Das Absenzmanagement bietet die Möglichkeit, online Anwesenheitslisten zu führen und Fehlzeiten zu dokumentieren. Die Anwesenheitskontrolle wird pro Kurs geführt. Dafür können im Kurs Lektionenblöcke mit 1-12 Lektionen erstellt werden. Die einzelnen Lektionen ermöglichen es, dass Teilnehmende einzelne Lektionen aus einem Lektionenblock fehlen können und nicht gleich den gesamten Lektionenblock als abwesend eingetragen bekommen. Die Erstellung dieser Lektionenblöcke erfolgt im Kurs durch den Kursbesitzer (oder wird von einem externen Verwaltungssystem ins OpenOLAT synchronisiert). Die Anwesenheitskontrolle wird anschliessend durch einzelne Dozenten (Kursbetreuer) durchgeführt. Die allgemeinen Einstellungen werden systemweit in der Administration vorgenommen. Hier finden Sie die Ansicht des Kursbesitzers. Informationen zur Handhabung für den Dozenten und die Kursteilnehmenden finden Sie in den entsprechenden Kapiteln.
Voraussetzung
Damit das Absenzmanagement genutzt werden kann, muss es in der Administration aktiviert werden. Anschliessend kann es vom Kursbesitzer in den Kurseinstellungen eines Kurses eingeschaltet und konfiguriert werden.
Die Erfassung der Absenzen erfolgt durch die Kursbetreuer (Dozenten). Enthält ein Kurs keine Kursbetreuer kann das Werkzeug nicht sinnvoll genutzt werden.
Kursbesitzerperspektive
Tab Lektionenblöcke
Im ersten Tab "Lektionenblöcke" können neue Lektionenblöcke erstellt sowie existierende Lektionsblöcke überarbeitet 
und gelöscht 
werden. Auch ein logfile kann angezeigt werden.
Mit der Schaltfläche "Neuer Lektionenblock erstellen", wird ein neuer Block erstellt.
Lektionenblock erstellen
Titel: Zuerst wird ein Titel eingetragen.
Geplante Lektionen: Hier wird angegeben, wieviele Lektionen dieser Lektionenblock umfasst. Ein Lektionenblock umfasst 1 - 12 Lektionen.
Anwesenheit obligatorisch: Wenn die Anwesenheit obligatorisch ist, muss eine Anwesenheitskontrolle durchgeführt werden. Der Lektionenblock zählt dann auch zur Anwesenheitsquote. Wenn der Block freiwillig ist, wird er nicht in die Berechnung der Anwesenheitsquote einbezogen.
Dozenten: Für jeden Lektionenblock muss ein Kursbetreuer ausgewählt werden. Nur die ausgewählten Kursbetreuer können die Anwesenheitskontrolle durchführen. Möchte ein Kursbesitzer ebenfalls diese Funktion übernehmen, muss er sich zusätzlich als Kursbetreuer in den Kurs eintragen.
Kurs / Gruppe: Hier wird definiert, für wen dieser Lektionenblock gedacht ist. Entweder für den gesamten Kurs oder für die entsprechenden Gruppen. So kann das Absenzmanagement beispielsweie nur für einen Teil der Kursmitglieder eingesetzt werden.
Beschreibung: Hier können Sie optional eine Beschreibung für den Lektionenblock hinzufügen.
Vorbereitung/Nachbereitung: Falls Sie den Teilnehmenden einen Vor- bzw. Nachbereitungsauftrag zum jeweiligen Termin geben möchten, kann dieser hier hinzugefügt werden. Er wird im Kalender angezeigt, sofern die Lektionen mit dem Kurskalender synchronisiert werden (Einstellung in der Administration).
Ort: Hier wird angegeben, wo dieser Lektionenblock stattfindet. Das kann z.B. ein Präsenzort oder die genaue Zimmerbezeichnung sein.
Datum: Ein Datum muss zwingend angegeben werden.
Zeit: Die Zeit hingegen kann optional hinzugefügt werden. Die Kalendereinträge können jedoch nur mit einer Zeitangabe korrekt angezeigt werden.
Tab Teilnehmer
Im Tab "Teilnehmer" erhalten Sie eine Übersicht über alle Teilnehmenden dieses Kurses oder der ausgewählten Gruppen. Es wird angezeigt, wie viele Lektionen insgesamt erfasst sind, und anschliessend bei wie vielen Lektionen der Teilnehmende anwesend, abwesend und allenfalls entschuldigt war. Im Fortschritt wird die Anwesenheit grafisch dargestellt. Grün symbolisiert die Anwesenheit, orange entschuldigte und rot abwesende bzw. unentschuldigte Lektionen. In der Spalte Anwesenheit wird die Anwesenheitsquote für die bereits stattgefundenen Lektionen berechnet. Wenn beispielsweise erst eine Lektion stattgefunden hat und der Teilnehmende anwesend war, wird in der Spalte "Anwesenheit" 100% angezeigt.
In der Spalte mit dem Symbol 
wird angezeigt, ob die definierte Anwesenheitsquote erreicht worden ist. Wird ein rotes Ausrufezeichen angezeigt, wurde das erforderliche Limit nicht erreicht.
In der Spalte 
werden Informationen angezeigt, welche von der Standardeinstellung abweichen. Dies ist beispielsweise ein persönlicher Schwellwert oder ein späterer Kursstart. Diese beiden Optionen können in den Einstellungen definiert werden. Der persönliche Schwellwert definiert die zu erreichende Anwesenheitsquote für den entsprechenden Teilnehmenden. Mit der Erstzulassung wird definiert, wann der Teilnehmende mit dem Kurs begonnen hat. Die Anwesenheitsquote wird basierend auf der Erstzulassung berechnet. Die Lektionen, welche vor dem Datum der Erstzulassung stattgefunden haben, werden nicht mitgerechnet.
Tab Konfiguration
Im Tab "Konfiguration" können die Basiseinstellungen der Administration auf Kursebene angepasst werden. Weitere Erläuterungen finden Sie im Kapitel Administration.
