Gruppensystem

Gruppen können sowohl mit Kursen als Lerngruppen, aber auch ohne Kursanbindung als Projektgruppe genutzt werden. Die Unterscheidung zwischen beiden Gruppen ist ein rein didaktische und zielbezogene.

Während "Projektgruppen" ausserhalb des Kurskontextes zur kollaborativen Arbeit verwendet werden, also wenn Sie beispielsweise eine Semesterarbeit in Gruppen verfassen, mit anderen wissenschaftlichen Mitarbeitern an einer Publikation arbeiten, Referate vorbereiten oder mit anderen Gruppenmitgliedern in einem Forum oder im Chat kommunizieren wollen, so sind "Lerngruppen" immer mit einem oder mehreren Kursen verbunden. Sie werden häufig für die Einschreibung in einen Kurs, Anmeldung für eine Exkursion, Vergabe von Referaten, etc. eingesetzt. Oder Sie verwenden Lerngruppen, um Berechtigungen auf den Kurs oder auf einzelne Kursbausteine zu vergeben oder den Kursteilnehmern Gruppenarbeiten zuzuweisen. Mehrere in einen Kurs eingebundene Gruppen können zu einem Lernbereich zusammengefasst werden. Im nachfolgenden wird diese didaktische Unterscheidung nicht mehr vorgenommen.

Gruppen erstellen / Meine Gruppen

Der Menüpunkt „Gruppen“ oben in der Hauptnavigation ist der Einstiegspunkt, wenn Sie eine Gruppe erstellen möchten. Wenn dies von ihrem Systemadministrator so eingestellt wurde, finden Sie in den Tabs "Favoriten" und „Meine Gruppen“ unterhalb der Tabelle den Button „Gruppe erstellen“.

Klicken Sie darauf, geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen, legen die Grösse fest und speichern Sie Ihre Eingabe. Die Gruppe erscheint nun auf der Liste mit allen Gruppen im Tab „Meine Gruppen“.

Wollen Sie eine mit einem Kurs verlinkte Gruppe erstellen, haben Sie zusätzlich zu der oben genannten zwei weitere Möglichkeiten:

Die Mitgliederverwaltung im Kurs: Im Kurs finden Sie links oben im Drop-Down Menü "Werkzeuge" die „Mitgliederverwaltung“. Erstellen Sie dort neue Gruppen. Lernbereiche, mit denen Sie mehrere Gruppen zusammen fassen können, erstellen Sie mit Hilfe des Links „Lernbereiche“, den Sie ebenso in den Kurswerkzeugen finden. In der Mitgliederverwaltung unter „Gruppen“ können auch bestehende, mit diesem Kurs verlinkte Gruppen editiert, Mitglieder hinzugefügt, kollaborative Werkzeuge aktiviert oder Gruppen gelöscht werden.
Direkt im Kurseditor: Bei der Konfiguration des Einschreibebausteins oder in den Tabs „Sichtbarkeit“ und „Zugang“ jedes Kursbausteins können Sie Gruppen direkt erstellen, jedoch keine Mitglieder hinzufügen und auch keine kollaborativen Werkzeuge aktivieren. Das machen Sie in der Gruppe selbst oder über die Mitgliederverwaltung.

Alle Gruppen in denen Sie Mitglied sind, sind immer unter „Gruppen“ im Tab „Meine Gruppen“ erreichbar.

Gruppennamen

Achten Sie beim Erstellen von Gruppen darauf, dass Sie sprechende Gruppennamen wählen. Für Benutzer ist es hilfreich, wenn sie aus dem Gruppennamen auf Ziel oder Absicht der Gruppe schliessen können. Wählen Sie beispielsweise anstatt „Kursteilnehmer“ den Gruppennamen „TeilnehmerSozialpolitik“, oder fügen Sie Ihre Initialen oder ein Datum zum Gruppennamen hinzu. Alle Gruppen können veröffentlicht werden - je eindeutiger daher ein Gruppenname, umso besser.

Teilnehmerzahl und Warteliste

Beim Erstellen einer Gruppe können Sie optional eine Platzbeschränkung einrichten, indem Sie festlegen, wie viele Teilnehmer die Gruppe hat. Wenn die Warteliste aktiviert wird, können sich Kursteilnehmer bei vollen Gruppen auf die Warteliste setzen lassen. Wenn sich jemand aus der Gruppe austrägt oder vom Gruppenbetreuer ausgetragen wird, können Personen auf der Warteliste automatisch nachrücken. Dazu muss die Option „automatisches Nachrücken“ gewählt sein.

Werkzeuge der Gruppen konfigurieren

Wenn Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie diese als nächstes im Tab „Werkzeuge“ mit kollaborativen Werkzeugen ausstatten. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Konfiguration ändern wollen, beispielsweise Werkzeuge wieder ausschalten möchten, steigen Sie über den Tab „Gruppen“ ein und klicken auf den Titel der entsprechenden Gruppe. Öffnen Sie den Menupunkt „Administration“ und dann den Tab „Werkzeuge“, um die kollaborativen Werkzeuge ein- oder auszuschalten.

Im Tab „Werkzeuge“ werden in der kontextsensitiven Hilfe die zur Verfügung stehenden Werkzeuge im Detail beschrieben.

Wenn das Werkzeug „Information“ aktiviert ist und gespeichert wurde, können Sie unterhalb der Liste mit den Werkzeugen den Informationstext an die Mitglieder editieren. Wenn der Kalender aktiviert ist und gespeichert wurde, können Sie die Schreibberechtigungen dafür konfigurieren. Wenn OpenMeetings aktiviert und gespeichert wurde, steht der Gruppe ein virtueller Meetingraum zur Verfügung.

Jedes Werkzeug kann nur einmal in eine Gruppe eingebunden werden. Es ist also nicht möglich, einer Gruppe mehrere Ordner zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie mit mehreren Foren oder Wikis arbeiten wollen oder Dokumente in mehreren Ordnern zur Verfügung stellen möchten, eignen sich dazu Kursbausteine besser. Verlinken Sie einen oder mehrere Kurs mit der Gruppe und konfigurieren Sie den Kurs bzw. die Kursbausteine jeweils so, dass sie nur für die entsprechende Gruppe sichtbar oder zugänglich sind.

Ist das Werkzeug „E-Mail“ aktiviert, können auch nicht-Mitglieder auf die E-Mail-Funktionalität zugreifen und so an Gruppenmitglieder Nachrichten schicken.

Mitglieder der Gruppen verwalten

Im Tab „Mitglieder“ legen Sie fest, ob die Mitglieder einander sehen oder nicht, und ob Nicht-Mitglieder Gruppenmitglieder sehen können. Die Warteliste kann ebenfalls sichtbar gemacht werden. Zudem können Sie weitere Gruppenmitglieder hinzufügen.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Mitglieder einer Gruppe zuzuweisen:

OpenOLAT-Benutzer schreiben sich selbst ein.
Sie fügen die Mitglieder der entsprechenden Gruppe hinzu.

Damit sich Benutzer selbst einschreiben können muss die Gruppe entweder öffentlich zugänglich, oder über den Kursbaustein „Einschreibung“ mit einem Kurs verlinkt sein. Öffentliche Gruppen mit verschiedenen Zugangsmöglichkeiten eignen sich vor allem wenn Projekte oder kursunabhängige Schulungen angeboten werden. Die Einschreibung über den Kursbaustein eignet sich z.B. bei Gruppen mit vielen Teilnehmern, wenn Sie Ihre Kursteilnehmer noch nicht kennen oder wenn Kursteilnehmer selbst entscheiden sollen, in welche Gruppe oder zu welchem Thema sie sich einschreiben möchten (z.B. bei der Verteilung von Gruppenarbeiten). Legen Sie dazu in der Konfiguration des Kursbausteins fest, in welche Gruppe(n) sich Kursteilnehmer eintragen können. Mehr Informationen zur Veröffentlichung von Gruppen finden Sie im Punkt „Zugangskontrolle“.

Die zweite Option ist dann geeignet, wenn Sie bereits im Voraus wissen, welche Benutzer in welche Gruppe gehören und wenn Sie sicherstellen möchten, dass sich keine Personen, die nicht am Kurs oder der Gruppe teilnehmen sollen, versehentlich oder absichtlich in Gruppen einschreiben.

Teilnehmer fügen Sie im unteren Abschnitt des Tabs „Mitglieder“ in der Gruppenadministration hinzu. Alle Teilnehmer können die kollaborativen Werkzeuge nutzen und sehen einander im OpenOLAT-Chat. Wenn Sie Mitglieder hinzufügen möchten, öffnen Sie die Gruppe entweder aus der Mitgliederverwaltung im Kurs, oder über den Navigationsreiter „Gruppen“. In der Mitgliederverwaltung eines Kurses wählen Sie links „Gruppen“, und steigen über den Link „Bearbeiten“ hinter dem Gruppennamen ein. Im Tab „Mitglieder“ fügen Sie dann die Gruppenmitglieder entweder als Betreuer oder als Teilnehmer hinzu:

Betreuer: Können Mitglieder ernennen oder entfernen und die Gruppe mit kollaborativen Werkzeugen ausstatten. Zudem haben Betreuer Zugriff auf das Bewertungswerkzeug im Kurs, wenn Kurse verlinkt sind, und können die Gruppe löschen.

Teilnehmer: Können die kollaborativen Werkzeuge einer Gruppe nutzen.

Die klassische Tutor-Rolle kann in OpenOLAT meist mit Gruppenbetreuerrechten abgebildet werden.

Wenn Sie auf das Icon „Tabelle herunterladen“ (unterhalb der Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“) im Tab „Mitglieder“ klicken, werden Betreuer bzw. Teilnehmer der Gruppe in einer Excel-Datei ausgegeben.

Kurse einbinden

Eine Gruppe kann mit mehreren Kursen verlinkt werden, ebenso wie in einen Kurs mehrere Gruppen eingebunden werden können. Es liegt keine Beschränkung durch OpenOLAT vor.

Gruppen werden in Kursen häufig für die kontrollierte Einschreibung verwendet, für die Vergabe von Referaten oder die Anmeldung zu Exkursionen. Gruppen und Kurse können auf zwei Arten verlinkt werden:

in der Gruppenansicht im Menüpunkt Administration unter dem Tab „Kurse“: grundsätzlich können Sie nur Kurse verlinken, in die Sie als Besitzer eingeschrieben sind. Klicken Sie dafür auf den Link „Kurs einbinden“ rechts vom Kursnamen
im Kurs in der Mitgliederverwaltung sowie in der Editoransicht der einzelnen Kursbausteine: Sie können entweder über die Schaltfläche „Gruppe erstellen“ direkt eine neue verlinkte Gruppe erstellen, oder über die Schaltfläche „Gruppe hinzufügen“ eine bereits bestehende, von Ihnen betreute Gruppe zum Kurs hinzufügen. Befinden Sie sich in der Editoransicht auf Kursbaustein-Ebene, können Sie in den Sichtbarkeitsregeln ebenfalls neue Gruppen erstellen. Das Gleiche gilt auch für Lernbereiche.

In der Gruppe kann über den Menüpunkt „Kurs“ auf jeden verlinkten Kurs zugegriffen werden, ebenso wird in der Kursansicht jede verlinkte Gruppe angezeigt.

Zugangskontrolle

Im Tab "Veröffentlichung und Buchungskonfiguration" wird die Zugangskontrolle für die Gruppe vorgenommen. Mit einer zugewiesenen Buchungsmethode werden Gruppen anhand der Zugangsbeschränkungen für alle OpenOLAT-Benutzer freigegeben. Wird keine Buchungsmethode konfiguriert, steht die Gruppe im Gegensatz zur Lernressource nur den Benutzern zur Verfügung, die im Tab "Mitglieder" durch einen Betreuer hinzugefügt wurden.

Es stehen 3 Buchungsmethoden zur Verfügung:

Zugangscode: Hier wird manuell ein Zugangscode festgelegt, der vom Gruppenbesitzer weitergegeben wird. Vor dem ersten Öffnen der Gruppe muss dieser Code vom Benutzer eingegeben werden.
Frei verfügbar: Wird eine Gruppe als frei verfügbar angelegt, können alle Benutzer der Gruppe beitreten. Ein Benutzer wird dadurch als Teilnehmer der Gruppe angelegt.
PayPal und Kreditkarte (nur verfügbar wenn vom Administrator freigeschaltet): Hier wird ein Preis für die Buchung der Gruppe festgelegt. Der Benutzer bucht die Gruppe im Anschluss über sein PayPal-Konto oder per Kreditkartenüberweisung. Die Warteliste kann mit dieser Buchungsmethode nicht verwendet werden. Die Optionen „Warteliste“ respektive „PayPal und Kreditkarte“ werden nicht mehr in der Gruppenadministration angezeigt sobald die jeweils andere gewählt wurde.

Für jede Buchungsmethode kann eine Gültigkeitsperiode angegeben werden. Sobald eine Buchungsmethode konfiguriert wurde, wird die Gruppe in die Liste der "Veröffentlichten Gruppen" eingetragen und kann somit gesucht und gebucht werden.

Werkzeuge der Gruppe nutzen

Wenn der Betreuer die Gruppe mit allen Werkzeugen ausgestattet hat, sehen Sie als Gruppenteilnehmer im Gruppenmenu links folgende Punkte:

	Information	Diesen Text können Gruppenbesitzer editieren.
	Kalender	Verwalten Sie die Termine Ihrer Gruppe über den Gruppenkalender. Je nach Konfiguration haben Sie Schreib- oder nur Leserechte. Termine können mit eingebundenen Kursen, Dokumenten der Bibliothek sowie externen Links verknüpft werden.
	Kurs	Eine Übersicht aller mit der Gruppe verknüpften Kurse ist hier verfügbar. Ein Klick auf einen Kursnamen öffnet den entsprechenden Kurs in einem neuen Tab.
	Mitglieder	Hier sehen Sie eine Liste mit allen Teilnehmern und/oder Betreuern der Gruppe. Je nach Einstellung ist auch die Warteliste sichtbar.
	E-Mail	Schicken Sie allen Gruppenbetreuern oder -teilnehmern eine E-Mail.
	Ordner	Tauschen Sie über den Ordner Dokumente mit anderen Gruppenmitgliedern aus.
	Forum	Diskutieren Sie mit anderen Gruppenmitgliedern.
	Chat	Sie sehen, welche anderen Mitglieder sich im Gruppenchat befinden. Betreten Sie den Chatraum, um miteinander in Echtzeit zu kommunizieren.
	Wiki	Nutzen Sie das Wiki, um gemeinsam Inhalte zu erstellen.
	Portfolio	Nutzen Sie das Portfolio, um gemeinsam eine Sammelmappe zu erstellen und Artefakte hinzuzufügen.
	OpenMeetings	Nutzen Sie OpenMeetings zur online Kommunikation und Kollaboration in virtuellen Räumen.

Das Wiki eignet sich besonders gut für das Protokollieren von Gruppen- oder Projektarbeiten sowie für Linksammlungen. Wenn Sie das Wiki abonnieren, benachrichtigt Sie OpenOLAT über alle Änderungen.

Gruppe bearbeiten

Unter „Gruppen“ oben in der Hauptnavigation sehen Sie im Tab „Meine Gruppen“ all jene Gruppen, bei denen Sie als Mitglied eingetragen sind. Dort können Sie alle Gruppen verlassen und diejenigen löschen die Sie selbst erstellt haben oder bei denen Sie als Betreuer eingetragen sind. Wird eine Gruppe gelöscht die mit einem Kurs verbunden ist, wird lediglich die Gruppe gelöscht, nicht aber der Kurs.

In der Teilansicht „Betreuer“ sind alle Gruppen aufgelistet, die Sie als Betreuer verwalten können. Unterhalb der Tabelle können Sie folgende Aktionen ausführen, nachdem in der Spalte „Wahl“ mindestens eine Gruppe ausgewählt wurde:

Duplizieren: Das Kopieren von Gruppen erspart Ihnen die einzelne manuelle Konfiguration der kollaborativen Werkzeuge, wenn diese in allen Gruppen identisch sein soll.
Zusammenführen: Ausgewählte Gruppen werden zu einer Gruppe zusammen geführt, nachdem die Zielgruppe im Wizard ausgewählt wurde
Benutzer verwalten: Für die ausgewählten Gruppen können bereits eingeschriebene Mitglieder aus der Gruppe entfernt werden, und neue Benutzer als Betreuer oder Teilnehmer hinzufügen oder auf die Warteliste setzen.
Konfigurieren: Legen Sie für die ausgewählten Gruppen fest welche Werkzeuge in der Gruppe verwendet werden. In einem nächsten Schritt können Sie noch Kurse in die Gruppen einbinden.
Email versenden: Versenden Sie Emails auf diese Weise an mehrere Gruppen gleichzeitig.
Löschen: Als Betreuer können Sie alle die von Ihnen betreuten Gruppen löschen.

Veröffentlichte Gruppen

Eine Liste aller veröffentlichten Gruppen finden Sie im Tab „Veröffentlichte Gruppen“. Alle Gruppen die mit einer Buchungsmethode veröffentlicht wurden, können hier eingesehen und ausgewählt werden. Die Tabelle gewährt eine Übersicht über die Anzahl freier Plätze, die Art der Buchungsmethode und, soweit festgelegt, die Buchungskosten. Gruppen können direkt aus der Tabelle heraus mit einem Klick auf die Links „Beitreten“ oder „Warteliste eintragen“ belegt werden.

Gruppenverwaltung

Benutzer mit der Rolle Gruppenverwalter sehen zusätzlich noch den Tab „Gruppenverwaltung“. Gruppenverwalter sehen alle veröffentlichten und privaten Gruppen, und können diese im selben Umfang verwalten wie ein Gruppenbetreuer seine Gruppen, vergleiche dazu die Beschreibung unter „Gruppe bearbeiten“. Der Gruppenverwalter kann zudem noch Gruppen ohne Mitglieder und Kursanbindung finden und löschen.