Bevor das Lektionen- und Absenzenmanagement genutzt werden kann, muss dies in der Administration aktiviert werden. Kunden von frentix kontaktieren dafür bitte contact@frentix.com. Sobald das Lektionen- und Absenzenmanagement aktiviert ist, können diverse zusätzliche Einstellungen für die systemweite Konfiguration vorgenommen werden. Bei Systemen mit dem fx-Release werden diese Anpassung durch frentix vorgenommen.
Konfiguration - Auf Kursebene übersteuerbar
Überschreiben der Standard-Konfiguration zulassen: Die Standard-Konfiguration, welche in der Administration gesetzt wird, kann auf Kursebene überschrieben werden. Dies gilt nicht für die "Globale Konfiguration".
Anwesenheitskontrolle einschalten: Nur wenn diese Optionen eingeschaltet ist, kann ich eine Anwesenehitskontrolle durchführen und sehe die Teilnehmenden und die Checkboxen.
Berechnung der Anwesenheitsrate: Wenn diese Option eingeschaltet ist, wird eine Prozentquote der Anwesenheit berechnet.
Absenzenquote global in %: Diese Quote gibt an, wie viel Prozent Anwesenheit gefordert ist, um die Bedingungen eines Kurses zu erfüllen.
Dozentenkalender synchronisieren: Dozierende (Kursbetreuer) bekommen Einträge in ihrem persönlichen Kalender (nicht im Kurskalender) für diejenigen Lektionenblöcke, bei welchen sie als Dozierende zugewiesen sind (Für Px-Kunden muss diese Funktion ausgeschaltet sein).
Kurskalender synchronisieren: Durch diese Option werden die erfassten Lektionenblöcke gleich direkt im Kurskalender angezeigt für alle Teilnehmer, Dozenten und Kursbesitzer.
Globale Konfiguration
Lektionen partiell durchgeführt zulassen: Beim Abschliessen eines Lektionenblocks kann unter "Effektive Lektionen" die Anzahl Lektionen ausgewählt werden, welche tatsächlich durchgeführt worden sind. Die Anwesenheitsquote wird dadurch auch nur partiell berechnet.
Lektionen Status: Wenn diese Option gewählt wird, können ganze Lektionenblöcke abgesagt werden. Dieser Lektionenblock zahlt dann nicht zur Anwesenheitsquote.
Erinnerungsfunktion einschalten: Hiermit wird die Erinnerungsfunktion aktiviert. Anschliessend sind die Erinnerungs- und die Sperrfrist zu definieren.
Erinnerungsfrist: Hier wird die Erinnerungsfrist in Anzahl Tagen eingetragen. Nachdem diese Anzahl Tage erreicht worden ist, wird der/die DozentIn daran erinnert, die Anwesenheitskontrolle durchzuführen. Ein Tag entspricht 24 Stunden und die Zählung beginnt beim eingetragenen Ende des Lektionenblocks.
Sperrfrist: Wiederum wird die Anzahl Tage eingetragen. Nachdem diese Frist abgelaufen ist, wird der Status des Lektionenblocks automatisch auf erledigt gesetzt. Die bereits eingetragene Anwesenheitskontrolle wird gespeichert. Falls nichts eingetragen ist, werden alle Teilnehmen als anwesend gespeichert. Die Sperrfristzählung beginnt am Folgetag, nachdem der Lektionenblock die Endzeit erreicht hat und läuft bis am Ende des Tages.
Entschuldige Absenzen: Diese Option erlaubt Absenzen zu entschuldigen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, gelten alle Absenzen als unentschuldigt.
Entschuldigte Absenzen als anwesend zählen: Mit dieser Option werden die Absenzen, welche entschuldigt sind, für die Berechnung der Absenzenquote als anwesend gerechnet.
Absenzen standardmässig als entschuldigt zählen: Grundsätzlich gelten eingetragene Absenzen als unentschuldigt. Diese Option setzt alle eingetragenen Absenzen automatisch auf entschuldigt. Falls dies nicht zutrifft, muss die Absenz manuell auf unentschuldigt gesetzt werden.
Dozenten dürfen Absenzen entschuldigen: Durch diese Option erhalten Dozierende(Kursbetreuer) die Möglichkeit, die Absenzen als entschuldigt einzutragen. Wenn diese Option nicht eingeschaltet ist, muss der Kursadministrator (Kursbesitzer) die Absenz entschuldigen.
Rekursmöglichkeit gewähren: Wenn die Rekursfrist aktiviert ist, bekommen die Kursteilnehmenden die Möglichkeit, für eine eingetragenen Absenz Rekurs einzureichen. Dies kann beispielsweise notwendig sein, wenn eine Absenz im Nachhinein als entschuldigt anerkannt wird oder wenn der Dozierende eine Absenz falsch eingetragen hat.
Rekursfrist: Die Rekursfrist beginnt, sobald der Lektionenblock erledigt ist. Entweder hat der Dozent den Block manuell auf erledigt gesetzt oder die Sperrfrist ist abgelaufen und der Lektionenblock wurde automatisch auf erledigt gesetzt. Die Zählung der Tage beginnt am Folgetag, nachdem der Status des Lektioneblocks auf erledigt gesetzt worden ist. Anschliessend werden ganze Tage gezählt, Rekursfristschluss ist jeweils am Ende des Tages.
Begründungen
In der Administration werden auch die Begründungen erfasst und zwar jeweils mit einem Titel und einer Beschreibung. Diese Begründungen können nur hier erfasst und bearbeitet werden. Dozenten können keine eigenen Begründungen erfassen.
Immer wenn ein Lektionenblock geschlossen wird, muss eine Begründung ausgewählt werden. Wenn in der Administration keine Begründungen hinterlegt sind, erschient die Begründungsauswahl beim Schliessen des Lektionenblocks nicht.
