In der Administration im Bereich "Core Konfiguration" können auch Einstellungen bezüglich der Dateiein, inklusive Versionen und Quotas vorgenommen werden.
Im Tab Überblick erhalten Administratoren einen schnellen Gesamtüberblick über die Anzahl und die Größe von OpenOlat Dateien, Versionen, gelöschten Dateien und Miniaturansichten und können diesbezüglich Aktionen vornehmen.
Im Tab "Versionen" kann die maximale Anzahl von Versionen für eine Datei definiert werden.
Bei eingeschalteter Versionierung werden Dateien nicht überschrieben, sondern als neue Version (auch Revision genannt) angelegt. Ältere Versionen eines Dokumentes können heruntergeladen und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Werden Dateien gelöscht, so erscheinen Sie in der Liste der gelöschten Dateien und können wiederhergestellt werden. Ist die Versionierungsfunktion eingeschaltet, so können Dateien auch gesperrt werden, z.B. wenn eine Person an einem Dokument arbeitet und verhindern möchte, dass eine andere Person zwischenzeitlich eine neue Version erstellt.
Die Versionierung ist in allen Ordnern des Systems vorhanden: persönliche Ordner, Gruppenordner, Kursordner, Ressourcenordner und Kursbausteine 'Ordner'.
Im Tab "Quotas" kann die maximale Speichergröße und das Upload-Limit für bestimmte Pfade definiert und angepasst werden. Auch neue Quotas können ergänzt werden.
Im Tab "Grosse Dateien" können Administratoren gezielt nach grossen Dateien suchen und sich weitere Details zu diesen Dateien anzeigen lassen.
Im Tab "Gelöschte Dateien" können von bestimmten Pfaden endgültig gelöscht werden.
Orphan Versionen löschen:
Alle Dokumente, welche manuell gelöscht werden oder für welche keine Versionierung mehr zur Verfügung steht, werden in eine Art Papierkorb gelegt. Von dort könnten sie wiederhergestellt werden, benötigen jedoch auch nach wie vor dieselbe Speichermenge. Mit Orphan Versionen löschen wird dieser Papierkorb gelöscht. Die Versionen können nicht mehr wiederhergestellt werden, benötigen jedoch auch keinen Speicher mehr.
Versionen aufräumen:
Die Versionierung kann von der Anzahl her angepasst werden. Wird jetzt beispielsweise von 5 Versionen auf 2 Versionen geändert, sind pro Dokument 3 Versionen überflüssig. Diese werden jedoch nicht direkt gelöscht. Wenn Sie die Anzahl wieder auf 5 Versionen stellen, werden sie wieder sichtbar. Um jedoch diese Versionen ganz zu löschen, klicken Sie auf Versionen aufräumen. Anschliessend können die Versionen nicht mehr wiederhergestellt werden.
