Gruppenadministration

Werkzeuge der Gruppen konfigurieren

Wenn Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie diese als nächstes im Tab „Werkzeuge“ mit kollaborativen Werkzeugen ausstatten. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Konfiguration ändern wollen, beispielsweise Werkzeuge wieder ausschalten möchten, steigen Sie über den Tab „Gruppen“ ein und klicken auf den Titel der entsprechenden Gruppe. Öffnen Sie den Menupunkt „Administration“ und dann den Tab „Werkzeuge“, um die kollaborativen Werkzeuge ein- oder auszuschalten.

Jedes Werkzeug kann nur einmal in eine Gruppe eingebunden werden. Es ist also nicht möglich, einer Gruppe mehrere Ordner zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie mit mehreren Foren oder Wikis arbeiten wollen oder Dokumente in mehreren Ordnern zur Verfügung stellen möchten, eignen sich dazu Kursbausteine besser. Verlinken Sie einen oder mehrere Kurs mit der Gruppe und konfigurieren Sie den Kurs bzw. die Kursbausteine jeweils so, dass sie nur für die entsprechende Gruppe sichtbar oder zugänglich sind.

Die folgende Werkzeuge können Sie für ihre Gruppe aktivieren. Wurde ein Werkzeug aktiviert, erscheint das entsprechende Icon im Menü.

	Information	Wenn das Werkzeug „Information“ aktiviert ist und gespeichert wurde, können Sie unterhalb der Liste mit den Werkzeugen den Informationstext an die Mitglieder editieren.
	Kalender	Sie können der Gruppe einen Kalender zur Verfügung stellen, in den Sie gemeinsame Termine eintragen können. Wenn der Kalender aktiviert ist und gespeichert wurde, können Sie die Schreibberechtigungen dafür konfigurieren, d.h. festlegen wer Termine erfassen darf. Falls Sie den Kalender nicht in der Werkzeugliste finden, so wurde dieser von einem Systemadministrator abgeschaltet. Weitere Informationen zu Kalenderfunktionen finden Sie im Kapitel Kalender.
	Kurs	Eine Übersicht aller mit der Gruppe verknüpften Kurse ist hier verfügbar. Ein Klick auf einen Kursnamen öffnet den entsprechenden Kurs in einem neuen Tab.
	Mitglieder	Hier sehen Sie eine Liste mit allen Teilnehmern und/oder Betreuern der Gruppe. Je nach Einstellung ist auch die Warteliste sichtbar.
	E-Mail	Ist das Werkzeug „E-Mail“ aktiviert, können auch nicht-Mitglieder auf die E-Mail-Funktionalität zugreifen und so an Gruppenmitglieder (Betreuer, Teilnehmer oder alle Mitglieder) Nachrichten schicken.
	Ordner	Mit einem Ordner ermöglichen Sie den Austausch von Dateien zwischen den Mitgliedern Ihrer Gruppe. Der verfügbare Speicherplatz beträgt 10 MB. Wenn der Ordner aktiviert ist und gespeichert wurde, können Sie die Schreibberechtigungen dafür konfigurieren, d.h. festlegen wer Dateien hochladen darf.
	Forum	Hier stellen Sie Ihrer Gruppe ein Forum für Diskussionen zur Verfügung. Als Betreuer der Gruppe haben Sie das Recht, Beiträge zu editieren und zu löschen sowie neue Beiträge zu verfassen. Teilnehmer der Gruppe können eigene Beiträge verfassen, dürfen aber Beiträge von anderen Personen weder editieren noch löschen.
	Chat	Sie können der Gruppe einen privaten Chatraum zur Verfügung stellen. Sie sehen, welche anderen Mitglieder sich im Gruppenchat befinden.
	Wiki	Sie können der Gruppe ein Wiki zur Verfügung stellen, um gemeinsam Inhalte zu erstellen. Falls Sie das Wiki nicht in der Werkzeugliste finden, so wurde dieses von einem Systemadministrator abgeschaltet.
	Portfolio 2.0	Sie können der Gruppe ein Portfolio zur Verfügung stellen. Nutzen Sie das Portfolio, um gemeinsam eine Sammelmappe zu erstellen und Einträge hinzuzufügen.
	OpenMeetings	Wenn OpenMeetings aktiviert und gespeichert wurde, steht der Gruppe ein virtueller Meetingraum zur Verfügung. OpenMeetings muss muss von Administrator aktiviert und konfiguriert werden damit es genutzt werden kann.

Mitglieder der Gruppen verwalten

Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen, sind Sie automatisch Betreuer dieser Gruppe. Betreuer der Gruppe erhalten den Link "Administration" im Menu. Sie können die Gruppe also administrieren, insbesondere auch andere Benutzer zu Betreuern ernennen und die Gruppe löschen.

Im Tab „Mitglieder“ legen Sie fest, wer die Mitglieder und Warteliste einer Gruppe sehen darf, ob alle Mitglieder, nur die Betreuer, die Teilnehmer oder nur die Warteliste oder gar keine Mitglieder angezeigt werden. Mit der Option "Alle sehen Betreuer", "Alle sehen Teilnehmer" und "Alle sehen Warteliste" kann die Liste der Gruppenmitglieder zudem auf der öffentlich sichtbaren Gruppenvisitenkarte für alle Systembenutzer freigeschaltet werden. Wurde die Anzeige für eine Nutzergruppe abgewählt, verschwindet der Eintrag Mitglieder für diese Nutzer aus der Navigation.

Mit der Option "Benutzer dürfen Teilnehmerliste herunterladen" können Sie steuern, ob Teilnehmer die Mitgliederliste zusätzlich auch als Excel Datei herunterladen dürfen oder nicht.

Wenn Sie die Option "Teilnehmer können Gruppe verlassen" über die Mitglieder Konfiguration aktivieren, können Teilnehmer die Gruppe direkt in der Gruppenübersicht verlassen. Falls nicht, erhalten Sie von Ihren Teilnehmern eine Mail zum Austrittswunsch. Der Teilnehmer muss dann manuell aus der Gruppe entfernt werden.

Zudem können Sie weitere Gruppenmitglieder hinzufügen.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Mitglieder einer Gruppe zuzuweisen:

OpenOLAT-Benutzer schreiben sich selbst ein.
Sie fügen die Mitglieder der entsprechenden Gruppe hinzu.

Damit sich Benutzer selbst einschreiben können muss die Gruppe entweder öffentlich zugänglich, oder über den Kursbaustein „Einschreibung“ mit einem Kurs verlinkt sein. Öffentliche Gruppen mit verschiedenen Zugangsmöglichkeiten eignen sich vor allem wenn Projekte oder kursunabhängige Schulungen angeboten werden. Die Einschreibung über den Kursbaustein eignet sich z.B. bei Gruppen mit vielen Teilnehmern, wenn Sie Ihre Kursteilnehmer noch nicht kennen oder wenn Kursteilnehmer selbst entscheiden sollen, in welche Gruppe oder zu welchem Thema sie sich einschreiben möchten (z.B. bei der Verteilung von Gruppenarbeiten). Legen Sie dazu in der Konfiguration des Kursbausteins fest, in welche Gruppe(n) sich Kursteilnehmer eintragen können. Mehr Informationen zur Veröffentlichung von Gruppen finden Sie im Punkt „Zugangskontrolle“.

Die zweite Option ist dann geeignet, wenn Sie bereits im Voraus wissen, welche Benutzer in welche Gruppe gehören und wenn Sie sicherstellen möchten, dass sich keine Personen, die nicht am Kurs oder der Gruppe teilnehmen sollen, versehentlich oder absichtlich in Gruppen einschreiben.

Teilnehmer fügen Sie im unteren Abschnitt des Tabs „Mitglieder“ in der Gruppenadministration hinzu. Alle Teilnehmer können die kollaborativen Werkzeuge nutzen und sehen einander im OpenOLAT-Chat. Wenn Sie Mitglieder hinzufügen möchten, öffnen Sie die Gruppe entweder aus der Mitgliederverwaltung im Kurs, oder über den Navigationsreiter „Gruppen“. In der Mitgliederverwaltung eines Kurses wählen Sie links „Gruppen“, und steigen über den Link „Bearbeiten“ hinter dem Gruppennamen ein. Im Tab „Mitglieder“ fügen Sie dann die Gruppenmitglieder entweder als Betreuer oder als Teilnehmer hinzu:

Betreuer: Können Mitglieder ernennen oder entfernen und die Gruppe mit kollaborativen Werkzeugen ausstatten. Zudem haben Betreuer Zugriff auf das Bewertungswerkzeug im Kurs, wenn Kurse verlinkt sind, und können die Gruppe löschen.

Teilnehmer: Können die kollaborativen Werkzeuge einer Gruppe nutzen.

Die klassische Tutor-Rolle kann in OpenOLAT meist mit Gruppenbetreuerrechten abgebildet werden.

Wenn Sie auf das Icon „Tabelle herunterladen“ (unterhalb der Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“) im Tab „Mitglieder“ klicken, werden Betreuer bzw. Teilnehmer der Gruppe in einer Excel-Datei ausgegeben.

Kurse einbinden

Eine Gruppe kann mit mehreren Kursen verlinkt werden, ebenso wie in einen Kurs mehrere Gruppen eingebunden werden können. Es liegt keine Beschränkung der Anzahl eingebundener Kurse durch OpenOLAT vor.

Gruppen werden in Kursen häufig für die kontrollierte Einschreibung verwendet, für die Vergabe von Referaten oder die Anmeldung zu Exkursionen. Gruppen und Kurse können auf zwei Arten verlinkt werden:

in der Gruppenansicht im Menüpunkt Administration unter dem Tab „Kurse“. Über "Kurs hinzufügen" können Sie die Kurse einbinden, bei denen Sie als Besitzer eingetragen sind. Klicken Sie dafür entweder auf den Kursnamen oder auf den Haken unter "Auswählen" rechts vom Kursnamen. Weiterführende Informationen zum Kurs, wie z.B. Autor, Sprache oder Beschreibung, erhalten Sie mit einem Klick auf das Icon. Über die Schaltfläche "Kurs einbinden" am Ende der Tabelle können beliebig viele Kurse mit einem Klick eingebunden werden.
im Kurs in der Mitgliederverwaltung sowie in der Editoransicht der einzelnen Kursbausteine: Sie können entweder über die Schaltfläche „Gruppe erstellen“ direkt eine neue verlinkte Gruppe erstellen, oder über die Schaltfläche „Gruppe hinzufügen“ eine bereits bestehende, von Ihnen betreute Gruppe zum Kurs hinzufügen. Befinden Sie sich in der Editoransicht auf Kursbaustein-Ebene, können Sie in den Sichtbarkeitsregeln ebenfalls neue Gruppen erstellen. Das Gleiche gilt auch für Lernbereiche.

Sobald die Gruppe mit mindestens einem Kurs verbunden wurde, erscheint der Eintrag "Kurs" in der Navigation. Dort kann auf jeden verlinkten Kurs zugegriffen werden, ebenso wird in der Kursansicht jede verlinkte Gruppe angezeigt.

Zugangskontrolle

Im Tab "Veröffentlichung und Buchungskonfiguration" wird die Zugangskontrolle für die Gruppe vorgenommen. Sie legen fest, wann und unter welchen Voraussetzungen die Benutzer des Systems eine Gruppe buchen können. Buchen kann als Synonym für Belegen, Einschreiben, Einkaufen verstanden werden. Mit einer zugewiesenen Buchungsmethode werden Gruppen anhand der Zugangsbeschränkungen für alle OpenOLAT-Benutzer freigegeben. Wird keine Buchungsmethode konfiguriert, steht die Gruppe im Gegensatz zur Lernressource nur den Benutzern zur Verfügung, die im Tab "Mitglieder" durch einen Betreuer hinzugefügt wurden. Es sehen also nur die Mitglieder der Gruppe diese Gruppe.

Um eine Gruppe für alle Benutzer sichtbar zu machen wählen Sie eine oder mehrere der folgenden Buchungsmethoden aus:

Zugangscode: Wählen Sie die Buchungsmethode Zugangscode um die Buchung auf einen bestimmten Personenkreis einzuschränken. Hier wird manuell ein Zugangscode festgelegt, der vom Gruppenbesitzer weitergegeben wird. Nur Personen die über diesen Zugangscode verfügen können die Ressource buchen. Vor dem ersten Öffnen der Gruppe muss dieser Code vom Benutzer eingegeben werden.
Frei verfügbar: Wählen Sie die freie Buchungsmethode wenn keine weiteren Einschränkungen gelten. Alle Systembenutzer können die Ressource buchen. Ein Benutzer wird dadurch als Teilnehmer der Gruppe angelegt.
PayPal und Kreditkarte (nur verfügbar wenn vom Administrator freigeschaltet): Wählen Sie die PayPal/Kreditkarten Buchungsmethode um eine Buchung gegen eine finanzielle Vergütung zu ermöglichen. Bei dieser Buchungsmethode können Sie einen Betrag definieren, der mit einem PayPal Konto oder mit einer Kreditkarte (Visa/Mastercard) bezahlt werden muss. Die Warteliste kann mit dieser Buchungsmethode nicht verwendet werden. Die Optionen „Warteliste“ respektive „PayPal und Kreditkarte“ werden nicht mehr in der Gruppenadministration angezeigt sobald die jeweils andere gewählt wurde.

Sobald eine Buchungsmethode konfiguriert wurde, wird die Gruppe in die Liste der "Veröffentlichten Gruppen" eingetragen und kann somit gesucht und gebucht werden.

Sie können auch mehrere Buchungsmethoden konfigurieren. Diese gelten als verschiedene Optionen, aus denen der Benutzer wählen kann. Optional kann einer Buchungskonfiguration mit Hilfe eines ein Start- und Enddatums eine Gültigkeitsperiode beigefügt werden. Diese Konfiguration ist dann nur zwischen dem konfigurierten Datum gültig. Sie können auch nur ein Start- oder nur ein Enddatum angeben. Möchten sie keine zeitliche Einschränkung vorgeben so lassen Sie dieses Feld leer.

Das Start- und Enddatum bezieht sich ausschliesslich auf den Buchungsprozess. Hat ein Benutzer eine Ressource gebucht, so wird die Person in der Teilnehmerliste dieser Ressource eingetragen. Von dem Zeitpunt an entscheided das System einzig über die Teilnehmerliste ob eine Person Zugang zu einer Ressource hat. Abgelaufene Buchungskonfigurationen haben daher keinen Einfluss auf eine Teilnehmerschaft. Als Besitzer der Ressource können Sie auch jederzeit eine Person zu der Teilnehmerliste hinzufügen bzw. austragen. In dem zweiten Fall kann der Benutzer durch erneutes Buchen sich wieder in die Ressource als Teilnehmer eintragen.

Sie können die konfigurierten Buchungsmethoden jederzeit problemlos löschen. Die bereits getätigten Buchungen bleiben bestehen und sind davon nicht weiter tangiert.