu erinnern, was sie als nächstes erledigen sollten. Eine Kopie an die Betreuer:innen und/oder Kursbesitzer:innen informiert auch diese, dass Teilnehmer:innen etwas zu erledigen haben.

In manchen Fällen sollen Erinnerungen ausschliesslich an Betreuer:innen geschickt werden.

Beispiel:
Kursteilnehmer:innen zeigen keinen Fortschritt. Der/die Betreuer:in sollte dann Kontakt mit diesen Kursteilnehmer:innen aufnehmen und Hilfestellung leisten. Die Erinnerung dazu sollte nur an den/die Betreuer:in gehen. Sie könnten als Bedingungen z.B. eingeben, dass der Fortschritt noch unter x% ist und gleichzeitig ein bestimmter Punktewert in einem Eingangstest nicht erreicht wurde.

Ebenso können Erinnerungen auch ausschliesslich an die Kursbesitzer:innen versandt werden.

Beispiel:
Manchmal vergessen Autor:innen ihren Kurs zu publizieren, weil noch Dinge unklar waren als sie das letzte Mal an der Kurserstellung gearbeitet haben. In diesem Fall kann der Kursstatus in Kombination mit der Rolle als Versandkriterium verwendet werden.

course_reminder_condition_status_v1_de.png

Für besondere Fälle können Erinnerungen auch ausschliesslich an bestimmnte externe Mailadressen versandt werden.

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Erinnerungen kontrollieren und bearbeiten

Wurden bereits Erinnerungen erstellt, sind diese unter Administration > Erinnerungen aufgelistet. Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle für diesen Kurs bereits erstellten Erinnerungen und können sich auch bereits versendete Erinnerungen anzeigen lassen. Die Liste der bereits versendeten Erinnerungen enthält Informationen zum Empfänger sowie die Sendezeit. Einzelne Erinnerungen aus dieser Liste können über den Link "Wieder schicken" einfach verschickt werden.

Erinnerungen Aktionsmenü

Neue Erinnerungen können jederzeit erstellt werden.

Soll z.B. eine einzelne Bedingung für den Versand entfernt werden, finden Sie im Bearbeitungsmodus die Buttons zum Löschen einer einzelnen Bedingung rechts neben der jeweiligen Bedingung.

Erinnerungen können auch gezielt und wiederholt ausgelöst werden. Dabei werden Erinnerungen aber dennoch nur an jene Benutzer geschickt, für die alle Bedingungen als erfüllt gelten.

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Weiterführende Informationen

Persönliches Menü: E-Mail >
Kursbaustein Mitteilungen >
Teilnehmer Infos >