Termine und Absenzen
Welche Termine gibt es in OpenOlat?
In OpenOlat gibt es grundsätzlich 2 Arten von Terminen:
- einfache Termine (ohne die Möglichkeit zur Erfassung von Absenzen)
- Termine mit Absenzen (Termine im Kurs, sie erscheinen im Course Planer und der Absenzenverwaltung)
Auf diese Termine können auch Dozent:innen gebucht werden. (Nur Betreuer:innen können zu Dozent:innen gemacht werden.)
| einfacher Termin | Termin mit Absenzen | |
|---|---|---|
| Termine im Course Planner | x | |
| Termine in der Absenzenverwaltung | x | |
| Termine in Projekten | x | |
| Termine in (Projekt-)To-dos | x | |
| Termine im persönlichen Menü | x | x |
| Termine in Kalendern | x | x |
| Termine in BigBlueButton | x | |
| Termine in Microsoft Teams | x |
Welche Absenzen können verwaltet werden?
Allgemeiner Hinweis
Administrator:innen können die Möglichkeiten in der Absenzenverwaltung sehr detailliert einrichten. Sollte eine der beschriebenen Möglichkeiten bei Ihnen nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an Ihre:n zuständige:n Administrator:in.
Allgemeiner Hinweis
In OpenOlat werden prinzipiell Absenzen (Abwesenheiten) erfasst, nicht Anwesenheiten.
Absenzen
Die Anwesenheit bzw. Absenz von Teilnehmer:innen kann in folgenden Kategorien erfasst werden:
- Anwesend
- Entschuldigte Abwesenheit
- Unentschuldigte Abwesenheit
- Dispensiert
Absenzen werden in der Regel bei einer Anwesenheitskontrolle durch die Betreuer:innen erfasst.
Teilnehmer:innen finden ihre erfassten Absenzen im persönlichen Menü.
Aus den erfassten Absenzen wird eine Anwesenheitsrate berechnet. Durch Abgleich mit einer vorgegebenen erlaubten Absenzquote (z.B. 80%) kann daraus berechnet werden, ob ein Kurs als besucht gelten kann.
Abmeldungen
Es kann den Teilnehmer:innen erlaubt werden, dass sie sich im persönlichen Menü im Voraus abmelden.
Entschuldigte Absenzen
Es kann systemweit eingestellt werden, dass entschuldigte Absenzen für die Berechnung der Anwesenheitsrate als "anwesend" gezählt werden.
Dispense
Es gibt verschiedene Gründe, warum ein:e Teilnehmer:in grundsätzlich nicht an einem bestimmten Teil eines Kurses teilnehmen kann oder muss. In diesem Fall kann eine Dispens eingerichtet werden.
Rekurse
Teilnehmer:innen haben die Möglichkeit, gegen eine von Betreuer:innen z.B. vermeintlich unentschuldigte Absenz Rekurs einzulegen. Auch die Rekurse werden in OpenOlat erfasst.
Wo finde ich die Absenzenverwaltung?
Es ist zu unterscheiden zwischen
-
der generellen Aktivierung und Konfiguration des Absenzenmanagements durch Administrator:innen unter:
Administration > Module > Termine und Absenzen
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der Konfiguration der Absenzenverwaltung in einem Kurs
Die Konfiguration der Termin- und Absenzenverwaltung für einen bestimmten Kurs erfolgt durch die Kursbesitzer:innen in der Kursadministration:
Administration > Einstellungen > Tab "Durchführung" > Abschnitt "Konfiguration Termin- und Absenzenverwaltung im Kurs"
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der Erfassung und Verwaltung der Absenzen in einem Kurs durch Kursbesitzer:innen
Die Erfassung und Verwaltung erfolgt im Run Mode (also zur Laufzeit, nicht im Editor) durch Kursbesitzer:innen unter:
Administration > Termine und Absenzen > Tab Teilnehmer
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der Erfassung und Verwaltung der Absenzen in einem Kurs durch Betreuer:innen
Die Erfassung und Verwaltung durch Betreuer:innen erfolgt unter:
Toolbar > Termine
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der Übersicht über die persönlichen Absenzen
Die persönlichen Absenzen finden Sie und alle Teilnehmer:innen jeweils im persönlichen Menü. Hier ist die Verwaltung nur in begrenztem Rahmen und für sich persönlich möglich, z.B. in Form einer Abmeldung.
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der kursübergreifenden Absenzenerfassung durch Coaches
Die Möglichkeit zur Erfassung von Absenzen in verschiedenen Kursen finden Coaches im
Coachingtool > Button "Termine/Absenzen".
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der kursübergreifenden Absenzenverwaltung durch Berechtigte mit der Rolle Absenzenverwalter:in.
Zur Verwaltung gehört z.B. die Bearbeitung von Dispensen und Rekursen. Diese Verwaltungsaufgabe geht über die einfache Erfassung hinaus und ist deshalb einer gesonderten Rolle zugeordnet. Berechtigte finden die Werkzeuge im
Menü der Kopfzeile: Absenzenverwaltung
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Weitere Informationen
Aktivierung und Konfiguration des Absenzenmanagements durch Administrator:innen >
Konfiguration der Absenzenverwaltung in einem Kurs >
Erfassung und Verwaltung der Absenzen in einem Kurs durch Kursbesitzer:innen >
Erfassung und Verwaltung der Absenzen in einem Kurs durch Betreuer:innen >
Persönliche Absenzen >
Kursübergreifende Absenzenerfassung im Coachingtool >
Kursübergreifende Absenzenverwaltung durch Absenzenverwalter:innen >